Best Practices Fachartikel Yammer als Wissenshub und News-Tool

Längst hat sich Yammer als soziales Netzwerk für die interne Kommunikation von Unternehmen etabliert. In unserer Serie „Yammer: Instrument der internen Kommunikation“ stellen wir Ihnen daher die wichtigsten Highlights und verschiedene Einsatzszenarien von dem sozialen Netzwerk vor. Erfahren Sie, wie Sie Yammer nutzen können, um es auch in Ihrem Unternehmen als hilfreiches Tool für die interne Kommunikation zu nutzen!

Home-Office als The New Normal

Der digitale Arbeitsplatz ist nun endgültig Realität für viele geworden und Home-Office ist the new normal statt Ausnahme. Nachdem die größten technischen Herausforderungen überwältigt wurden und nun auch der Letzte ein Arbeitslaptop bekommen hat, ist das Arbeiten von zu Hause eine eingeübte Sache geworden. Doch je länger man Home-Office macht, desto mehr kommen andere Aspekte in den Mittelpunkt: die Zugehörigkeit und Gemeinschaft unter Kollegen in Zeiten von Videomeetings und Home-Office.

Nachdem man sich nun nicht zufällig am Kaffeeautomaten treffen kann, stellt sich nun die Frage, wie man diese Aspekte trotz räumlicher Trennung fördern kann. Hier kommt Yammer ins Bild. The new Yammer und Yammers neue Funktionen hätten nicht zu einem besseren Zeitpunkt – Frühling 2020 – kommen können. Yammer etablierte sich danach mehr und mehr als Plattform für Community und unternehmensweiten Wissensaustausch.

Der Fokus von Yammer liegt dabei auf der internen Kommunikation. Personen, die sonst nicht in Projekten oder (MS) Teams Kontakt haben, kommen dank dem Social Network zum Austausch. Und das unternehmensweit – auch länderübergreifend. Dies wird durch zwei Eigenschaften von Yammer ermöglicht: dem Newsfeed und den Communities.

Communities

Eine Aufgabe der internen Kommunikation ist es, Mitarbeitende miteinander zu vernetzen, damit Informations- und Wissenstransfer erfolgen kann. Für diesen Zweck nutzen viele unserer Kunden die Communities von Yammer.

Communities sind Gruppen in Yammer, welche ähnliche Interessen oder Zwecke besitzen. Vielleicht kennen und arbeiten diese Menschen täglich miteinander, aber in vielen Communities werden sie durch ihre Interessen und die Community selbst zusammengebracht. Dabei können sich so viele Mitarbeiter wie nötig einer Community beitreten.

Es gibt verschiedene Arten von Communities.  In den meisten Unternehmen besteht das Yammer Netzwerk wahrscheinlich aus einer Mischung von Communities. Die häufigsten Arten dabei sind:

  • Interessen Communities (z.B. Haustiere, Musik, Sport, Eltern),
  • Organisatorisch (z.B. HR, interne Kommunikation),
  • Ort (basierend auf bestimmten Orten),
  • Vielfalt und Inklusion (z.B. Frauen, LGBTQ+),
  • Erfahrungen (z.B. Neueinstellungen, Mentoring, Praktikanten, Konferenzen/Veranstaltungen),
  • Rollen (z.B. Projektmanager, Entwickler), und
  • Gemeinsame Ressourcen (z.B. Reisekosten, M365-Support, Excel-Tipps).

Die Communities lassen sich weiterhin mit einem Titelbild und einem individualisieren.

Es gibt zahlreiche Communities Ihres Unternehmens in Yammer und Sie möchten die für Sie wichtigsten im Blick behalten? Dann einfach die jeweiligen Communities als Favoriten markieren.

Ihre markierten Communities werden dann rechts separat angezeigt.

Weiterhin lassen sich die Communities direkt über Microsoft Teams, Outlook und SharePoint teilen.

Das besondere an Communities besteht darin, dass Menschen zusammenkommen, die sich vorher vielleicht noch nie gesehen haben und sich so dank Yammer austauschen und Netzwerken können.

Wissensaustausch und -vermittlung

Die Communities von Yammer bieten eine hervorragende Möglichkeit, Wissen zu vermitteln und auszutauschen, und das abteilungsübergreifend und interdisziplinär.

Kleiner Tipp von uns: gleich zu Beginn der Einführung einige Communities für die wichtigsten Themenfelder Ihres Unternehmens anlegen! Mitarbeitende können damit ihr Fachwissen und ihre Erfahrungen teilen und austauschen. Eine entsprechende Vernetzung ist somit von Anfang an gewährleistet.

Für Struktur kann eine einfache Namenskonvention sorgen. Um die Communities rund um Wissen von den (allgemeinen) Neuigkeiten-Gruppen abzugrenzen, benutzen wir das Kürzel KNG. So heißen die Communities KNG-Development & Design oder KNG-Anwendungen & Apps. Dadurch werden fachspezifischen Communities die besser hervorgehoben.

KNG_Communitys

Da keinerlei formelle Vorschiften bezüglich Posts und Antworten bestehen, ist die Hemmschwelle sehr gering und ein lebhafter Austausch garantiert. Oft werden bei uns an den Posts auch Links, Videos oder Bilder zum besseren Verständnis oder Vertiefung des Themas hinzugefügt.

Durch die interdisziplinäre Vernetzung der Mitarbeitenden werden Vorschläge, Wissen und Meinungen ideal geteilt. Sei es Projektleiter, Vertriebsmitarbeiter*in oder Marketing Referent*in: jeder kann mitdiskutieren. Mithilfe der @Erwähnung können Fachspezialisten zu der entsprechenden Unterhaltung hinzugezogen werden.

Themen und Hashtagfunktionen

Mit der Funktion „Themen“ können Community Manager Beträge mit Tags versehen und anschließend auf einfache, aber effektive Weise aggregierte Ansichten aller Beiträge zu diesem Thema bereitstellen, um Inhalte im Laufe der Zeit zu kuratieren. Dabei ist es möglich, diese Themen zu folgen, sodass diese in Ihrem Home-Feed angezeigt werden.

Viele unserer Kolleg*innen verwenden in den Posts Hashtags. Was bringen diese außer eine zusätzliche Möglichkeit, sich kreativ auszudrücken? Hashtags fördern und unterstützen die Teilnahme an Kampagnen und Unterhaltungen. Sobald Sie eine Unterhaltung mit einem Hashtag versehen wird, wird automatisch ein Thema mit demselben Namen hinzugefügt. Klicken Sie nun auf diesem Hashtag, gelangen Sie auf dessen Themenseite.

Knowledge_ThemaYammer’s Communities bieten sich somit als perfekter Knowledge-Hub an. Unternehmen nutzen diese, um Wissen auszutauschen, Innovationen schneller zu bewirken oder Probleme effizient zu lösen.

Personalisierter Newsfeed als Nachrichten-Tool

Eine weitere Aufgabe der internen Kommunikation ist es, alle Mitarbeitenden mit authentischen Updates und News zu versorgen, um ein besseres Gemeinschaftsgefühl unter den Mitarbeiter*innen und eine höhere Identifikation mit dem Unternehmen zu erzeugen. Yammer mit seinem Home-Feed ermöglicht dies.

Der Home-Feed ist ein personalisierter Newsfeed mit welchem die wichtigsten und aktuellen Neuigkeiten auf einen Blick zu sehen sind.

Zum besseren Verständnis: alle angezeigten Neuigkeiten auf Yammer sind ausschließlich Posts. Wenn man einen Post verfasst, hat man dabei eine Auswahl an vier Möglichkeiten. Eine Diskussion starten, eine Abstimmung erstellen, ein Lob aussprechen oder eine Frage stellen.

Was genau kann man nun unter einem personalisierten Home-Feed verstehen? Yammer setzt bei dessen Zusammenstellung vermehrt auf KI. Es werden Ihnen die relevantesten Unterhaltungen in Bezug auf:

  • Ihren verbundenen Communities (Communities, in denen Sie Mitglied sind, in denen Sie sich Nachrichten angesehen haben oder in denen Sie Beiträge verfasst haben),
  • Personen, denen Sie nahestehen (z.B. Personen, deren Posts Sie geliked haben, auf denen Sie geantwortet haben oder mit denen Sie in einer privaten Nachricht kommuniziert haben),
  • Trending-Nachrichten (aktuelle Posts, die viele Likes oder Antworten haben, gefolgte Themen).

 

Feed

Damit bieten Sie als Interne Kommunikation Ihren Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, über alle Neuigkeiten Ihres Unternehmens auf den Laufenden zu bleiben.

Neuigkeiten und Social Networking: wichtige Bestandteile des Digital Workplace

Der Home-Feed und die Communities von Yammer sind gerade in Zeiten von Home-Office eine relevante und wertvolle Komponente des digitalen Arbeitsplatzes.

Die Startseite des Digital Workplace (bei Microsoft 365 die Homesite) wird von uns und von vielen unserer Kunden daher genutzt, um Neuigkeiten und Relevantes aus Yammer anzuzeigen. Wie das genau aussieht, können Sie sich hier anschauen.

Bühne

Zusammen mit Ihnen entwickeln wir passende Strategien, wie Sie Yammer in Ihr Unternehmen integrieren. Dabei kann man Yammer einzeln nutzen oder aber direkt mit Ihren Digital Workplace verknüpft werden.

Wie könnte solch eine Verknüpfung in den digitalen Arbeitsplatz aussehen? Zusammen mit anderen Tools, wie z.B. MS Teams oder SharePoint Online kann Yammer ein Enterprise Social Network bilden. Damit werden Sie den Herausforderungen von Kommunikation und Wissensmanagement im Netzwerk abteilungs-, standort- und länderübergreifend gerecht. Fördern Sie jetzt den Informations- und Wissensaustausch in Ihrem Unternehmen.

Möchten Sie mehr zum Thema erfahren oder haben Sie Fragen? Melden Sie sich einfach bei uns. Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.

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    Ireen Scholze