Workplace by Facebook – Wie gut ist es wirklich?

​In Teil 1 und Teil 2 unserer Blogserie haben wir die wichtigsten Elemente des Social Networks beleuchtet und einen ungefähren Eindruck davon vermittelt, was bei Workplace by Facebook aktuell zu erwarten ist: Ein ready to use Enterprise Social Network auf hohem Niveau, das allerdings Schwächen im Bereich Dokumentenmanagement hat. Inwieweit die Lösung nun für den Einsatz in der internen Kommunikation geeignet ist, werden wir in diesem letzten Serienbeitrag analysieren.

Einfache Nutzung

In unseren Tests wirkte die Plattform schnell und benutzerfreundlich. Die gute Usability wird durch die vielen kleinen Hinweise unterstützt, die Anwendern Funktionen erklären. Darüber hinaus unterscheiden sich die Nutzeroberfläche und der Funktionsumfang von Workplace by Facebook im Grunde kaum von dem bekannten Facebook-Interface, das immerhin rund 1,6 Milliarden Nutzer kennen. Einarbeitungszeiten und Schulungen der Mitarbeiter dürften sich daher mit dieser Lösung auf ein Minimum beschränken.

Silo-Lösung – kein integrierter digitaler Arbeitsplatz

Betrachtet man Workplace by Facebook allerdings als Lösung für den Digital Workplace eines Unternehmens, stößt die Plattform sehr schnell an ihre Grenzen. Ein digitaler Arbeitsplatz bietet einen individuellen Einstieg und deckt die drei wesentlichen Bereiche – Information, Zusammenarbeit und Prozesse – ab, die miteinander vernetzt sind.
Zum Networking und Informationsaustausch bietet Workplace by Facebook ein sehr gutes Angebot, für die Zusammenarbeit ist es allerdings höchstens noch befriedigend. Auch klassische Publishing Aufgaben lassen sich über dieses Tool nur schlecht umsetzen. Zwar können Posts in Gruppen gepinned und mit einer Markup-Sprache rudimentär formatiert werden, dennoch ist eine strukturierte Informationssammlung zum Nachschlagen mit diesem Werkzeug kaum realisierbar. Doch gerade hier besteht aus unserer Sicht für viele Unternehmen Bedarf, z.B. um Regelwerke, Mission und Vision, Beschreibung der Organisation, Marketing-Materialien, Produktinformationen oder das Angebot der Personalabteilung an die Mitarbeiter bereitzustellen. Der Ansatz in diesem Werkzeug ist besser geeignet für ein einfaches „Nachfragen“.

Eine Sonderlösung gibt es für den Klassiker im Intranet: Die Top-Down Information durch Unternehmensnews. Hierfür gibt es eine von vornherein vorgesehene Gruppe, in der die Kommunikationsabteilung und andere definierte Personen posten können. Das Besondere der Gruppe ist: Alle Mitarbeiter folgen dieser zunächst automatisch und sehen damit auch die Inhalte in ihrem Newsfeed. Ein Opt-Out durch die Anwender ist möglich. Weitere Personen können berechtigt oder auch ein Approval von Postings genutzt werden. Durch die Chronologie im Feed ist ein Archiv gleich vorhanden. Ein anderer Ansatz die Arbeit von Kuratoren sichtbarer zu machen, kann durch ein Festsetzen des Admins erfolgen: Einzelne Personen können als besonders wichtig markiert werden, so dass die Posts eine höhere Sichtbarkeit erhalten.

Integration mit anderen Werkzeugen

Ansätze zur Integration sind derzeit noch schwach ausgeprägt. Z.B. ist keine übergreifende Navigation oder ein Austausch mit der Suche möglich. Es können Apps integriert werden, die Posts aus anderen Werkzeugen, wie z.B. Aufgaben aus Prozessen wie ERP oder HR anteasern. Die eigentlichen Lösungen bleiben jedoch weitestgehend ohne Integration. Die Säule „Collaboration“ eines Digital Workplace kann aus unserer Sicht, damit sehr gut erfüllt werden, wenn auch als Silo.

Datenschutz und Preise

Attraktiv für Unternehmen sind vor allem auch die Preise. Diese richten sich nach der Anzahl der Mitarbeiter. Für bis zu 1.000 Anwender zahlt das Unternehmen 3$ pro User und Monat, 2$ für die nächsten 9.000 User und 1$ für jeden weiteren. Eine in der DACH-Region sicherlich interessante Frage, wird die der Sicherheit der Daten sein. Workplace by Facebook ist als „Cloud only“-Angebot konzipiert. Eine Auswahl des Standortes von Rechenzentren gibt es nicht. Facebook ist Privacy Shield konform. Darüber hinaus sind Aspekte des Datenschutzes, natürlich wie bei jeder anderen Intranet Lösung mit dem Betriebsrat abzustimmen (z.B. Mitarbeiterfotos).

Fazit

Der größte Vorteil gegenüber vielen anderen Lösungen liegt wohl in der Einfachheit und Bekanntheit der Funktionen, sowie der relativ kostengünstigen Bereitstellung. Zu klären bleibt aber: Für welche Use Cases eine Nutzung sinnvoll ist und wie gut sich diese in die Informationsarchitektur des digitalen Arbeitsplatzes integrieren lassen.
Entscheidend für die Akzeptanz und den tatsächlichen Nutzen von Workplace by Facebook, bleibt nicht nur die Transformation zu einer stärker vernetzt arbeitenden Organisation. Die Etablierung einer Kultur, in der sich Anwender trauen die richtigen Fragen zu stellen und der Wille die neuen Arbeitsweisen zu nutzen sind Voraussetzung.
Das Angebot ist gut genug, um die Hürden gering zu halten. Ein wichtiger Fokus in einem solchen Projekt, sollte aber auf der Einführung und dem Change-Management liegen. Ebenso sollte die Informationsarchitektur in einem größer angelegten digitalen Arbeitsplatz überlegt werden.

Haben Sie Fragen oder möchten weitere Informationen? Senden Sie uns gerne eine E-Mail, wir freuen uns über Ihre Anregungen.