Workplace by Facebook – Übersicht, Profile & Gruppen

Die zunehmende Digitalisierung verstärkt die Notwendigkeit der internen Vernetzung. Laufend treten neue Player, wie z.B. der webbasierte Instant-Messaging Dienst Slack in den Markt der Social Intranets. Mit leistungsfähigen Cloud Services inkl. Mobile Apps, häufig als „ready to use“-Angebot, erlebt der Markt einen Aufschwung. Der Druck auf bewährte Lösungen wie SharePoint, Jive und Confluence steigt. Auch Microsoft hat die Zeichen der Zeit erkannt und liefert in Office 365 laufend neue Services, wie zuletzt den Pilot „Microsoft Teams“ als Konkurrent zu Slack.

Vor gut zwei Wochen hat nun auch das weltgrößte soziale Netzwerk Facebook offiziell ein Social Intranet Angebot auf den Markt gebracht: „Workplace by Facebook“, ehemals „Facebook for Work“. Um sich im Dschungel der zahlreichen Angebote durchzusetzen, bietet Facebook die Plattform für Unternehmen 3 Monate kostenlos zum Test an. Wir haben uns aufgemacht und eine Testfahrt unternommen. Auf der spannenden Reise haben wir die wichtigsten Elemente genauer untersucht und mit anderen Social Networks verglichen. In dieser Blogserie geben wir Einblicke in die Erkenntnisse. Der erste Beitrag beschäftigt sich mit allgemeinen Fragen rund um die Plattform und betrachtet zwei der wichtigsten Elemente: „Profile“ und „Gruppen“.

Los geht die Testfahrt

Gleich nach der Registrierung für die Teststellung erfolgt eine Terminvereinbarung für ein Video-Briefing mit dem Owner des neuen Tenants. Der Zugang zur Plattform wird im Anschluss freigeschaltet. Im Gegensatz zu beispielsweise Slack ist sogar eine vierwöchige Phase für die Einführung und Einrichtung der Plattform vorgesehen. Sehr gut, ein Softwareanbieter der mitdenkt. Eigene Services außerhalb von Kunden-Communities werden allerdings nicht angeboten.
Im Prinzip ist Workplace by Facebook ein auf Facebook basierendes Social Intranet. Unternehmen nutzen intern ihr „eigenes Facebook“ auf ihrer geschlossenen Umgebung. Daher haben auch nur die eigenen Mitarbeiter Zugriff auf die Plattform. Die Funktionen sind dabei stark an die private Lösung angelehnt. Mitarbeiter können sich in Gruppen organisieren und sich so zu Projekten und Themen austauschen.

Das Profil als Aushängeschild des Anwenders

Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Account und ein Profil, welches von Kollegen eingesehen werden kann. Trotz aller Parallelen zum Freundesnetzwerk: Der Workplace-Account ist unabhängig vom privaten Facebook-Account. Um das Tool zu nutzen, muss nicht einmal ein privater Facebook-Account vorhanden sein. Allerdings wird gleich zu Beginn gefragt, ob das Profilfoto aus Facebook übertragen werden soll. Einige wenige Stammdaten werden übernommen und natürlich die Mitgliedschaften und Aktivitäten angezeigt.

Gruppen zum einfachen Austausch

Typisches Merkmal einer jeden Social Networking oder Collaboration Umgebung sind Gruppen, so auch innerhalb von Workplace by Facebook. Durch Mitarbeiter oder Administratoren können unbeschränkt viele Gruppen eröffnet werden, um sich zu bestimmten Themen oder Projekten auszutauschen. Dem liegt ein einfaches Berechtigungskonzept bzw. –vergabe zu Grunde. Je nachdem um welche Art der Gruppe es sich handelt, können Mitarbeiter eingeladen werden oder sich wahlweise selbst eintragen. Man kann Gruppen folgen, so dass Aktivitäten und Postings im Newsstream aggregiert werden.

Facebook unterscheidet zwischen drei Hauptkategorien von Gruppen:

• Offene Gruppen: Jeder Mitarbeiter kann einer offenen Gruppe beitreten und andere Mitglieder hinzufügen. Auch die Inhalte sind für alle Mitarbeiter sichtbar.
• Geschlossene Gruppen: Mitarbeiter, die der Gruppe beitreten wollen, müssen vom Administrator der Gruppe freigeschaltet werden. Nicht-Mitglieder sehen lediglich wer Teil der Gruppe ist, keine Inhalte.
• Geheime Gruppen: Sind nur für Mitglieder sichtbar, die über den Administrator einer solchen Gruppe zugefügt wurden.

Über diese Hauptkategorien hinaus stehen 5 verschiedene Arten von Gruppen zur Wahl: Teams & Projects, Open Discussion, Announcements, Social & More sowie Multi Company.

Außer der Tatsache, dass diese Gruppen nach den Kategorien getrennt aufgelistet werden, konnten wir keine funktionalen Unterschiede entdecken. Lediglich die Multi Company Groups, die erst mit der Veröffentlichung hinzugekommen sind, ermöglichen eine firmenübergreifende Vernetzung von Unternehmen. Aktuell können externe Personen mit ihrer Email-Adresse eingeladen werden, brauchen jedoch einen Workplace by Facebook-Account.

Welche Funktionen sind innerhalb der Gruppe möglich?

Die Gruppen haben nicht nur einen eigenen Newsfeed, auch das Teilen von Dokumenten, Fotos und Events ist möglich. Die Interaktion mit dem Newsfeed, Umfragen oder die Funktion für Fotos und Videos ist unser Meinung nach sehr gut nutzbar.

Auch das Werkzeug „Create Events“ überzeugt. Gruppentermine können darüber festgelegt, die Teilnehmer verwaltet und gleichzeitig Diskussionen und Inhalte zur Veranstaltung geteilt werden. Sogar an eine Überlagerung in Outlook wurde gedacht.

Im Bereich Dokumente hingegen werden Stärken und Schwächen deutlich. Positiv ist die einfache Notizbuchfunktion, mit der Möglichkeit Dokumente vom Typ „Docs“ sogar direkt im Browser editieren zu können. Doch die Mängel in diesem Bereich überwiegen.

Dokumenten Up- und Download sind zwar vorhanden, allerdings beschränkt auf 100 MB pro Datei. Zum Bearbeiten muss das Dokument erst heruntergeladen werden, eine Änderung direkt in der Gruppe ist nicht möglich. Leider werden dadurch zwingendermaßen immer lokale Kopien der Dokumente existieren. Updates einer Datei können zwar eingestellt werden, sogar mit automatischem Post, der die Änderungen beschreibt und teilt. Bei unseren Kunden sehen wir allerdings immer wieder Dokumentensammlungen, wie sie beispielsweise in der Projektarbeit entstehen. In einer Workplace by Facebook Gruppe können diese Dokumente kaum geordnet werden, da weder Metadaten noch Ordner zur Verfügung stehen. Die Funktionsweise entspricht also eher der eines Netzlaufwerks mit Versionsmanagement.

Im nächsten Teil der Blogserie werden weitere zentrale Elemente der Social Networking Lösung „Workplace by Facebook“ untersucht und bewertet. Dabei werden wir insbesondere auf die Themen Newsfeed, Mehrsprachigkeit, Live-Kommunikation, Suche und Mobile genauer eingehen.

Möchten Sie sich bereits im Vorfeld mit uns zum Thema austauschen? Schreiben sie uns gerne eine E-Mail. Wir sind gespannt auf Ihre Anregungen.