Events Fachartikel Partner Unternehmen Wissen intelligent verzahnt – Dokumentenmanagement mit SharePoint 2010

Unternehmen stehen zunehmend vor der Herausforderung, einer steigenden Menge an unstrukturierten Daten Herr zu werden. Dabei gilt es vor allem, den „Wildwuchs“ in E-Mail-Postfächern, auf lokalen Festplatten und Dateisystemen in den Griff zu bekommen. Genau dieser „Wildwuchs“ verhindert oft, dass ein Unternehmen wertvolle Informationen einsetzt, um die effizientere Nutzung von Wissen, eine bessere Kommunikation und eine höhere Prozesseffizienz zu erreichen.
Klassische Dokumentenmanagement-Systeme versuchen, diesen Herausforderungen zu begegnen, erzielen jedoch nur den spürbaren Mehrwert, wenn diese in Geschäftsprozesse und -strategien eingegliedert sind. Die Suche nach Informationen wird zudem durch Medienbrüche wie die Archivierung in File-Systemen, in Content Management Systemen etc. erschwert. Es geht dann nicht mehr nur um die Verwaltung von Dokumenten, sondern um die Einbettung in ganze Unternehmensportale und die ganzheitliche Betrachtung der Informationen in den Arbeits- und Wissensprozessen von Unternehmen. Welche Möglichkeiten und Grenzen SharePoint 2010 dabei bietet, wird in diesem Artikel geklärt. Ebenso kommt die Integration der DMS-Funktionalitäten in SharePoint und in Office zur Sprache und es werden Anwendungsszenarien erläutert.
 
Was ist unter einem Dokumenten-Management-System überhaupt zu verstehen? Dr. Ulrich Kampffmeyer beschreibt ein Dokumenten-Management-System wie folgt: „Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind einer der Haupttrends der Informationstechnologie. Grund dafür ist die wachsende Masse und Komplexität an Daten und Informationen, die ohne computergestützte Hilfe kaum mehr zu bewältigen sind.“ SharePoint ist ein solches System und geht sogar einen Schritt weiter. Es stellt ein Applikationsportal dar, welches einem Unternehmen den zentralisierten Zugriff auf Informationen im Unternehmensnetzwerk bietet und sich zusätzlich auf die Unternehmenswünsche und -anforderungen anpassen beziehungsweise erweitern lässt. Somit bietet SharePoint die Technologie für ein zentrales Unternehmensportal, mit dessen Hilfe Unternehmensdokumente auf einer Plattform verwaltet werden können. Die DMS-Funktionalitäten bilden hierbei einen Baustein aus einer Reihe von Werkzeugen, wie zum Beispiel Web Content Management, Enterprise 2.0 oder Business Intelligence, die es erlauben, Informationen ganzheitlich in ihren Prozessen zu bearbeiten, abzulegen, darzustellen und zu finden.
 
SharePoint und Office – Eine starke Kombination!
 
Die native Integration der Office-Produktreihe von Microsoft spielt in diesem Zusammenhang eine enorm wichtige Rolle. Die de facto als Standard geltenden Office-Anwendungen existieren in den meisten Unternehmen bereits und die Anwender wissen mit diesen umzugehen. Das macht SharePoint wegen seiner nativen und gelungenen Office-Integration zu einer sehr attraktiven ECM-Plattform. Durch die verschiedensten Einsatzszenarien (zum Beispiel als Collaboration-Plattform) befinden sich die meisten Dokumente bereits auf der SharePoint-Plattform. Um hier Synergieeffekte nutzen zu können, liegt es nahe, dieses Portal auch gleich als DMS einzusetzen. Zum Beispiel kann so an die bestehenden Metadaten angeknüpft und eine Verwaltung von Dokumenten aus den Arbeitsbereichen und -tools der Mitarbeiter heraus gewährleistet werden.
 
Lesen Sie den kompletten Artikel unseres Consultants Andreas Querndt auf der Webseite desDOK-Magazins.
 

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    Anja Weidner