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Wie sich Informationen im DMS schneller finden lassen: mit Filter, Vorschau und KI

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Dr. Julian Bahrs

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Die neue Suchlogik erschließt Inhalte über Kontext statt Schlagworte, auch bei gewachsenen Beständen

Größere Dokumentensammlungen werden schnell unübersichtlich. Mit einem SharePoint DMS gibt es KI und Metadaten Tools um Ordnung herzustellen und den Zugriff auf ein bestimmtes Dokument oder einen bestimmten Sachverhalt schnell wiederzufinden.

Die wichtigsten Fragen zur Suche in großen Dokumentenbeständen - kurz beantwortet

Kompakte Einordnung, damit du sofort weißt, ob dieser Beitrag für dich relevant ist, bevor es in die Details geht.

  • Warum dauert es in vielen DMS so lange, ein bestimmtes Dokument zu finden?
    Weil gewachsene Ablagen oft uneinheitlich strukturiert sind und klassische Suchfelder nur nach Schlagworten arbeiten..
  • Für welche Dokumentenbestände lohnt sich eine erweiterte Suche besonders?
    Für große, wiederkehrende Sammlungen wie Verträge, Projektakten oder Richtlinien.
  • Was bringt KI bei der Suche nach Informationen?
    Sie ermöglicht kontextbezogene Fragen an Dokumente oder ganze Sammlungen, statt nur Dateinamen zu vergleichen.
  • Wie lassen sich Dokumente schneller finden, ohne alles neu zu strukturieren?
    Durch Filter, Metadaten und Vorschau, die Inhalte gezielt eingrenzen, statt Ordner manuell zu durchsuchen.

Filtern statt blättern – Metadaten und Suche kombinieren

Genau dafür stehen inzwischen neue Funktionen zur Verfügung: SharePoint Premium erweitert die klassische Suche um Filter, Vorschau und kontextbezogene Fragen. So lassen sich Informationen gezielter abrufen, auch in umfangreichen oder unstrukturierten Sammlungen. 

Die neue Filterfunktion in SharePoint Premium ermöglicht präzise Abfragen direkt in der Dokumentenbibliothek. Anwender:innen können Suchen und gleichzeitig nach Metadaten wie Datum, Typ oder Status filtern. Es ist keine eigene Ansicht notwendig. Die Auswahl erfolgt über ein konfigurierbares Suchpanel, das auf die jeweilige Bibliothek abgestimmt ist. 

Für jedes Dokument lässt sich eine Vorschau aktivieren. Die kombinierte Ansicht zeigt sowohl das Dokument als auch die zugehörigen Metadaten. Wer Inhalte vergleichen, einordnen oder prüfen möchte, kann dies direkt in der Bibliothek erledigen. Das spart Zeit und reduziert unnötige Klickpfade. 

Suchpanel KI Filterfunktion

Mit KI-Agenten Informationen aus vielen Dateien gleichzeitig auswerten

Mit aktiver Microsoft 365 Copilot-Lizenz können Dokumente zusätzlich befragt werden. Die Fragen werden im Kontext des Inhalts beantwortet. Ein Beispiel: Wann wurde der Vertrag geschlossen? Die Antwort erfolgt direkt im Seitenbereich, ergänzt durch eine Textstelle aus dem Dokument. Auf Wunsch lässt sich daraus eine neue Spalte befüllen. 

Noch flexibler wird die Funktion durch sogenannte Agenten. Diese greifen nicht nur auf ein einzelnes Dokument zu, sondern auf eine Sammlung. Denkbar sind zum Beispiel alle Verträge mit einem bestimmten Unternehmen, alle Protokolle aus einem Projekt oder alle Richtlinien eines Fachbereichs. Fragen wie Welche Verträge laufen zum Quartalsende aus? lassen sich dadurch direkt an die Sammlung richten. Die Auswahl erfolgt auf Basis von Metadaten.    

Dem Dokument eine Frage stellen - mit Copilot

Welche technischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen

Für Filterfunktionen und Vorschauansicht reicht die Einrichtung des SharePoint Premium im Pay-as-you-go-Modell aus – die Nutzung des Filters erzeugt keine laufenden Kosten. Für KI-Fragen und Agenten wird eine aktive Microsoft 365 Copilot-Lizenz benötigt. Wie bei Copilot üblich erfolgt die Verarbeitung der Inhalte sicher innerhalb des Tenant-Rahmens.  

Die Inhalte müssen nicht neu aufgebaut werden. Bestehende Bibliotheken können genutzt werden, sofern sie Metadaten enthalten, auf die sich Abfragen stützen lassen. Die Filterlogik lässt sich pro Bibliothek aktivieren und feinjustieren. Die KI-Funktion kann auf einzelne Dokumente oder ganze Sammlungen angewendet werden. Die Sichtbarkeit lässt sich rollenbasiert einschränken. 

Einsatzmöglichkeiten der erweiterten Suchfunktionen im DMS

Die neuen Suchfunktionen eignen sich vor allem für größere Dokumentensammlungen mit inhaltlicher Wiederholung, unvollständiger Verschlagwortung oder inkonsistenter Benennung. Typische Anwendungsbeispiele sind: 

  • Vertragsdatenbanken mit unterschiedlichen Formaten 
  • Projektakten mit vielen Einzeldokumenten 
  • Sammlungen interne Richtlinien und Weisungen  
  • ältere Bestände ohne einheitliche Ordnerstruktur 

Strukturierte Ablagen bleiben weiterhin relevant. Die ergänzenden Funktionen helfen jedoch, bestehende Inhalte gezielter zu erschließen. 

Wenn du prüfen möchtest, ob sich die Suche in eurem DMS durch KI und neue SharePoint-Funktionen verbessern lässt,  komm gerne auf uns zu . Wir zeigen dir, wie sich bestehende Inhalte effizienter nutzen lassen – ohne Migration oder Systemwechsel. 

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