Projekte unterscheiden sich in Ziel, Umfang und Kontext und erzeugen dabei wertvolle Erfahrungen für die Beteiligten. Die Herausforderung besteht darin, dieses Wissen für die Organisation zugänglich zu machen. Mit Microsoft 365 lässt sich dafür eine Struktur schaffen, die Lernen aus Projekten unterstützt und systematisiert.
Viele Wissens-, Beratungs-, Ingenieur- und IT-Unternehmen arbeiten projektbasiert. Die Herausforderung: Wissen sichern und nutzbar machen – idealerweise unternehmensweit. Zwar wächst die Erfahrung im Projektteam, doch ein strukturiertes Debriefing oder das Extrahieren von Kerninformationen, Methoden und Ansprechpartnern kostet zusätzliche Zeit. Diese Aufgabe wird oft verschoben. Wenn sie überhaupt erfolgt, dann am Projektende. Dabei könnten ähnliche Projekte längst von diesen Erkenntnissen profitieren.
Dabei gehen wir von folgendem typischen Setting aus: Ein Projekt wird durchgeführt, große Teile der Unterhaltungen und Dokumente werden digital gespeichert und zwar meist in einem Microsoft Teams. Damit kann das Projektteam Unterhaltungen, Protokolle und auch Transkripte, Dokumente, Notizen und Aufgaben gemeinsam verwalten und bearbeiten. Das Projekt-Team ist damit der zentrale Arbeitsraum, der sogenannte Single Point of Truth. Für die Beteiligten entsteht so eine wertvolle Sammlung von Inhalten, die über die Projektlebenszeit anwächst. Mit der Zeit wird es oft schwieriger den gültigen Stand, die verworfenen Ideen, die Entscheidungen usw. Nachzuvollziehen, besonders für Kollegen die nicht duerhaft im Projektkontext arbeiten.
Eigentlich liegen also alle Daten vor. Theoretisch müsste das Wissen per KI-Abfrage zugänglich sein.
In der Realität funktioniert das selten. Zwei Gründe sind entscheidend:
Deshalb haben wir einen Ansatz entwickelt, kuratierte Projektberichte mit KI-Unterstützung zu erstellen. Die KI erleichtert es Projektleitungen oder Wissensmanager:innen, Inhalte zu extrahieren, sensible Informationen zu anonymisieren und Methoden zu bewerten. Das Ergebnis ist ein verdichtetes, qualitativ geprüftes Extrakt. Diese Berichte werden in einer DMS-Datenbank gespeichert und bilden dort eine hochwertige Basis für eine KI-gestützte Knowledge Base. Auf dieser Grundlage wird die Abfrage aus dem Beispiel möglich, mit geprüften Daten und nachvollziehbaren Quellen.
Der Editor für den Project Knowledge Report ist direkt in Microsoft Teams integriert. Er führt die Projektleitung Schritt für Schritt durch den Prozess. Dabei werden Schlüsseldokumente verlinkt und analysiert.
Unser Customizing erzeugt daraus automatisch einen Projektbericht in Microsoft PowerPoint und integriert ihn inklusive Metadaten in die Projektdatenbank.
Natürlich bleibt etwas Arbeit – doch sie reduziert sich spürbar. Der Aufwand für Reviews und Korrekturen sinkt um rund 50%. Gleichzeitig steigen Prozessqualität und Einheitlichkeit, unterstützt durch Templates und Checklisten.
Neben der Projektdokumentation gehört ein zentrales Project Knowledge Management Portal dazu. Dort können Berichte recherchiert, Inhalte aufgerufen und Ansprechpartner:innen direkt kontaktiert werden.
Das Portal ist Teil des Intranets und zusätzlich in Teams eingebunden. Es bietet klassische Stichwortsuche ebenso wie Abfragen über einen Knowledge Agent. Ziel ist, nicht nur Dokumente, sondern auch Expert:innen sichtbar zu machen – die in Teams nur einen Anruf entfernt sind.
Eine „Danke“-Funktion zeigt, wie oft Berichte genutzt werden und welchen Business-Impact erzielt wird. Der Schlüssel bleibt Einfachheit: gute Suchfunktionen, klare Prozesse und direkte Kontaktmöglichkeiten.
Natürlich verursacht die Implementierung einmalige Aufwände, und jedes dokumentierte Projekt braucht etwas Zeit. Doch der Nutzen durch Wiederverwendung ist deutlich höher und das Knowledge Management wird messbar effizienter.
Wenn du wissen willst, wie du Projekterfahrungen einfacher sichern und Wissen langfristig nutzbar machen kannst, komm gerne auf uns zu . Gemeinsam finden wir den passenden Weg
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