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Sicherheit und Governance

Wenn KI zu viel weiß: Wie du Datenchaos und Sicherheitslücken vermeidest

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Dr. Julian Bahrs

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So erkennst du Oversharing frühzeitig und schaffst die richtigen Voraussetzungen für den sicheren KI-Einsatz

Die KI ist da. Ob wir wollen oder nicht. Sie hilft mit, denkt mit, schreibt mit. Und manchmal schreibt sie auch mit Dingen, die sie eigentlich gar nicht wissen sollte. Viele Risiken entstehen durch unklare Daten, veraltete Inhalte und fehlende Regeln. Wer Ordnung schafft, schützt sein Unternehmen – und verhindert sogenanntes Oversharing: das unbeabsichtigte Teilen von Informationen, die nicht für alle bestimmt sind. 

Besonders beim Einsatz von KI–Tools wird dieses Thema relevant. Denn verarbeitet wird, was verfügbar ist – egal ob intern, alt oder vertraulich. Wenn Inhalte falsch einsortiert sind oder Berechtigungen zu weit gefasst wurden, gelangen schnell Informationen an Stellen, wo sie nicht hingehören. 

Mit klaren Zuständigkeiten, passenden Rechten und gut vorbereiteten Daten lässt sich das vermeiden und Vertrauen in die Technologie stärken. 

Die wichtigsten Fragen zu KI-Oversharing in Microsoft 365 - kurz beantwortet

Kompakte Einordnung, damit du sofort weißt, ob dieser Beitrag für dich relevant ist, bevor es in die Details geht.

  • Was bedeutet Oversharing im Zusammenhang mit KI?
    Oversharing entsteht, wenn KI auf Inhalte zugreift, die zwar technisch verfügbar, aber fachlich oder organisatorisch nicht für alle bestimmt sind.
  • Warum verschärft KI bestehende Daten- und Sicherheitsprobleme?
    Weil KI nicht bewertet, sondern verarbeitet, was sie vorfindet, inklusive veralteter, falsch abgelegter oder zu breit freigegebener Informationen.
  • Wodurch entstehen Oversharing-Risiken in Microsoft 365 besonders häufig?
    Durch unklare Berechtigungen, ungepflegte Inhalte und fehlende Governance vor dem Einsatz von Copilot oder KI-Agenten.
  • Wie lässt sich Oversharing vor dem KI-Einsatz vermeiden?
    Durch saubere Datenstrukturen, klare Zugriffsregeln und gezielte Vorbereitung der Inhalte, die KI überhaupt nutzen darf.

Datenqualität, Zugriffsrechte & Versionen: Worauf es bei KI ankommt

Damit KI sinnvoll arbeiten kann, müssen ein paar Dinge klar sein. 

Zum Beispiel: 

  • Wer darf worauf zugreifen?
  • Welche Inhalte gelten wirklich?
  • Was ist veraltet, doppelt oder gehört da gar nicht hin?

Verantwortung beginnt mit Haltung

Wenn Entwurfsfassungen, alte Regelwerke oder unvollständige Dokumente von einem KI-Tool verarbeitet werden, macht es genau das, was es soll: KI greift auf das zu, was verfügbar ist. Fehlt der Überblick, entstehen schnell falsche Schlüsse: eine Richtlinie für die Auslandsniederlassung wird zur allgemeinen Aussage gemacht, veraltete Verträge fließen in neue Texte ein. Und niemand merkt es… bis es zu spät ist – ein klassischer Fall von Oversharing.

Dazu kommt: Wer KI-gestützte Zusammenfassungen in Gruppen teilt, muss wissen, welche Rechte im Raum sind. Eine Person mit zu viel Zugriff kann unbeabsichtigt Informationen an andere weitergeben, die sie gar nicht sehen dürften. Microsoft hat dafür erste Warnmechanismen eingebaut, aber verlassen kann man sich darauf nicht. 

Viele Risiken entstehen durch unklare Daten, veraltete Inhalte und fehlende Regeln. Wer Ordnung schafft, schützt sein Unternehmen.

Schatten-KI: Was nebenbei passiert und oft niemand mitbekommt

Während die offizielle KI-Einführung noch vorbereitet wird, läuft im Hintergrund längst der Parallelbetrieb. Mehr als 70 % der Mitarbeitenden nutzen bereits generative KI: über Browser-Tools, private Accounts oder kostenlose Dienste. Schnell ist eine Passage aus einem Angebot in einem Chatbot gelandet oder eine vertrauliche Notiz in einem Freitextfeld. 

Die meisten tun das nicht aus Nachlässigkeit, vielmehr weil es bequem ist. Es fehlt an Aufklärung, klaren Alternativen und einfachen Regeln. Wenn nichts erklärt wird, sucht man sich halt selbst einen Weg und dieser ist selten sicher. 

Nicht alles neu, aber gezielt besser machen

Wer mit KI arbeiten will, muss nicht den ganzen Laden umbauen. Es reicht oft, mit dem zu starten, was da ist und das richtig einzuordnen. 

Zum Beispiel: Ein Unternehmen plant einen Agenten, der Konstruktionsdokumente analysieren und beantworten soll. Dann muss nicht der ganze Tenant aufgeräumt oder flächendeckend mit Copilot-Lizenzen ausgestattet werden. Schon einfache Maßnahmen wie die Bereinigung einzelner Bibliotheken können helfen, Oversharing zu verhindern, auch ohne den gesamten Tenant umzukrempeln. So entsteht Sicherheit, ohne alles in Frage zu stellen. 

Weniger Oversharing, mehr Klarheit: Wer früh strukturiert, schafft Sicherheit

KI arbeitet mit dem, was sie bekommt. Wenn Berechtigungen nicht stimmen oder Inhalte unübersichtlich abgelegt sind, passieren Fehler. Die Ursache liegt selten in der Technologie – meistens in den Strukturen drumherum. 

Die Umgebung lässt sich jedoch mit vielfältigen Methoden und Werkzeugen analysieren und vorbereiten – so dass es bei der KI Einführung kein böses überwachen gibt. Wer Risiken wie Oversharing wirklich im Griff haben will, braucht die passenden Werkzeuge: Ob Klassifizierungssysteme, Sensitivitätslabels, automatisierte Richtlinien oder dynamische Zugriffssteuerung – es gibt viele Stellschrauben, die ineinandergreifen müssen. Wir helfen dabei, genau diese Komponenten sinnvoll zu verbinden – strategisch durchdacht und technisch machbar. 

Sicherheit und Governance für KI

Die richtige Basis für sichere, kontrollierte KI-Nutzung
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