Ein Kooperationsvertrag in 30 Minuten? Ist okay. In drei Minuten? Besser. Wer Dokumente heute noch manuell aufsetzt, verschenkt Zeit und Qualität. Denn je öfter Inhalte kopiert, angepasst und überschrieben werden, desto höher das Risiko für Fehler. Mit Microsoft 365 gibt es zwei Wege, diesen Prozess zu beschleunigen: Copilot für sprachgestützte Textgenerierung und moderne Vorlagen in SharePoint Premium, die Dokumente direkt aus Metadaten erzeugen.
Wer eine Microsoft 365 Copilot Lizenz besitzt, kann Texte direkt aus Word heraus generieren: Per Prompt wird z. B. ein Kooperationsvertrag erstellt, der automatisch Name, Adresse, Zweck und Margenverteilung integriert. Mit einem erweiterten Prompt, der zum Beispiel über eine Prompt Bibliothek geteilt und wiederverwendet wird, ergeben sich hier noch weiterführenden Möglichkeiten.
Das Besondere: Die Vorlage wird als Basis genutzt, Platzhalter durch konkrete Inhalte ersetzt. Die KI versteht die Logik des Dokuments und füllt zentrale Abschnitte kontextbezogen aus. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für mehr Konsistenz, vor allem bei häufig genutzten Vorlagen.
Geeignet für:
Ohne Copilot, aber mit SharePoint Premium, gibt es einen anderen Weg: Moderne Vorlagen. Hier werden Word-Dokumente aus strukturierten Metadaten erzeugt. Der Inhalt kommt aus vorher manuell oder automatisch befüllten und definierten Feldern.
Das klingt zunächst unspektakulär, entfaltet aber gerade bei Serien- oder Massendokumenten große Wirkung. Wenn z. B. Anlagenberichte, Auditprotokolle oder wiederkehrende Statusberichte regelmäßig erstellt werden müssen, können hunderte Dokumente, inklusive Datum, Standort, Prüfername und Bewertung, automatisiert erzeugt werden.
Geeignet für:
Freitext, Nuancen, Sprache
Standardisierte Informationen
Einzel-Dokumente
Serien- oder Massenverarbeitung
Keine Copilot-Lizenz vorhanden
Besonders spannend wird es, wenn moderne Vorlagen mit Workflows aus der Power Platform kombiniert werden: Dann lassen sich z. B. Daten aus CRM- oder ERP-Systemen automatisch in Dokumente überführen, ganz ohne manuelles Zutun.
Reichen diese Möglichkeiten nicht, können eigene Dokumentengeneration erstellt werden (z.B. für Projektstatusberichte oder ähnliches).
Copilot glänzt bei sprachlich komplexen Inhalten, moderne Vorlagen bei standardisierten Serien-Dokumenten. Beide Wege haben ihre Berechtigung und ersparen Unternehmen jeden Tag wertvolle Zeit. Du möchtest wissen, ob Copilot oder moderne Vorlagen besser zu deinem Szenario passen?
Wir schauen uns deine Abläufe gemeinsam an und zeigen dir, wie du Dokumente in M365 deutlich schneller und strukturierter erstellst. Komm gerne auf uns zu – wir unterstützen euch mit Erfahrung, strategischem Weitblick und praxisnahen Lösungen.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Vimeo. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Facebook. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Instagram. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Google Maps. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von X. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen
