Dokumente entstehen heute überwiegend in Microsoft 365. Verträge werden in Word erstellt, Projektdokumentationen liegen in Teams, Abstimmungen laufen per Outlook. Parallel dazu betreiben viele Organisationen ein separates Dokumentenmanagementsystem, das dieselben Inhalte archiviert und für spätere Recherchen bereithält.
Diese Konstellation führt häufig zu doppelten Kosten. Microsoft 365 wird für die tägliche Arbeit genutzt. Zusätzlich fallen Lizenz-, Betriebs- und Pflegekosten für ein weiteres DMS an. Dokumente werden zwischen Systemen verschoben, Prozesse verlängern sich, Verantwortlichkeiten bleiben unklar. Der Zustand wirkt stabil, ist wirtschaftlich jedoch belastend.
Kompakte Einordnung, damit du sofort weißt, ob dieser Beitrag für dich relevant ist, bevor es in die Details geht.
Die Trennung hat nachvollziehbare Gründe. Microsoft 365 wurde zunächst als Arbeitsplattform eingeführt. Themen wie revisionssichere Ablage, Langzeitarchivierung und Aktenlogik waren zu diesem Zeitpunkt oft bereits über bestehende DMS-Systeme gelöst. Diese Systeme blieben im Einsatz, weil sie zuverlässig funktionierten.
Inzwischen hat sich die Plattform deutlich weiterentwickelt. Große Dokumentenmengen lassen sich speichern. Aufbewahrungsfristen, Schutzmechanismen und Archivfunktionen sind verfügbar. Die Arbeitsweise rund um Dokumente hat sich jedoch selten grundlegend verändert. Bestehende Systeme laufen weiter, neue Möglichkeiten werden nicht konsequent eingeordnet.
Dokumente werden dort erstellt, wo gearbeitet wird. Inhalte entstehen gemeinsam, Versionen bleiben nachvollziehbar, Freigaben lassen sich steuern. Zugriffsrechte, Aufbewahrungsregeln und Schutzstufen können zentral definiert werden. Für abgeschlossene Vorgänge stehen Archiv- und Langzeitspeicherfunktionen zur Verfügung, die auch wirtschaftlich sinnvoll sind.
Damit deckt Microsoft 365 zentrale Anforderungen ab, für die früher separate Systeme notwendig waren. Die Plattform ersetzt kein DMS automatisch. Sie stellt jedoch die technischen Voraussetzungen bereit, um Dokumentenmanagement integriert abzubilden.
Mit einem in den Arbeitsfluss integriertem Dokumenten-Management-System oder einer Informationsmanagement-Lösung erreicht ihr eine strukturierte Ablage und macht Informationen leichter zugänglich.
Grundlage ist ein DMS-Konzept innerhalb von Microsoft 365. Dieses Konzept beschreibt, wie Akten strukturiert sind, welche Metadaten relevant sind und wie Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg behandelt werden. Dazu gehört ein klares Archiv- und Speicherkonzept, das festlegt, welche Inhalte aktiv genutzt werden und welche langfristig aufbewahrt werden.
Erst auf dieser Basis lässt sich fundiert entscheiden, ob und in welchem Umfang bestehende DMS-Systeme weiterhin notwendig sind. Ohne dieses Konzept bleibt die Diskussion technisch. Mit ihm wird sie wirtschaftlich und organisatorisch belastbar.
Viele Organisationen zahlen beim Dokumentenmanagement doppelt, weil Arbeitsplattform und Archivsystem nebeneinander betrieben werden. Microsoft 365 bietet heute die technischen Möglichkeiten, Dokumentenerstellung, strukturierte Ablage und Archivierung in einer Plattform zusammenzuführen. Ob sich das wirtschaftlich rechnet, entscheidet kein einzelnes Feature.
Ausschlaggebend ist ein DMS-Konzept in Microsoft 365 mit klarer Aktenlogik sowie einem definierten Archiv- und Speicherkonzept.
Wenn ihr eure bestehende Dokumentenlandschaft einordnen wollt, ohne direkt über neue Systeme zu sprechen, komm gerne auf uns zu - wir unterstützen euch.
Wie kann ein Dokumentenmanagement in Microsoft 365 aussehen?
Zertifikate Management mit E-Mail-Automatisierung
Strukturierte Dokumentenverwaltung für die Ausstellung von Zertifikaten im digitalen Arbeitsplatz
Lösung zur Verwaltung strukturierter Großdokumente
Qualitätsgesicherte Fachinformation integriert in die Welt von Microsoft 365 und MS Teams
360° Kundensicht auf Dokumente in Microsoft Teams
360° Kundenakte inkl. Dokumentenmanagement und Anlagen in Microsoft Teams
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