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Warum themenbasierte Informationsarchitekturen im Intranet scheitern und was wir endlich anders machen müssen

Warum themenbasierte Informationsarchitekturen im Intranet scheitern und was wir endlich anders machen müssen

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Tobias Roth

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Eine Einordnung von Tobias Roth

Seit Jahren empfehle ich Organisationen, ihre Intranet-Strukturen konsequent themenbasiert aufzubauen. Es ist fachlich logisch, nutzerorientiert und übersteht jede Umstrukturierung besser als jede abteilungsgetriebene Navigation.

Und dennoch sehe ich in Projekten immer wieder: Unternehmen wollen es, aber sie schaffen es nicht. 

Ich frage mich seit Längerem: Warum fällt es so schwer, eine eigentlich überlegene Struktur umzusetzen? 
Und ich bin zu einer klaren Meinung gekommen. 

Die wichtigsten Fragen zu themenbasierten Intranet-Strukturen- kurz beantwortet

Kompakte Einordnung, damit du sofort weißt, ob dieser Beitrag für dich relevant ist, bevor es in die Details geht.

  • Warum scheitern themenbasierte Informationsarchitekturen häufig?
    Sie scheitern an fehlender Verantwortlichkeit. Wenn Themen niemandem klar zugeordnet sind, bleiben Pflege, Freigaben und Aktualisierungen oft liegen.
  • Was ist der häufigste Fehler bei Themen-Hubs im Intranet?
    Viele Organisationen verwechseln Themen mit Abteilungen. Statt nutzerorientierter Themen wie „Arbeitsmittel & Support“ entstehen erneut Bereichssilos.
  • Welche Rolle spielt Governance bei einer Architektur?
    Governance ist die Voraussetzung für funktionierende Themen-Hubs. Dazu gehören klare Rollen, Pflegezyklen, Freigaben und definierte Zuständigkeiten.
  • Warum ist Themenorientierung mehr als ein UX-Thema?
    Sie verändert Zusammenarbeit, Verantwortlichkeiten und Denkweisen im Unternehmen. Deshalb ist sie vor allem ein Change- und Organisationsprojekt.

Abteilungslogik ist tief verwurzelt und das wird unterschätzt

Viele Organisationen unterschätzen, wie machtvoll ihre Silos wirklich sind. Selbst wenn sich alle einig sind, dass Inhalte nach Themen sortiert werden sollten, greift in der Umsetzung doch wieder die vertraute Logik: 

  • „Das ist HR-Content.“ 
  • „Dafür ist die Kommunikation zuständig.“ 
  • „Der Bereich XY will ein eigenes Portal.“ 
     

Das Problem dahinter ist, dass Themen niemandem gehören. Abteilungen hingegen schon. Und was niemandem „gehört“, wird meist auch nicht gepflegt. Und aus meiner Sicht ist genau das der Kern des Scheiterns. 

Themen-Hubs funktionieren nicht ohne Governance. Punkt.

Ein Themen-Hub sieht strukturiert aus, funktioniert aber nur, wenn die Organisation dahinter mitzieht. Genau da hakt es aber meistens. In der Konzeptphase ist noch alles klar, die Architektur steht, die Themen sind definiert, alle nicken. Aber sobald es in den Alltag geht, zeigen sich die eigentlichen Probleme. Wer ist Topic Owner? Wer pflegt die Inhalte, wenn niemand explizit zuständig ist? Wer entscheidet, wenn zwei Abteilungen denselben Themenbereich für sich beanspruchen? 

 

Was ich immer wieder sehe, sind Pflegeprozesse, die nie definiert wurden, weil man davon ausging, es würde sich irgendwie ergeben. Abteilungen, die um Einfluss ringen, statt Verantwortung zu teilen. Inhalte, die veralten, weil sie thematisch irgendwo liegen, organisatorisch aber niemandem gehören. Das Ergebnis ist meistens dasselbe: Nach wenigen Monaten driftet die Navigation wieder in die Silos zurück, die man eigentlich überwinden wollte. 

Was aus meiner Sicht nötig ist

Wenn Organisationen wirklich themenbasiert arbeiten wollen, dann braucht es drei Dinge und zwar verbindlich. 

  • Ein klares, gemeinsames Verständnis von „Thema“
    „HR“ ist kein Thema. „Vergütung & Benefits“ schon. 
    „IT“ ist kein Thema. „Arbeitsmittel & Support“ schon. 
    Solange wir Themen mit Abteilungen verwechseln, wird sich nichts ändern. 
  • Rollen, die Verantwortlichkeit abbilden, nicht Hierarchie
    Ich plädiere seit Jahren dafür, Topic Owner zu definieren. Menschen oder Teams, die ein Thema inhaltlich führen, unabhängig davon, welche Abteilung betroffen ist. 
  • Governance, die Themen schützt

    Dazu gehören: 

    • -klare Pflegezyklen, 

    • -verbindliche Redaktionsstandards, 

    • -transparent definierte Freigaben
      -und eine Instanz, die entscheiden kann, wenn zwei Bereiche unterschiedlicher Meinung sind. 

    Ohne diese Grundlagen ist jeder Themen-Hub ein Strohfeuer. 

Themenorientierung ist kein UX-Thema, sondern Change

Und das wird aus meiner Sicht am häufigsten übersehen. 

Eine themenbasierte Informationsarchitektur verändert, wie Menschen denken, suchen, arbeiten und zusammenarbeiten. 

Sie zwingt dazu, gemeinsam Verantwortung für Inhalte zu tragen. 
Sie macht Silos sichtbar und das ist halt unbequem. 

Viele Organisationen scheitern nicht an der Idee, sondern vielmehr am fehlenden Mut, die kulturellen Konsequenzen wirklich anzugehen. 

Mein Fazit: Silos organisatorisch aufbrechen

Themenorientierung ist die beste Informationsarchitektur, die wir haben. Aber sie funktioniert nur, wenn Unternehmen bereit sind, ihre Silos nicht nur auf der Navigationsebene, sondern auch organisatorisch aufzubrechen. Wer das ernst nimmt, wird mit einem Intranet belohnt, das stabil, logisch und zukunftsfähig ist. 

Wer es ignoriert, landet früher oder später wieder bei der altbekannten Abteilungsnavigation, egal, wie modern die Startseite aussieht. 

 

Steht ihr gerade vor der Frage, wie eure Intranet-Struktur langfristig tragfähig bleibt? Lasst uns gemeinsam prüfen, welche Governance, Rollen und Themenlogiken in eurer Organisation tatsächlich funktionieren. Kommt gerne auf uns zu. 

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