Fachartikel Warum eine Mitarbeiter-App der internen Kommunikation zugute kommt – Teil 2

Vorletzte Woche haben wir im Rahmen des Fachartikels „Warum eine Mitarbeiter-App der internen Kommunikation zugute kommt – Teil 1“ bereits verschiedene Möglichkeiten zur Nutzung einer Mitarbeiter-App auf Basis von Microsoft 365 beleuchtet.

Dabei stand besonders die im M365-Paket enthaltene SharePoint Mobile App im Vordergrund, die vorwiegend im Rahmen einer kommunikations- und contentlastigen internen Kommunikationsstrategie Anwendung findet.

Aufgrund der kontinuierlichen Updates seitens Microsoft geht es heute weiter mit dem zweiten Teil der Artikelserie, in welchem wir auf weitere Optionen eingehen möchten, Informationen der internen Kommunikation mobil und unkompliziert an die Mitarbeiter zu verteilen.

Dabei verzichten wir auch weiterhin bewusst auf zusätzliche Lizenzmodelle oder Aufsätze außerhalb des M365-Toolkits, die mit additionalen Kosten verbunden sind und häufig erst im Nachhinein auf technische Änderungen aufgrund von Updates durch Microsoft reagieren können.

4. MS Teams als Mitarbeiter-App

Microsoft Teams hat nicht zuletzt aufgrund der Corona-Pandemie zunehmend an Beliebtheit gewonnen – insbesondere hinsichtlich der Möglichkeiten der Collaboration.

Nichtsdestotrotz bietet die App weitaus mehr als nur Chat-Funktionen, Meetings und Datei-Austausch: mittlerweile lassen sich dank der jüngsten Updates auch weitere Applikationen des M365-Pakets in die Teams-Leiste integrieren – als App.

Dies ermöglicht es wiederum, Plattformen wie SharePoint, die häufig bereits als Basis des unternehmensweiten Intranets genutzt werden, direkt in MS Teams einzufügen und Inhalte wie News-Artikel, Kommunikationsleitfäden, Ansprachen des Managements oder auch Dokumentbibliotheken auf direktem Wege über die mobile MS Teams-App bereitzustellen.

Darüber hinaus finden Mitarbeiter hier die bestehende Navigationsstruktur Ihrer SharePoint Intranet-Site wieder und können mit nur einem Klick zwischen den bekannten Teams-Funktionen und den über das Intranet bereitgestellten Informationen wechseln.

 

 

Das Bild zeigt eine in MS Teams integrierte SharePoint Site, die über die Navigationsleiste der mobilen Teams-App abrufbar ist. Nutzer können hier nicht nur passiv auf bereitgestellte Inhalte zugreifen, sondern auch aktiv per Kommentarfunktion oder Suche tätig werden.

Das innerhalb der SharePoint Site hinterlegte Corporate Design wird dabei übernommen und ist für die Nutzer auch weiterhin sichtbar.

Der mobile Einstieg per Teams als Mitarbeiter-App eignet sich insbesondere für Kommunikations- und Unternehmensstrategien, die collaboration- bzw. prozesslastig ausgerichtet sind. Dank der Integration des SharePoint Intranet-Portals müssen Sie dabei nicht auf Ihre bereits etablierten Kommunikationskanäle zur Verbreitung von unternehmensweiten Informationen verzichten.

Neben der Integration von SharePoint Sites bietet Microsoft die Möglichkeit, weitere Applikationen des M365-Toolkits in Microsoft Teams einzubinden. So lassen sich beispielsweise auch Business-Applikationen, die mit PowerApps oder Power Automate erstellt wurden, in die Navigationsleiste von MS Teams integrieren.

Egal ob Ticket-System, Kantinen-App, Raumbuchungssystem oder Urlaubsgenehmigung – die von Ihnen erstellte Business-App lässt sich nahtlos einfügen und steht den Nutzern bequem per Tab innerhalb des Teams-Navigationsleiste zur Verfügung. Dabei bestimmen Sie als Administrator, welches Logo oder Icon für die jeweilige Applikation bereitgestellt werden soll.

 

 

Auf dem Bild sehen Sie eine mit PowerApps erstellte Business-Applikation zur Erfassung interner IT-Tickets. Diese wurde direkt über die Navigationsleiste der Teams-App bereitgestellt und ist zugleich mobil sowie per Desktop-Zugriff verfügbar.

Nutzer haben somit die Möglichkeit, Tickets mobil via Teams-App zu erstellen, bereits bestehende Anfragen zu bearbeiten oder aber den Status dieser zu verfolgen.

Selbstverständlich lassen sich noch weitere Applikationen des Microsoft-365-Pakets in Teams integrieren. Sprechen Sie uns bei Bedarf gerne an oder nutzen Sie das Kontaktformular.

5. Yammer als Mitarbeiter-App

Nach dem langersehnten Update ist „the New Yammer“ nun endlich da – zumindest als Preview. Dabei macht die Applikation schon jetzt Lust auf mehr und wirkt in seiner Funktionalität bereits „Enterprise-ready“. Microsoft bietet somit ein weiteres Tool, das sich wunderbar als Mitarbeiter-App oder ergänzenden Kommunikationskanal nutzen lässt. Grund genug für uns, einen Blick auf die Möglichkeiten des Dienstes und dessen Nutzung als mobile App zu werfen.

Neben dem neuen Design sticht besonders der User-Feed des neuen Yammers ins Auge. Hier können Nutzer sich in sogenannten Communities austauschen, Dateien teilen oder Videos in kürzester Zeit mobil bereitstellen. Anhand der individuellen Favorisierung der Communities, verfügt jeder Mitarbeiter über einen eigenen, personalisierten Informations-Feed, der zunehmend passende Inhalte anhand der Interaktionen des Nutzers darstellt. Während dieser in der Vorgängerversion noch ausschließlich auf Folge-Inhalten und Empfehlungen basierte, rückt im neuen Yammer ein durch KI-kuratierter Feed in den Mittelpunkt.

Dieser User-Feed stellt zugleich die Chance dar, Nachrichten, die sonst möglicherweise über News-Artikel innerhalb der SharePoint-Plattform gestreut wurden, gezielt in der passenden Community bzw. dem passenden Themenbereich mobil an die Mitarbeiter zu verteilen.

Dank der neuen „Read-Only“-Funktion entscheiden Sie als Redakteur, Administrator oder Community Manager, ob Mitarbeiter aktiv auf ausgespielte Ankündigungen oder Nachrichten mit Feedback reagieren oder diese lediglich per Lesezugriff konsumieren können.

Zugleich bietet Yammer die Option, Titelbilder sowie das Corporate Branding Ihres Unternehmens innerhalb der jeweiligen Communities zu hinterlegen.

Mithilfe der Aktivitätsbenachrichtigung sind Ihre Mitarbeiter stets auf dem Laufenden und können sich anhand der Message-Inbox Nachrichten zukommen lassen.

 

 

Wie auf den Bildern zu sehen ist, können Mitarbeiter in der mobilen App zwischen News-Feed, Communities, Message-Inbox und Aktivitätsbenachrichtigungen wählen.

Nicht zu vergessen sind dabei auch die Möglichkeiten, Fragen oder Umfragen innerhalb der Communities zu erstellen. Als Community Manager bestimmen Sie, wann eine Frage zufriedenstellend beantwortet wurde („Best Answer“) oder wann eine offene Frage / Umfrage geschlossen werden sollte.

Des Weiteren lassen sich Fragen, Polls, Ankündigungen und Lob dank der neuen Anpinn-Funktion prominent an den Anfang des zugehörigen Community-Feeds pinnen.

 

 

Darüber hinaus wurde insbesondere die mobile Content-Erstellung und -Bereitstellung weitläufig überarbeitet. So lassen sich Bilder, Dateien oder VLOGs mit nur wenigen Klicks über den mobilen Editor auf dem Smartphone erstellen und in den Communities an passender Stelle verteilen.

Auch interaktive Formate wie Live-Events oder GIFs sind in wenigen Schritten mit dem mobilen Endgerät angelegt.

 

 

Die Yammer Mobile App verfügt somit über viele umfangreiche Funktionen, die sie insbesondere für Enterprise-Social-Ansätze in der Unternehmens- und Kommunikationsstrategie interessant macht. Dazu gehören unter anderem:

  • Interaktiver, personalisierter News-Feed
  • Bereitstellung unternehmensweiter Ankündigungen (Option: „Read-Only“)
  • Vorstellung neuer Mitarbeiter
  • Social Features (Like, Share, Comment)
  • Verfassen / Empfangen von Direct Messages
  • Aktivitätsbenachrichtigungen
  • Verwaltung von Communities
  • Integration des Corporate Brandings
  • Interaktive Formate (Live-Events, Umfragen, Videos, GIFs)

Zusammengefasst bietet das M365-Paket für jede Ausrichtung Ihrer Kommunikations- und Unternehmensstrategie vielfältige Ansätze und Verwendungsmöglichkeiten einer Mitarbeiter-App, die zugleich zukünftige Veränderungen und Ansprüche der Mitarbeiter sowie des Unternehmens berücksichtigen.

Egal ob SharePoint Mobile App, Responsivität der SharePoint Modern Sites, individuell programmierte Mitarbeiter-App auf Basis von Xamarin, Teams als Mitarbeiter-App oder Yammer als mobile Social-Applikation – Sie entscheiden, welche dieser Varianten am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Zugleich verzichten Sie dabei auf zusätzliche Lizenzmodelle oder Aufsätze außerhalb des M365-Umfangs.

Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Auch bei Rückfragen oder Unklarheiten hinsichtlich einer der vorgestellten Lösungen stehen wir Ihnen selbstverständlich Rede und Antwort!


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    Stefan Kohl