Fachartikel Warum ein Intranet nicht wie Google funktioniert

Häufig wünschen sich Kunden, dass ein Intranet wie Google funktioniert. Dabei stellen sich die Kunden dann vor, dass eine größere Sammlung von schwach strukturierten Informationen, also der Content eines Intranets, gesammelt und in einem mehr oder weniger chaotischen Haufen gespeichert wird. Der Google Mechanismus muss dann Ordnung in diesen Berg bringen. Dies geht oft einher mit der Vorstellung die Startseite eines Intranets ebenfalls wie Google als große Sucheingabebox zu gestalten.

Nach unserem Verständnis umfasst ein Intranet mehr als diese gemeinsame Informationssammlung. Es gehören auch Nachrichten, Signale aus dem Social Network, CoCreation / Collaboration Bereiche und Applikationen dazu. Mit einem modernen Digital Workplace werden weitere Arbeitsfunktionen integriert und über einen  gemeinsamen Zugang verfügbar gemacht.

Die gemeinsame Informationssammlung im Intranet verstehen wir dabei als gemeinsame Aufgabe mehrerer Redakteure, die eine oft größere Informationsmenge für die Zielgruppe möglichst konsumfreundlich aufbereiten. Leider ist es oft nicht ganz einfach machbar eine gemeinsame, gute und einleuchtende Struktur und Navigation zu den Inhalten aufzubauen. Genau diese Aufgabe soll durch den Automatismus Suche abgelöst werden.

Natürlich ist eine leistungsstarke Suchmaschine eine selbstverständliche Funktion eines Intranets. Auf eine Suchabfrage sollen selbstverständlich vernünftige Ergebnisse kommen. Wir empfehlen aus diesem Grund unseren Kunden sogar eine aktive Wartung der Suchfunktion regelmäßig vorzunehmen. Dazu werden Suchanfragen ausgewertet und auf häufige oder gar erfolglose Anfragen untersucht. Oft sind passende Inhalte bereits vorhanden, die Suche kann allerdings passende  Synonyme nicht auswerten und entsprechend zuordnen. Dies kann durch eine Wartung nachgebessert werden. Auch können so einzelne Ergebnisse direkt priorisiert werden und um die Sucherfahrung der Anwender zu verbessern.

Die Ranking Prinzipien von Google nutzen dabei Intranet Suchmaschinen kaum. Der Mechanismus zur Priorisierung von Inhalten und Seiten funktioniert anders: Besser, weil Metadaten und Auszeichnungssprache standardisiert und für die Suchmaschine interpretierbar sind. Besser weil in Intranets kein Spam betrieben wird. Allerdings muss auch z.B. mit Zugriffsrechen umgegangen werden. Und natürlich ist auch die Menge der verfügbaren Informationen anders. Selbst umfangreiche Intranets sind gegen das weltweite Intranet eher begrenzt und nicht alle Mechanismen der Google Algorithmen können übertragen werden (vgl. Bahrs: Enterprise Search – Suchmaschinen für Inhalte im Unternehmen 2009, in Lewandowski: Handbuch Internet-Suchmaschinen)

Aber selbst mit einer gut funktionieren Suchfunktion sollte die Startseite eines Intranets nicht so aussehen:

Fragen Sie sich doch einmal welche Information sie dort vorfinden würden? Welches Stichwort würden Sie dort hineinschreiben um die von Ihnen gewünschten Daten zu finden?

Schwierig? Wir sehen hier folgende Defizite:

  • Anwender die mit dem Intranet nicht vertraut sind würden so Informationen übersehen.
  • Änderungen im Informationsangebot sind nicht nachvollziehbar.
  • Der Platz auf der Startseite wird regelmäßig für die Botschaften der Unternehmenskommunikation genutzt, die eine hohe Sichtbarkeit bei den Mitarbeitern hat. Wäre nur eine Such-Box auf der Seite wäre der wertvolle Platz auf der Startseite verschwendet!
  • Der Zugriff auf bekannte Informationen die regelmäßig abgerufen werden, müssen über 1-2 Klicks in der Navigation erfolgen. Das ist schneller, als erst das Stichwort in die Suche einzutippen.
  • Blättern ermöglicht  entdecken. Mitarbeiter können durch den Informationskatalog blättern oder entdecken beim durchnavigieren wichtige Infos.

Wir empfehlen unseren Kunden daher ausdrücklich für die Informationssammlung eine durchgehende, gemeinsame themenorientierte Struktur, die zu den Inhalten führt. Ein Prinzip das wir nicht nur bei der Informationssammlung sondern auch im Bereich Zusammenarbeit immer wieder einsetzen: Da kann z.B. eine Liste aller Communities oder virtueller Projekträume Navigationsstrukturen schaffen.

Uns ist wichtig, dass die verfügbare Information aktiv (also ohne vorherige Suchanfrage) angeboten wird und ein blättern und entdecken ebenso wie ein gezieltes wiederholen von einer zuvor erlernten Stelle stattfinden kann.  Nicht selten basiert die Ausgabe in den Suchergebnissen, die Nutzung folgt aber eher dem Prinzip des Blätterns und Entdeckens.

Wenn Sie noch Fragen zum Thema haben, sprechen Sie uns bitte an. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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    Dr. Julian Bahrs