Fachartikel Voraussetzungen für die Einführung von Microsoft Viva

Mit der Employee Experience Plattform Viva sind die Mitarbeiter:innen im Mittelpunkt. Die vier verschiedenen Anwendungen, Topics, Learning, Insights und Connections, werden in Microsoft 365 positioniert und in Microsoft Team integriert.

Wir erklären heute auf welche Dienste die vier Apps aufbauen, was die Voraussetzungen sind und was Sie erwarten können, wenn kein Microsoft 365 bei Ihnen im Einsatz ist.

Grundvoraussetzung für Microsoft Viva

Möchten Sie Viva einsetzen, so sollten Sie Microsoft 365, Microsoft Teams, Modern SharePoint und idealerweise Yammer nutzen. Je umfassender Microsoft 365 bei Ihnen im Einsatz ist, desto mehr werden Sie die Funktionsvielfalt der Employee Experience Platform ausschöpfen können.

Viva Connections

Als persönliches Social Intranet wird Connections bezeichnet. Die App soll z. B. die News, Arbeitgeberleistung und Pressemitteilungen anzeigen, die auf den User, beispielsweise dessen Rolle im Unternehmen oder Standort, direkt zugeschnitten sind.

Die Seiten für ausgewählten Zielgruppen müssen entweder auf (Modern) SharePoint-Seiten oder Yammer basieren. Um die Applikation zu nutzen, bestimmen Sie eine Home Site, die als Einstieg markiert ist. Von dieser Seite geht die Konfiguration des Dashboards und der Ressourcen aus.

Sie müssen zudem die SharePoint App Bar, die Navigationsleiste (s.h. Bild) und die globale Navigation aktivieren.



Ohne diese Dienste ist Viva Connections nur eine leere Hülle ohne Inhalte. Wenn Sie die SharePoint App Bar nicht aktivieren, ist auch keine Navigation innerhalb der App möglich.

Viva Insights

Die Anwendung Insights soll Einblicke in die eigene Arbeitsweise geben und daraus dann Erkenntnisse und Empfehlungen anbieten. Z. B. können Sie Fokuszeiten einplanen oder Ihre Stimmung durch Mood Tracking erfassen.

Für Viva Insights ist nur notwendig, dass Sie eine Lizenz für in Exchange Online besitzen und Ihr Postfach dort gehostet ist. Die Aktionen und Vorschläge der App basieren nämlich auf die Postfachdaten der Cloud-Lösung, z. B. Kalender- und E-Mail-Daten.

Ohne den Cloud-Dienst können auch keine Erkenntnisse und Empfehlungen gegeben werden, da keine Datenbasis vorliegt. Die Darstellungen und Diagramme von Insights erscheinen leer.

Viva Topics

Als „Wikipedia mit AI-Superkräften“ wird Topics von Microsoft beworben. Mithilfe der Anwendung werden Wikis, beispielsweise über Projekte, automatisiert erstellt.

Voraussetzung für Topics ist, dass die zentralen Seiten, die Einstiegspunkte wo Mitarbeitende wichtige Informationen finden, in Modern SharePoint liegen. Zudem ist ein enormer Datenumfang, mind. 10.000 bis 20.000 Dokumente, und eine rege Nutzung erforderlich. Die Dokumente müssen auf SharePoint Online abgelegt sein.

Ohne Nutzung der Microsoft-365-Funktionen werden auch keine Themen, z. B. Projektkürzel, auf SharePoint unterstrichen oder hervorgehoben. Keine Inhalte: keine Erstellung von Topics.

Viva Learning

Die App Learning soll eine Übersichtsplattform für Lerndrittanbieter wie SAP Success Factors oder Skillsoft bieten.



Für die Nutzung muss Microsoft Teams als Teil eines Microsoft 365 oder Office 365 Plans vorliegen. Weiterhin wird ein Überblick darüber gebraucht, wo die Lerninhalte bislang gespeichert waren. Als Speicherort benötigen Sie SharePoint, da von dort die eigenen Lerninhalte eingebunden werden.

Ohne die Funktionen von Microsoft Teams oder SharePoint gibt es auch keinen Zugriff auf die Inhalte von Viva Learning. Mitarbeitende haben nicht die Möglichkeit, eigene erstellte Inhalte mit Kolleg:innen zu teilen.

Besser lernen und arbeiten

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für den digitalen Arbeitsplatz ist die Employee Experience Ihrer Mitarbeiter:innen. Mit Microsoft Viva wird eine Arbeitsumgebung erschafft, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt und neue Bereiche des Digital Workplaces ergänzt. Sie möchten auch in Ihrem Unternehmen die Mitarbeitererfahrung und die Lernmöglichkeiten verbessern? Dann ist unser Bootcamp Lernen & Employee Experience mit Microsoft 365 genau das Richtige für Sie! Bei Fragen zu Microsoft Viva oder den digitalen Arbeitsplatz stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.

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    Ireen Scholze