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Vom Meeting-Ergebnis zur erledigten Aufgabe: Custom Summary, Recap und Planner Agent in Teams

Vom Meeting zur Aufgabe: Wie der Planner Agent Besprechungen in den Projektplan überträgt

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Roland Klein

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So werden Besprechungsergebnisse in Microsoft Teams automatisch zu erledigten Aufgaben

Eine KI-Zusammenfassung nach dem Meeting gehört inzwischen zum Standard. Der eigentliche Bruch passiert einen Schritt später: Sobald aus der Zusammenfassung eine Aufgabe werden soll, die im Projektplan landet, hörte die Automatisierung bisher auf. Copilot in Microsoft Teams schließt diese Lücke inzwischen an mehreren Stellen, von der individuell zugeschnittenen Zusammenfassung bis zur automatischen Aufgabenübernahme in Planner.

Die wichtigsten Fragen zum Planner Agent in Microsoft Teams

Kompakte Einordnung, damit du sofort weißt, ob dieser Beitrag für dich relevant ist, bevor es in die Details geht.

  • Was ist eine benutzerdefinierte Zusammenfassung in Teams?
    Damit lässt sich vorgeben, wie Copilot ein Meeting zusammenfassen soll, etwa nur nach Aufgaben, Entscheidungen oder Risiken.
  • Was macht der Planner in Copilot Chat?
    Er kann Aufgaben aus Meetings, Chats oder E-Mails erkennen und in bestehende Planner-Pläne übertragen.
  • Kann Copilot Meetings als Audio zusammenfassen?
    Ja. Mit Audio Recap lässt sich eine Besprechungszusammenfassung anhören, auch mobil.
  • Welche Lizenz wird dafür benötigt?
    Custom Summary, Audio Recap und Planner Agent setzen eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz voraus.

Benutzerdefinierte Zusammenfassung: Recap nach eigenem Format

Die automatische Standardzusammenfassung nach einem Meeting deckt die wichtigsten Punkte ab, passt aber nicht immer zum eigenen Bedarf. Eine allgemeine Verlaufszusammenfassung hilft wenig, wenn eigentlich nur offene Punkte oder Entscheidungen gefragt sind. 

 

Für diesen Fall gibt es die benutzerdefinierte Zusammenfassung in der Besprechungsübersicht. Statt der Standardstruktur lässt sich hier ein eigenes Format vorgeben, etwa: “Fasse ausschließlich Beschlüsse, Deadlines und verantwortliche Personen zusammen, ohne Hintergrunddiskussion” oder “Erstelle eine Zusammenfassung in maximal zehn Stichpunkten mit Fokus auf Risiken und Budget”. Copilot erzeugt daraus eine Vorschau, die sich vor der endgültigen Übernahme noch anpassen lässt. Häufig genutzte Formate lassen sich als Vorlage speichern und stehen bei wiederkehrenden Meetings danach automatisch zur Verfügung.

 

Standart Recap vs Costum Summary

Neben den frei definierbaren Vorlagen gibt es inzwischen auch vorgefertigte Formate, etwa eine Sprecherzusammenfassung, die die Beiträge jeder teilnehmenden Person getrennt aufführt, oder einen Management-Report mit Fokus auf Ergebnisse statt Gesprächsverlauf. 

Voraussetzung für die benutzerdefinierte Zusammenfassung ist ein transkribiertes Meeting und eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz. 

Audio- und Videozusammenfassung: Meetings hören und anschauen statt lesen

Wer zwischen zwei Terminen wenig Zeit zum Lesen hat, kann sich Meetings inzwischen auch vorlesen lassen. Die Audiozusammenfassung wandelt das Transkript in eine gesprochene Zusammenfassung im Stil eines Podcasts um und lässt sich in der Teams-App auf dem Smartphone abspielen, etwa im Auto oder auf dem Weg zum nächsten Termin. Zur Auswahl stehen dabei unterschiedliche Sprechstile, darunter eine nachrichtenähnliche Variante, eine sachliche Management-Version und eine lockere Version. Die Audiozusammenfassung steht mittlerweile auch auf Deutsch zur Verfügung, neben Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Portugiesisch und Chinesisch. 

  

KI-Zusammenfassung Teams

Zusätzlich gibt es eine Videozusammenfassung. Sie schneidet kurze, kommentierte Ausschnitte aus der Aufzeichnung zu einem Highlight-Video zusammen und versieht sie mit Untertiteln. Dafür braucht es zwingend eine Videoaufzeichnung, ein reines Transkript reicht nicht aus. Für beide Formate ist eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz nötig. 

Planner Agent: Aufgaben direkt in den bestehenden Projektplan

Bislang endete die Automatisierung an einer bestimmten Stelle. Copilot und Facilitator erstellen zuverlässig Aufgabenlisten aus einem Meeting, diese blieben aber auf das jeweilige Meeting begrenzt. Um eine Aufgabe in einen bestehenden Planner-Plan oder eine Projektliste zu übernehmen, war bisher manuelles Nachtragen nötig. 

 

Der Planner Agent in Copilot Chat schließt diese Lücke jetzt. Aus einer einfachen Anweisung wie “Werte das Besprechungsprotokoll aus, erfasse alle Aufgaben und trage sie in diesen Plan ein” erstellt er die passenden Einträge, sowohl im persönlichen To-Do als auch in geteilten Planner-Plänen. Vor der endgültigen Übernahme zeigt er eine Vorschau der geplanten Aufgaben inklusive Details wie Fälligkeitsdatum, die sich an dieser Stelle noch anpassen oder ablehnen lässt. Der Agent kann auch bestehende Aufgaben aktualisieren, etwa Status oder Priorität ändern, wieder über eine einfache Anweisung im Chat. 

  

Planner Agent in Microsoft Teams

Wichtig für die Einordnung: In Microsoft 365 gibt es zwei unterschiedliche Werkzeuge mit ähnlichem Namen. Der Planner Agent innerhalb der Planner-App selbst legt neue Pläne samt Buckets und Struktur an. Der hier beschriebene Planner Agent in Copilot Chat übernimmt dagegen Aufgaben aus Chats, Mails oder eben Meetings in bereits bestehende Pläne. Das ist der Teil, der bislang gefehlt hat. 

 

Der Planner Agent ist mittlerweile für alle Nutzer mit einer Microsoft 365 Copilot-Lizenz allgemein verfügbar. Zusätzlich braucht die Person, die eine Aufgabe einträgt, Zugriffs- und Schreibrechte auf den jeweiligen Plan. 

Was diese Funktionen an Lizenz voraussetzen

Alle drei Funktionen setzen eine bezahlte Microsoft 365 Copilot-Lizenz voraus und gehen damit über die reine Live-Transkription hinaus, die bereits im Standard-Tarif enthalten ist. Wer unsicher ist, welche Lizenz im eigenen Tenant bereits vorhanden ist oder benötigt wird, klärt das am besten mit der eigenen IT-Abteilung oder dem Lizenzpartner ab. 

Custom Summary, Audio-Recap und Planner Agent im Zusammenspiel

Wer die Standardzusammenfassung durch ein eigenes Format ersetzt, bekommt Recaps, die sich direkt weiterverwenden lassen, etwa für einen Statusbericht. Wer unterwegs ist, hört sich das Ergebnis als Audiozusammenfassung an. Und wer Aufgaben nicht mehr manuell aus dem Meeting heraus in den Projektplan überträgt, nutzt den Planner Agent. Zusammen schließen diese drei Funktionen die Lücke zwischen Besprechungsergebnis und tatsächlicher Umsetzung im Projekt. 

 

Wer sich die Funktionen lieber in Bewegung anschaut: Die Aufzeichnung des Webinars zu diesem Thema zeigt Custom Summary, Recap-Formate und den Planner Agent direkt an Beispielen aus der Praxis. Bei Fragen zur Einrichtung, Nutzung etc. kommt gerne auf uns zu. 

Aufzeichnung ansehen

Copilot Circle: Wissensmanagement mit KI: Wissen, das sich selbst organisiert

Noch mehr Details gibt es in der Webinar-Aufzeichnung: Unser KI-Experte Roland Klein zeigt warum Wissensmanagement neu gedacht werden muss und wie Tools wie der Planner Agent und LLM-Wikis dabei helfen. 

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