Fachartikel Vom Intranet zum Digital Workplace

Digital Workplace, Future Workplace oder auch Digital Workspace – So unterschiedlich die Begrifflichkeiten für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft, so verschieden auch das was darunter verstanden wird. Für den Einen ein ganz normaler Remote Desktop, für den Anderen die Vision eines Arbeitsplatzes, die noch in weiter Ferne liegt. Oder ist es gar die „eierlegende Wollmilchsau“ für Zusammenarbeit, Kommunikation und Wissensaustausch?

Im Allgemeinen beschreibt der Begriff Digital Workplace das Arbeiten über digitale Kanäle, um damit ortsunabhängig zu sein, über welche Form des Zugriffs auch immer.

Im Kontext von Intranets wird der Begriff weiter gefasst: Der Digital Workplace ist die logische Weiterentwicklung des Social Intranets und ein integrierter Zugang zu Information, Kommunikation und Arbeitswerkzeugen. Ein schönes Beispiel für einen Prozess im digitalen Arbeitsplatz, ist die Genehmigung eines Projektes, zu der eine Unterhaltung stattfindet während Dokumente ausgetauscht und Deadlines verwaltet werden. Wie im Idealfall vorgesehen, werden Information, Austausch und Interaktion stark integriert und dadurch eine strukturierte Informationsverwaltung und Aufgabenbearbeitung ermöglicht.

Der Digital Workplace ist also eine integrierte, personalisierte, intelligente Plattform auf der man alles findet was man für seine Arbeit wissen muss, und auf der alles für die tägliche Zusammenarbeit strukturiert und nachvollziehbar bereitgestellt ist – inclusive Social Features. Mit Zugriff von überall und jederzeit!

Die Bestandteile des Digital Workplace

Das Erste was der Anwender sieht, ist eine personalisierte Einstiegsseite, die einen individuellen Zugang zu den verschiedenen Bereichen bietet. Für uns sind dies die drei wesentlichen Bestandteile – Informationen, Zusammenarbeit und Prozesse, die miteinander vernetzt sind.

Informationen dienen der Veröffentlichung von Richtlinien, Nachrichten und Content. Sie sind offiziell, verbindlich und von den zuständigen Stellen im Unternehmen autorisiert. Da sie von vielen Mitarbeitern aufgerufen werden, wird in deren konsumentenfreundliche Aufbereitung oftmals erhöhter Aufwand gesteckt. Zu diesem Teilbereich gehören auch die Nachrichten und Botschaften der internen Kommunikation, die typischer Weise auf der Startseite eines Intranets angezeigt werden.

Im Bereich Zusammenarbeit dominieren virtuelle Gruppenarbeitsräume und Communities, die einen Austausch unter den Mitarbeitern auf Augenhöhe ermöglichen. Durch die dezentrale Verwaltung können beispielsweise neue virtuelle Gruppen durch Mitarbeiter angelegt oder andere Mitarbeiter zu existierenden Gruppen eingeladen werden. Sowohl Expertise und Ideen, als auch Fragen und Vermutungen, können ausgetauscht werden. Die Verlässlichkeit und Verbindlichkeit der Informationen muss allerdings vom Mitarbeiter selbst eingeordnet werden. Üblicherweise sind die Informationen in Arbeitsform, z.B. in Form von To-Do-Listen, Diskussionsbeiträgen oder Dokumentenentwürfen.

Mit zunehmender Verbreitung der Social Instrumente rückt ein weiterer wichtiger Inhaltsbereich in den Fokus: Prozesse. Mit Hilfe von Workflows oder der Zusammenführung von Informationen aus verschiedenen Systemen im Unternehmen kann ein neuer integrierter Zugang zu verknüpfter Information geschaffen werden. Viele Unternehmen beschleunigen so Verwaltungsprozesse wie Urlaubsanträge, Einstellung neuer Mitarbeiter usw. Die Instrumente können aber auch für Kernprozesse wie beispielsweise Entwicklung neuer Produkte oder Vertriebsmonitoring.

Doch für keinen Mitarbeiter ist der gesamte Inhalt der drei Säulen relevant. Vielmehr geht es darum, einen bedarfsgerechten Zugang, Filter und proaktive Signale z.B. über Änderungen, Dashboards oder neue Postings der Kollegen bereitzustellen. Viele Softwareanbieter experimentieren in diesem Umfeld mit Ansätzen aus der künstlichen Intelligenz. Die persönliche Einstiegsseite gewinnt daher zunehmend an Bedeutung.

Die Zusammenstellung der jeweils benötigten Informationen, Zusammenarbeits- und Prozessinstrumente hängt stark von den Aufgaben des Mitarbeiters ab. Die Ausgestaltung der Säulen wird daher immer exakt auf das Unternehmen zugeschnitten.

Möchten Sie mögliche Potenziale für Ihren digitalen Arbeitsplatz der Zukunft erkennen? Haben Sie Fragen oder wollen Sie weitere Informationen? Senden Sie uns einfach eine E-Mail. Wir freuen uns über Ihre Nachricht.

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    Dr. Julian Bahrs