Vier Trends in Wissensmanagement und Collaboration

Die in mehr als 300 SharePoint-Projekten gemachten Beobachtungen haben wir ausgewertet und in einer Trendliste zusammengefasst. Darin wird verdeutlicht, auf welche Herausforderungen sich Unternehmen aktuell einstellen müssen und welche Entwicklungen zukünftig das Arbeiten prägen. Roland Klein, Geschäftsführer der IPI GmbH, sieht die Notwendigkeit, Unternehmen für sich wandelnde Informationsstrukturen und Arbeitsprozesse zu sensibilisieren: „Während unserer Arbeit konnten wir in den vergangenen Jahren eine kontinuierliche Veränderung in Unternehmen verschiedenster Branchen beobachten. Das Netzwerken ist in Form eines abteilungsübergreifenden Denken und Planen in Firmen angekommen. Diese stehen jetzt vor der Aufgabe, den Paradigmenwechsel in ihrer Unternehmenskultur und ihrer IT-Architektur zu verankern. Erfolgreich umgesetzte SharePoint-Projekte ermöglichen nicht nur den Wechsel, sondern fördern darüber hinaus dynamische Prozesse langfristig. Die vier vorgestellten Trends dokumentieren wiederkehrende Herausforderungen, denen Unternehmen begegnen werden.“
1. Social Networking erobert die Unternehmenswelt
 
Für neue, junge Mitarbeiter sind die Möglichkeiten der sozialen Vernetzung mittlerweile eine Selbstverständlichkeit, die sie auch aktiv von ihren Arbeitgebern einfordern. Diese Tendenz zum kollaborativen Arbeiten wird sich in den kommenden Jahren mit dem Generationenwechsel weiter verstärken. Um diesem Anspruch gerecht zu werden und gleichzeitig vom beschleunigten Wissens- und Informationsaustausch zu profitieren, müssen Unternehmen eine Strategie definieren. Social-Networking-Werkzeuge sind umfassend in das Arbeitsleben der Mitarbeiter zu integrieren. Gleichzeitig müssen Fragen der Datensicherheit und des Persönlichkeitsschutzes geklärt sein. Hier empfiehlt sich, frühzeitig den Betriebsrat in die Planung einzubinden.
 
2. Herkömmliche Wege des Informationsaustauschs verlieren an Bedeutung
 
Im Informationsaustausch werden sich die Hierarchien verändern. Das klassische Denken in Ordnern verliert ebenso an Relevanz wie Emails und Dokumente. Monolithisch geschlossene Informationswege der Mitarbeiter werden ersetzt durch firmeninterne Alternativen wie Foren, Blogs, Wikis und Activity-Feeds. Dadurch können die Anwender offener partizipieren und das Potenzial für Synergien wächst deutlich an. Wissen verbleibt nicht mehr hinter geschlossenen Bürotüren, sondern wird übergreifend und personenunabhängig zugänglich gehalten.
 
3. Die IT-Abteilung wird zum Consultant
 
IT-Abteilungen werden weniger als klassische Helfer in Problemfällen tätig sein. Der Schwerpunkt verlagert sich hin zur Beratung, um die Nutzer in Unternehmen zu ermächtigen, selbst die Lösungen für ihre Anwendungsfälle zu kreieren. Hierfür müssen neue Kompetenzen in Bereichen wie Anwendertrainings, Helpdesk und Kommunikation erschlossen werden. Gleichzeitig wird eine klare Governance benötigt, um die Dynamik des sogenannten „User-Enablings“ beeinflussen zu können.
 
4. Modelle wichtiger als Technik
 Technische Fragestellungen werden im Management von Wissen und Innovationen weiter von Bedeutung sein. Allerdings wird ein vorgelagertes und möglichst ganzheitliches Modell des Wissens- und Innovationsmanagements zunehmend wichtiger. Dabei kommen verschiedene Faktoren zum Tragen: Die Zielsetzung von Projekten muss klar definiert und in eine sinnvolle Informationsarchitektur eingebettet sein, die den Strukturen des Unternehmens gerecht wird und gleichzeitig nutzerfreundlich bleibt. Rollen und Aufgaben im System müssen den Anforderungen der Fachbereiche entsprechen. Damit die entwickelte Strategie nachhaltig implementiert wird, muss diese darüber hinaus durch die Unternehmensführung aktiv gestützt und über ein ständiges Nutzerfeedback evaluiert werden.