Zwei Genehmigungsprozesse mit Power Automate im Vergleich – praxisnah, nachvollziehbar und direkt im Microsoft-365-Umfeld umsetzbar.

Video: Wenn Genehmigungen zum Nadelöhr werden – und was man dagegen tun kann

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Genehmigungsprozesse digitalisieren mit SharePoint und Power Automate

Es beginnt oft unscheinbar: Eine redaktionelle Seite ist fertig, ein IT-Antrag muss geprüft oder eine Investitionsfreigabe eingeholt werden. Doch statt eines klaren Prozesses entsteht Unruhe. Wer gibt frei? Fehlt noch eine Rückmeldung? Wurde überhaupt schon jemand informiert? 

Genehmigungsprozesse sind essenziell – und gleichzeitig erstaunlich oft ein Schwachpunkt in der digitalen Zusammenarbeit. Weil sie nicht standardisiert sind. Weil sie auf Zuruf funktionieren. Oder weil sie in fragmentierten Systemen verlaufen, in denen Verantwortlichkeiten schnell verloren gehen. 

Dabei bietet Microsoft 365 längst Möglichkeiten, Genehmigungen strukturiert, nachvollziehbar und direkt in der Arbeitsumgebung abzubilden. Die Herausforderung ist nicht das Tooling, sondern vielmehr die Entscheidung, wie viel Flexibilität und Kontrolle ein Prozess tatsächlich braucht. 

Video: Standardisiert oder flexibel? Zwei Wege zur digitalen Genehmigung

Im Video zeigt Power Platform Experte Lion Schröder zwei realitätsnahe Wege, um Genehmigungsprozesse zu automatisieren: beide vollständig umsetzbar mit Power Automate und Microsoft 365. 

  • Der erste Ansatz nutzt den Approvals Connector. Eine pragmatische Lösung, die schnell eingerichtet ist und auf E-Mail-Benachrichtigungen basiert. Sie eignet sich ideal für standardisierte Freigaben mit klaren Entscheidungswegen, stößt aber an Grenzen, wenn es um individuelle Inhalte, UI-Gestaltung oder bedingte Workflows geht. 
  • Der zweite Weg arbeitet mit Adaptive Cards in Microsoft Teams. Diese Methode erlaubt deutlich mehr Spielraum: Genehmigungen erscheinen direkt im Chat, die Gestaltung ist flexibel, Interaktionen lassen sich gezielt steuern – z.B. mit Pflichtkommentaren, Button-Labels oder kontextabhängigen Antworten. Wer mit mehreren Beteiligten arbeitet oder die Freigabe nahtlos in die Kommunikation integrieren will, findet hier eine robuste Alternative zum klassischen E-Mail-Flow. 

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Was bei der Auswahl des richtigen Ansatzes zählt

Nicht jeder Freigabeprozess braucht maximale Flexibilität. Und nicht jede E-Mail-basierte Lösung ist von gestern. Entscheidend ist, wie gut sich der Prozess an den Arbeitsalltag anpassen lässt – nicht umgekehrt. 

Ob für redaktionelle Freigaben, IT-Anträge oder Investitionsentscheidungen: Wir unterstützen euch dabei, Genehmigungsprozesse gezielt zu standardisieren, passend zur Struktur eures Unternehmens und direkt auf Basis eurer Microsoft-365-Umgebung. Komm gerne auf uns zu – wir unterstützen euch mit Erfahrung, strategischem Weitblick und praxisnahen Lösungen. 

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