Eine Investition in Microsoft 365 bedeutet nicht automatisch, dass die Zusammenarbeit in einem Unternehmen reibungslos funktioniert. Allzu oft bleiben alte Gewohnheiten bestehen. Unterschiedliche Kulturen, eingespielte Abläufe und traditionelle Kommunikationswege sorgen dafür, dass Informationen weiterhin nicht dort ankommen, wo man sie braucht. Transparenz bleibt auf der Strecke. Stattdessen gibt es E‑Mail-Schleifen, Wartezeiten und Meetings. Sie kosten mehr Zeit, als sie nutzen.
Mit genau dieser Herausforderung kam ein mittelständisches Unternehmen* auf uns zu. Die Einführung von Microsoft 365 hatte nicht den erhofften Nutzen gebracht. Die Zusammenarbeit war weiterhin fragmentiert, geprägt von E-Mail-Schleifen, langen Abstimmungen und fehlender Transparenz. Unterschiedliche Kulturen und Arbeitsweisen führten zu Reibungen an Schnittstellen. Die Effizienzgewinne blieben aus. Der interne Sponsor war ein Mitglied des oberen Managements, das die digitale Transformation vorantreiben wollte und erkannte, dass eine strategische Optimierung notwendig war.
Wir haben bei diesem mittelständischen Unternehmen gezeigt, wie man die Situation ändern kann. Dazu brauchte es keinen großen Umbau, sondern nur einen klaren, wirkungsvollen Schritt. Unser Quick Win war die Einrichtung eines bereichsübergreifenden Austausch-Teams in Microsoft Teams, das alle relevanten Schnittstellen abdeckt. Die Kanäle orientieren sich an den Punkten, an denen bisher die meisten Reibungen entstanden sind: Dazu zählten beispielsweise Materialfreigaben, Änderungsprozesse und Kapazitätsplanung. Diese Kanäle haben wir als Shared Channels in die jeweiligen Bereichsteams eingebunden. Und für alle, die noch kein Bereichsteam hatten, haben wir eines eingerichtet, damit die neue Struktur nicht nur technisch funktioniert, sondern auch organisatorisch greift.
So finden die Mitarbeitenden die Informationen direkt dort, wo sie arbeiten, ohne zusätzliche Plattform und ohne Umwege. Die regelmäßigen Abstimmungstermine werden im entsprechenden Kanal vorbereitet, durchgeführt und dokumentiert. Es gibt keine E‑Mail-Flut mehr und keine verlorenen Informationen.
Im Team ist man stark. Erlebe die neue Art von Collaboration
Wir haben die relevanten Personen nicht einfach informiert, sondern von Anfang an aktiv eingebunden. In einem Bestandsaufnahme-Workshop haben wir gemeinsam die größten Pain Points identifiziert und die Use Cases priorisiert, die für alle spürbaren Nutzen brachten. Führungskräfte und operative Schlüsselrollen waren von Anfang an beteiligt. Sie waren keine bloßen Zuschauer, sondern gestaltenten aktiv mit. Die Entscheidung für diesen Quick Win war das Ergebnis einer gemeinsamen Bewertung: hoher Nutzen, geringer Aufwand, sofort sichtbare Wirkung.
Die Folgeschritte liefen bewusst nicht im Gleichschritt ab. Bei der bereichsinternen Optimierung der Zusammenarbeit ließen wir unterschiedliche Geschwindigkeiten zu. Manche Teams waren sofort bereit, neue Arbeitsweisen zu übernehmen, andere brauchten etwas mehr Zeit. Wir haben uns auf die jeweilige Führungskraft und das bestehende Teamklima eingestellt. Wo Offenheit und Experimentierfreude herrschten, konnten wir schnell neue Formate wie asynchrone Status-Updates einführen. Wo Skepsis überwog, haben wir zunächst kleine Anpassungen umgesetzt, um Vertrauen aufzubauen. So fand das Unternehmen einen Weg, der nicht überrollt, sondern alle mitnimmt.
Im Zuge der Schnittstellenoptimierung kamen nach und nach Anforderungen auf, Arbeitsprozesse nicht nur organisatorisch, sondern auch technisch zu verbessern. Viele dieser Prozesse waren bisher unstrukturiert und stark von manuellen Schritten geprägt. Gemeinsam mit den internen IT-Kolleg:innen haben wir ein Rahmenkonzept auf Basis der Microsoft Power Platform entwickelt, um diese Prozesse zu strukturieren und teilweise zu automatisieren. Dabei kamen wir ohne komplexe Eigenentwicklungen aus. Mit Low-Code-Ansätzen konnten wir erste Workflows für Genehmigungen und Informationsflüsse aufbauen. Unsere Spezialist:innen haben die Teams bei den ersten Themen begleitet, während die interne IT die Governance und Standards sicherte. So entstand eine Basis, die die Zusammenarbeit verbessert, und vor allem auch die digitale Prozesslandschaft nachhaltig modernisiert.
Das Unternehmen konnte zusätzlich die Auslastung der bestehenden Microsoft-365-Lizenzen deutlich steigern. Was vorher ungenutzt war, wird jetzt in den Fachbereichen aktiv eingesetzt und vereinfach die Arbeit. Funktionen, die bislang kaum bekannt waren, sind heute fester Bestandteil der täglichen Abläufe und schaffen Mehrwert.
Weil es zeigt, dass erfolgreiche Veränderung nicht mit einem Big Bang beginnt, sondern mit einem klaren, strategischen Quick Win. Und weil es beweist, dass Tempo kein Selbstzweck ist, sondern ein Instrument, das sich an Führung, Kultur und Realität orientieren muss. Wer klein startet, Vertrauen aufbaut und Ergebnisse liefert, schafft eine Dynamik, die aus sich selbst heraus größer wird: ohne Druck, ohne Überforderung, aber mit klarer Wirkung.
Möchtet ihre eure Zusammenarbeit neu denken und gleichzeitig die Basis für digitale Prozessoptimierung legen? Komm gerne auf uns zu , wir begleiten euch vom ersten Quick Win bis zur nachhaltigen Transformation.
* Hinweis: Aus Gründen der Vertraulichkeit wurde dieser Anwendungsfall anonymisiert. Die beschriebenen Maßnahmen und Ergebnisse basieren auf einem realen Projekt, wurden jedoch so aufbereitet, dass keine Rückschlüsse auf das Unternehmen oder beteiligte Personen möglich sind.
Lösungsbeispiele mit Microsoft Teams als zentraler Workhub
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