Teil 1: An der Mitarbeiter-App führt kein Weg vorbei, oder?

Der Begriff Mitarbeiter-App ist in aller Munde. Doch braucht wirklich jedes Unternehmen eine? Und wenn ja, welche Möglichkeiten haben Sie und wie gehen Sie am besten vor? Diese Fragen beantworten wir Ihnen in unserer dreiteiligen Blogserie.

Definition Mitarbeiter-App – Was ist das eigentlich?

Wie so oft bei solchen Begriffen fehlt eine genaue Definition und es bleibt ordentlich Interpretationsspielraum. Kernpunkte umfassen die Nutzung auf mobilen Endgeräten durch Mitarbeiter, um Informationen und Dienste des Unternehmens auch außerhalb des Desktop-Arbeitsplatzes ohne VPN-Verbindung anzubieten – und das rund um die Uhr und überall (ortunabhängig).

App-Relevante Business-to-Employee(B2E)-Informationen des Unternehmens:

• Neuigkeiten, Informationen zum Nachschlagen wie zum Beispiel die Richtlinie für Reisen (Darf ich jetzt das Taxi nehmen oder nicht?)
• Der Zugang und die Verbindung zu Kollegen über ein Telefonbuch oder per Chat (direkt Anrufen oder Schreiben mit dem Smartphone)
• Der interaktive Dialog über soziale Netzwerke
• Der ganze Bereich der Zusammenarbeit mit Kollegen. Dazu gehört auch der Zugang zu den Collaboration Workspaces und den darin enthaltenen Unterhaltungen, Dokumenten, Terminen, …

B2E-Dienste des Unternehmens

• Service Angebote, die sich direkt an die Mitarbeiter vom Personalbereich, der IT und Facility wenden
• Self Services wie das Einsehen von Gehaltsabrechnungen, Beantragen von Urlaub (auch das Genehmigen im Rahmen von Management Services), …
• Dieser Bereich kann um wertschöpfende Prozesse ausgebaut werden, wie etwa Mangel-Dokumentation bei einem Bauunternehmen, direkte Erstellung von Angeboten in der Interaktion mit Kunden bei Versicherungen, …

Aus meiner Sicht sind somit genau die Inhalte und Funktionen Bestandteil einer Mitarbeiter-App, die auch einen gelungenen Digital Workplace ausmachen. Ist eine Mitarbeiter-App also tatsächlich nur ein anderer Begriff für einen mobilen Digital Workplace? Eine spannende Frage!

Mobiler Digital Workplace = Mitarbeiter-App?

In unserer Beratungspraxis begegnen wir immer wieder unterschiedlichen Sichtweisen und Absichten, die sich aus der Rolle im Unternehmen ergeben.

IK – der Befürworter

Bei der internen Unternehmenskommunikation sehen wir beispielsweise häufig den Wunsch, die Reichweite des Intranets durch eine Mitarbeiter-App zu erhöhen und auch Kollegen ohne Zugang zum Intranet zu erreichen. Typische neu erschlossene Zielgruppen sind die Mitarbeiter in der Produktion oder Logistik, die aufgrund ihrer Arbeitstaktung und Ausstattung mit Laptops, VPN oder Zugang zu Terminals nicht erreicht werden. Die zweite typische Zielgruppe sind die Vielreisenden, etwa Vertrieb, Service-Mitarbeiter oder Management, die zwar die technische Ausstattung für einen direkten Zugang zum Intranet haben, für die aber eine Mitarbeiter-App ein neues Level an Bequemlichkeit bringen kann (z.B. Nutzung in Wartezeiten am Flughafen). Außerdem trägt natürlich eine App mit dem Logo und Namen des Unternehmens zum modernen Branding bei.

Vielleicht erhofft sich die IK durch das Instrument einer Push Nachricht, mit aktiver Benachrichtigung a la Breaking News bei Spiegel Online, eine höhere Sichtbarkeit von Stories – auch bei bereits erreichten Mitarbeitergruppen – als Ergänzung zu den Desktop-Systemen. Darüber hinaus ist die Unternehmenskommunikation oft ein Treiber von neueren digitalen Kommunikationsformen und kurbelt nicht selten auch die Einbindung von Mitarbeitern in sozialen Netzwerken an. Dies kann natürlich durch eine Mitarbeiter-App verbessert werden.

Was wollen die Mitarbeiter – Wir haben nachgefragt.

Im Rahmen der Bedarfsanalyse sind wir in Tiefeninterviews immer wieder über die Arbeitshemmnisse im Gespräch. Dabei ist die sofortige und einfache Verfügbarkeit von Diensten und Informationen wichtig (Convenience is King). Tatsächlich geben einige Mitarbeiter an z.B. auf dem Arbeitsweg die App für News nutzen zu wollen, das sei „Nice to have“. Viel wichtiger sind die Dienste, wie z.B. eine einfache Reisekostenabrechnung über Fotos der Belege oder der Urlaubsantrag während man mit der Familie die Reise plant.

Die Erwartung ist, dass das Unternehmen als Arbeitgeber und Anbieter von Dienstleistungen jederzeit zur Verfügung steht, so wie wir das von Amazon & Co. gewohnt sind. Dazu gehört auch die „Rund um die Uhr“-Verbindung und -Vernetzung zum Unternehmen oder besser zu den eigenen Zielen, To-Dos und den Kollegen. Es ist natürlich nicht erstrebenswert 24 Stunden am Tag zu arbeiten oder nach dem Feierabend nur vom Desktop auf das Smartphone zu wechseln und noch eine Schicht einzulegen. Die meisten Menschen können damit jedoch bewusst und geplant umgehen. Und man erhält ein gutes Gefühl, wenn es aus irgendwelchem Grund kritisch wird. Denn dann stehen Infos und Dienste des Unternehmens bereit.

Der überwiegende Teil der von uns befragten Mitarbeiter sieht es dabei nicht als problematisch an, auch auf einem privaten Smartphone eine Mitarbeiter-App zu nutzen – im Tausch gegen Bequemlichkeit. Selbst wenn es im Unternehmen keine BYOD-Strategie gibt.

IT – der Verhinderer?

Der IT kommt dabei oft eine schwierige Rolle zu: Zum einen hinken die meisten Systeme im Unternehmen hinsichtlich User Experience den optimierten konsumentenorientierten Diensten hinterher. Zum anderen muss die IT auch immer für Standards und Sicherheit sorgen. Dazu gehört zum Beispiel das Verbieten und ggf. Abschaffen der Schatten-IT wie WhatsApp- und Facebook-Gruppen oder das Unterbinden des Datenaustausches mit Dropbox und Co.

Natürlich ist im Jahre 2017 ein nicht mobil nutzbares Intranet nicht mehr State of the Art. Zum Teil sind auch für Zielgruppen wie Mitarbeiter in der Produktion keine Lizenzen vorhanden. Sollten die Kollegen eingebunden werden, müsste erstmal kräftig in Lizenzen investiert werden. Und Budget und Ressourcen sind normalerweise knapp. Außerdem sind eben auch komplexe Systeme, schwierige rechtliche Anforderungen und ggf. ein Wechsel in der Strategie erforderlich.

Wir meinen, die IT sollte die Anwender bestmöglich bei ihrer Arbeit unterstützen und dazu gehört auch die beste Plattform für die Zusammenarbeit anzubieten, so dass für WhatsApp und Co. keine Notwendigkeit mehr besteht.

Ok, überzeugt. Eine Mitarbeiter-App bringt einige Vorteile mit sich. Doch wie jetzt beginnen? In zwei Wochen in Teil 2 dieser Serie erfahren Sie es.

Für Fragen zum Thema stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung, schicken Sie uns einfach eine E-Mail.