Events Fachartikel Partner UnternehmenSuchen Sie noch oder wissen Sie schon? Die Mehrzahl der deutschen Unternehmen geht mangelhaft mit der Ressource „Wissen“ um.

​Eine Telefonumfrage des Instituts für Marktforschung zum Thema „Produktiver Umgang mit Wissen im Unternehmen“ hat ergeben, dass 51 Prozent der deutschen Unternehmen erheblichen Nachholbedarf im erfolgreichen Umgang mit Wissen haben. Mit unzureichenden Informationen wird den Mitarbeitern die Möglichkeit genommen, effizient und effektiv zu arbeiten. Die dadurch resultierenden Konsequenzen, Mehrarbeit, Fehler, inkorrekte Entscheidungen und Motivationsmangel, schlagen sich leider oft auf das Betriebsklima nieder. Wird jedoch Wissen produktiv und richtig genutzt, rechnen 76 Prozent der Befragten mit erheblichen Einsparungen und sogar 90 Prozent sehen einen direkten Zusammenhang mit der Steigerung der Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit.

300 Geschäftsführer sowie Mitarbeiter mit und ohne Personalverantwortung wurden aus verschiedenen Branchen befragt. Die Mitarbeiter zählen für 87 Prozent aller Befragten zu den wichtigsten Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens und ganze 71 Prozent entschieden sich für den Faktor „Wissen“. Erst dann folgt mit 41 Prozent die Weiterbildung, mit 31 Prozent wurden die Maschinen bewertet und nur 22 Prozent hielten einen günstigen Standort für wichtig. Ein weiterer interessanter Aspekt der Umfrage ergab, dass die Mehrzahl der Mitarbeiter (40 Prozent) das Intranet nutzt um an allgemeine Informationen zu gelangen. An zweiter bzw. dritter Stelle mit nur 17 Prozent stehen die Datenarchivierung sowie die Nutzung betriebsinterner Informationen. Nur 7 Prozent nutzen das Intranet für Kommunikation mit Kollegen und das Schlusslicht bildet das Organigramm, Telefon, ASP usw. mit 5 Prozent. Hieraus ergibt sich, dass ein Intranet selten für spezifische Information, die für Teams oder Abteilungen von Bedeutung sind, genutzt wird. Im Vordergrund stehen allgemeine Informationen.
Die Umfrage ergab weiterhin, dass trotz Intranets 88 Prozent der Mitarbeiter via E-Mail kommunizieren und 87 Prozent greifen zum Telefon bzw. kontaktieren den/die Kollegen/in persönlich. Das Intranet bzw. Collaboration Tools werden nur von 18% bzw. 16% der Befragten häufig zu Kommunikationszwecken genutzt.

Wenn es um die Kommunikation oder den Austausch großer Datenmengen mit externen Partner geht, wird hauptsächlich die altbewährte E-Mail gewählt. Nur jeder achte Befragte gibt an, ein Collaboration Tool zu benutzen und trotz Nachteile, werden große Datenmengen mit E-Mail verschickt.
Auch wenn 86 Prozent aller Befragten angeben, dass Wissensaustausch team- und standortübergreifend stattfindet, fehlen oftmals die geeigneten Tools und Kommunikationswege um Wissen auch übergreifend zu teilen. Interessant ist, dass die Wichtigkeit Wissen zu teilen den meisten Befragten durchaus bewusst ist. Die meisten Umfrageteilnehmer sind der Meinung, dass es für alle
Mitarbeiter, standortübergreifend, wichtig ist auf Wissen zugreifen zu können. Nur ein Drittel vertritt die Ansicht, Wissen nur für bestimmte Abteilungen zur Verfügung zu stellen.
Des Weiteren wurden die Mitarbeiter der verschiedenen Unternehmen gefragt, wie sie von Aktualisierungen relevanter Wissensquellen erfahren. Überragende 91 Prozent erfahren die Neuigkeiten über eine Rundmail, für 69 Prozenten erfolgen die Updates durch Kollegen. Die Mittelstellung hält hier das Intranet, das 67 Prozent der Befragten nutzen um sich über aktuelles Geschehen in Betrieb informieren. Auch Mitarbeiterversammlungen und Flurfunk spielen eine wichtige Rolle.
Um neuen Mitarbeiter relevantes Wissen sofort zur Verfügung zu stellen, erfolgt der Informationsaustausch bei 84 Prozent durch alte Kollegen, gefolgt von Intranet (68%), Einführungsveranstaltungen (68%) und regelmäßige Meetings (62%). Nur 24 Prozent nutzen hierfür ein Collaboration Tool, es werden eher noch Arbeitsgruppen gebildet (42%) oder man informiert sich durch einen Newsletter (42%) bzw. Infobroschüre (55%).

Über ein Viertel der Befragten gibt an, dass richtige Informationen und Wissen im Arbeitsalltag fehlen. Die Hauptursachen dafür sind intransparente oder fehlende Ablagesysteme, beschwerliche Suchfunktionen, mangelnde Bereitschaft von Kollegen Wissen zu teilen oder fehlende Speichertools. Die Mehrzahl der Angestellten fragt einen Kollegen, wenn wichtige Informationen benötigt werden. Viele wählen auch das Internet, um an relevantes Wissen zu gelangen, was oft zeitaufwendig ist. Für über 20 Prozent spielt der Server im Unternehmen kaum eine Rolle und ebenso unbedeutend ist die Benutzung von Wissensbanken. Die Befragten haben erkannt, dass die Gefahren einer mangelhaften Wissensbasis, Doppelarbeit, falsche Aufgabenerfüllung, Fehlentscheidungen und mangelnde Motivation sind. Über die Hälfte der Umfrageteilnehmer wissen nicht wie man Wissen produktiv nutzt und geben an, dass Prozesse und die Ablagestruktur für Wissen im Unternehmen verbesserungswürdig sind und wünschen sich ein zentral zugängliches Wissen. Die größten Herausforderungen für Wissensproduktivität sind laut Umfrage derzeit der funktionierende Austausch von Wissen, die Verfügbarkeit eines sinnvollen Suchsystems bzw. einer verbindlichen Ablagestruktur für Dokumente.

90 Prozent der Angestellten in einer Führungsposition sehen einen direkten Zusammenhang zwischen Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit sowie Wissensproduktivität. Über drei Viertel rechnen mit hohen Einsparungen bei einem effizienteren Umgang mit Wissen.
Wissen ist eine wertvolle Ressource mit der im Arbeitsalltag nicht produktiv umgegangen wird. Der Zugriff auf Wissen ist immer noch umständlich, was Mitarbeiter in ihrer Arbeiter behindert, dieses schlägt sich auch auf den Erfolg eines Unternehmens nieder. Eine Investition in Wissenmanagement wird sich positiv auf die Firmenbilanz sowie die Unternehmenskultur auswirken. Collaboration-Features ermöglichen nachfrageorientierten Austausch und flexible Software Lösungen bringen mit einem geringen Aufwand einen großen Nutzen.
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Hier gibt es noch mehr Infos zum Thema Wissensreifung:
https://www.ipi-gmbh.com/de-de/unternehmen/presse/Seiten/Der-Kreislauf-der-Wissensreifung.aspx

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    Anja Weidner