Best Practices Unternehmen Strukturierte Verwaltung von Fachbüchern und Großdokumenten

Wie geht man damit um, wenn man große Sammlungen an Weisungen und Regelungen verbindlich und einfach zugänglich machen möchte? Wenn insbesondere die Auskunft “Was galt zu einem Stichtag in der Vergangenheit” wichtig ist? Klassisches Content- und Dokumentenmanagement ist da schnell überfordert.

Wir haben daher zugeschnitten auf diese Wünsche eine Business Lösung erstellt, die zeigt, wie eine Zusammenführung von Dokumenten zu einem gemanagten Fachbuch aussehen kann und wie es in die Welt von Microsoft 365 und MS Teams integriert wird. Damit ermöglicht die Lösung eine strukturierte Bibliothek von Inhalten direkt in der Umgebung des digitalen Arbeitsplatzes.

Mit der Individuallösung behalten Sie den Überblick von Ihren Content-Seiten und können problemlos auf Änderungen in einem historischen Archiv zugreifen. Sie eignet sich vor allem für das Management von stark strukturierten und gemanagten Richtlinien, Weisungen, Dekreten, Geboten oder Verordnungen.
Wir zeigen Ihnen in den folgenden Abschnitten, wie so etwas aussehen kann und was für Highlights sich dahinter verbergen.

Vom Suchen und Finden

Durch die gut sichtbare Suchleiste ist es möglich, bestimmte Informationen in beispielsweise Verordnungen oder Richtlinien schnell zu finden.

Suchen Sie einen speziellen Begriff? Den Begriff in die Suchleiste eingeben und voilà, es wird Ihnen angezeigt, wo dieser Suchbegriff in Ihren Seiten enthalten ist. Selbstverständlich handelt es sich hierbei um eine Volltext-Suche. Bei dieser Suche werden die gesamten Texte der Fachbücher indiziert und durchgesucht.

Wie bei jedem gut strukturierten Fachbuch gibt es auch in unserer Anwendung ein „Stichwort Index“. Dieser zeigt an, wo ein bestimmter Begriff gefunden werden kann. Somit kommen Sie schnell und gezielt an die Stellen, die die gesuchten Informationen enthalten. Die Stichworte können Sie selbst bearbeiten und so neue hinzufügen oder nicht mehr gebrauchte löschen.


Verwaltung_Großdokumente_StichwortIndex


Historienfunktion oder: wann wurde was geändert?

Ein weiteres Highlight ist die Historienfunktion. Die verschiedenen Versionen eines Dokumentes werden in einem historischen Archiv beibehalten, damit Änderungen jederzeit nachvollzogen werden können. Mehr noch, es wird dokumentiert, wer was wann geändert hat und wer die Änderung zu welchem Zeitpunkt freigegeben hat.

Dies ist besonders hilfreich bei Inhalten, die oft geändert werden, jedoch alte Versionen aufgrund von z. B. Vertragsabschlüssen nachprüfbar sein müssen. So kann schnell geprüft werden, was zu einem bestimmten Zeitpunkt X galt. Wie Sie an dem Bild unten sehen, werden die einzelnen Versionen in einer Kapitelhistorie angezeigt, wobei die aktuelle Version als solche eindeutig gekennzeichnet ist. Dabei ist es möglich, nach einem bestimmten Datum zu suchen und die zu diesem Zeitpunkt veröffentlichte Version zu sehen. Besonders wenn Sie hunderte oder tausende Versionen haben, ist dies eine wichtige Funktion.


Verwaltung_Großdokumente_Kapitelhistorie


Wo war was? Lesezeichen einfügen

Markieren Sie in Büchern wichtige Stellen auch gerne mit Post-its, um diese später wiederzufinden?
In unserer Anwendung geht dies ebenfalls, ganz ohne bunte Zettelchen. Sie erstellen im gewünschten Kapitel ein Lesezeichen. Die persönlichen Lesezeichen können anschließend abgerufen und in alphabetischer Reihenfolge der Überschriften dargestellt werden.


 


Highlights setzen und Inhaltsverzeichnis

Der Mensch nimmt Informationen vor allem visuell wahr. Sobald etwas farblich hervorsticht, erzielt dies Aufmerksamkeit. Daher ist das Setzen von Highlights selbstverständlich möglich. Damit legen Sie den Fokus zum Beispiel auf Änderungen im Text, sodass geänderte Textpassagen gleich ins Auge fallen.
Wie Sie sehen, gibt es auch ein Inhaltsverzeichnis, welches die einzelnen Kapitel in einem Fachbuch anzeigt. Die einzelnen Kapitel können mit drag & drop verschoben werden. Ein strukturiertes Verwalten Ihrer Content-Seiten ist somit gesichert.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Verschiedene Zugänge zu relevanten Informationen über Kapitelnavigation, Stichwort Index, Historienfunktion und Lesezeichen
  • Strukturierung durch Inhaltsverzeichnis
  • Verschieben von Kapiteln per drag & drop
  • Läuft direkt in der M365-Umgebung
  • Integriert in MS Teams
  • Komplett auf die Bedürfnisse Ihres Dokumentmanagement zugeschnitten.

Klingt interessant für Sie? Mehr Informationen zu diesem Beispiel sind hier zu finden. Wenn Sie erfahren wollen, wie Ihre Individuallösung aussehen könnte, dann nehmen Sie doch einfach Kontakt mit uns auf. Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Schauen Sie sich auch unsere weiteren Lösungsbeispiele auf Basis von Microsoft 365 an.

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    Ireen Scholze