Fachartikel Social Network meets Knowledge Management – Yammer innerhalb der IPI

Bereits im Vorfeld wurde für die diesjährige Microsoft Ignite eine Reihe von Neuigkeiten bezüglich der Office 365-Tools angekündigt. Besonders im Fokus liegt hier Yammer. Deshalb befassen wir uns heute mit dem Social Network. Haben Sie im Unternehmen bereits selbst Erfahrungen mit dessen Einsatz gemacht? Wir möchten Ihnen vorstellen, wie wir als IPI GmbH Yammer aktiv in unserem Arbeitsalltag nutzen.

Das soziale Unternehmensnetzwerk

Dank Office 365 und Yammer können Sie ganz einfach ein Enterprise Social Network (ESN) in Ihr Unternehmen einführen, dass die Mitarbeiter untereinander vernetzt. Man kann verschiedene Communities mit den unterschiedlichsten Themenschwerpunkten anlegen, um sich untereinander auszutauschen. Es gibt zudem noch weitere Aspekte, die zur aktiven Teilnahme anregen: Like-Funktion, Erstellen von Umfragen, Verteilen von „Lob“ oder das Stellen von Fragen. Diese Funktionen sind in der Regel durch die lange Nutzung von anderen privaten sozialen Medien nichts Neues für die Mitarbeiter und stellen keine Probleme dar.

All diese Funktionen machen wir uns in der IPI GmbH selbstverständlich zu Nutze. Yammer dient bei uns dem Austausch und der Verbreitung von Informationen. Dort werden Neuigkeiten von der Geschäftsführung geteilt, neue Mitarbeiter vorgestellt, Eventeinladungen gepostet oder informiert, wenn ein Kuchen in Küche steht. Zudem gibt es weitere Communities, die sich mit den internen Belangen der IPI befassen. Als Beispiele seien hier IT-Services, Vorschläge/Ideen sowie der interne Digital Workplace genannt. In diesen Gruppen steht es jedem Mitarbeiter frei, Problemstellungen, Verbesserungen, Lösungsvorschläge und schlichte Informationen zu posten oder sich an Diskussionen zu beteiligen. Aber es gibt auch einen anderen wichtigen Aspekt, den Yammer bei uns in der Firma abdeckt.

Die neue Ansicht des Yammer-Feeds, die auf der MS Ignite gezeigt wurde

Knowledge Management in Yammer

Die andere wichtige Funktion, die das Office 365-Tool ausfüllt, ist der zentrale Ort des Wissensaustauschs. Wir haben hier unterschiedliche Gruppen mit den verschiedensten Themenschwerpunkten angelegt. In den Communities wie „Infrastruktur & Technik“, „Anwendungen & Apps“ oder „Development & Design“ können alle Mitarbeiter ihr Wissen zu den jeweiligen Themen teilen oder Problemstellungen posten, zu denen sie sich von den Kollegen Input oder Hilfe erhoffen. Oft werden Links zu Neuheiten, Änderungen oder allgemeinen Entwicklungen gepostet. All das geschieht völlig offen und ohne jeden Zwang. Es gibt keine formellen Vorschriften, wie ein Post oder eine Antwort auszusehen hat. Das ist ein großer Vorteil, denn so ist die „Hemmschwelle“ niedrig gehalten.

Hinter jeder Gruppe liegt eine dazugehörige SharePoint Seite (auch „Yammer Connected Group“ genannt). Dort kann jeder Mitarbeiter “Blogartikel” in Form von abgeänderten “News-Posts” bzw. Neuigkeiten erstellen, die in den SharePoint Sites dauerhaft erhalten bleiben. Das kann ein kurzer Erfahrungsbericht, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung oder auch die Lösung eines Problems sein. Ebenso wird die Dokumentenbibliothek der Seite genutzt um Checklisten, Vorgehensweisen oder andere dauerhafte Informationen in Dokumentenform abzuspeichern.

Durch diese Vorgehensweise lässt sich nebenbei ein tolles internes, Wiki-ähnliches System aufbauen, auf das die Mitarbeiter bei Bedarf zurückgreifen können. Durch das korrekte Tagging und die Suchfunktion lassen sich auch leicht ältere Beiträge wiederfinden.

Dank eines Message-Services von Flow gibt es bei uns aktive Benachrichtigungen im Yammer-Feed der jeweiligen Gruppe, sobald eine neue SharePoint Page erstellt oder eine bestehende geändert wurde. So entgehen die neuen Infos niemandem.

Unter dem Dach des Knowledge Hub sind alle SharePoint Seiten vereint, es handelt sich sozusagen um die Übersichtsseite unserer Wissens-Datenbank. Hier werden die Artikel & Blogs anzeigt, die zuletzt erstellt wurden. Ebenso verhält es sich mit Dokumenten und den Knowledge Sites. So kann man sich unabhängig von den Themen einen schnellen Überblick verschaffen, was es wissenswertes Neues gibt und direkt in die entsprechenden Artikel oder Sites abspringen.

Beispielhafter SharePoint WebPart

Wie setzen Sie Yammer in Ihrem Unternehmen ein? Lassen Sie es uns gerne wissen. Wenn Sie Fragen haben oder mehr über die Funktionalitäten erfahren möchten, sind wir natürlich gerne für Sie erreichbar. Gestern gab es auf der Microsoft Ignite viel Neues bezüglich Yammer. Im nächsten Beitrag am kommenden Donnerstag erfahren Sie alles Wissenswerte rund um die neuen Features von Yammer.

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    Christina Reif