Fachartikel Unternehmen Schluss mit der Unzufriedenheit – Verbessern Sie Ihr Intranet!

95% der Mitarbeiter aus der internen Kommunikation sind unzufrieden mit ihrem Intranet. Das war das Ergebnis einer Umfrage, die ich neulich als Referent unter den Teilnehmern einer Fachtagung für interne Kommunikation durchgeführt habe. Kommt Ihnen das bekannt vor? Und vor allem: was können Sie tun, damit die Zufriedenheit steigt und Sie das Intranet als zentrales Instrument für Ihre Botschaften nutzen können?

Zugegeben meine kleine Umfrage ist nicht besonders repräsentativ. Aktuelle Studien zu diesem Thema zeigen zwar weniger drastische Ergebnisse aber dennoch eindeutige. Nur jeder zweite Anwender ist mit seinem Intranet wirklich zufrieden. Das ist die Bilanz einer im November veröffentlichten Befragung des Marktforschungsinstituts Facit Digital unter 500 Angestellten deutscher Unternehmen mit 10.000 und mehr Mitarbeitern.

Veraltete Informationen, überflüssige oder doppelte Inhalte, niemand findet was er sucht. Niemand fühlt sich verantwortlich. Die IT hat das Tool eingeführt, die Kommunikationsabteilung muss jetzt mit dem Gegebenen arbeiten. Verschiedene Silos werden für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit genutzt. Von Netzlaufwerken, über CRM-Systeme bis zu Content-Management-Programmen.

Die Gründe für die Unzufriedenheit mit dem Intranet sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Laut der Studie liegt der größte Handlungsbedarf aber vor allem bei der Usability und der Informationsarchitektur. Diese Bereiche sind nicht nur für die Zufriedenheit der Nutzer am wichtigsten – gleichzeitig sind hier die meisten unzufrieden.

Das Thema Usability schreibt sich der Großteil der Unternehmen inzwischen zwar groß auf die Fahne und definiertes sogar als Ziel für ihr Intranet, oft ohne dies inhaltlich zu untermauern oder z.B. in Anwendertests oder Reviews zu überprüfen.

Erfolgsfaktor Informationsarchitektur

Ebenso wichtig ist das Thema Informationsarchitektur und Auffindbarkeit der gesuchten Informationen. Inhalte können qualitativ noch so hochwertig sein, wenn sie nicht gefunden werden, bringt das rein gar nichts. Erst neulich bin ich bei einem Kunden wieder auf ein Negativ-Beispiel gestoßen: Tolle Newsartikel, sogar auf der Startseite – allerdings im unteren Bereich, kaum sichtbar und dann auch noch als PDF. Manchmal findet man im Unternehmens-Intranet aber auch gar keine News oder eben nur „Zweite-Reihe-News“ der einzelnen Fachbereiche auf Unterseiten, ohne klare zentrale Anlaufstelle. Besonders häufig sind auch die Möglichkeiten und der Nutzen der Collaboration Angebote bei den Mitarbeitern nicht angekommen. Oder es gibt Defizite in der Intranet Organisation?

Egal welche Gründe bei Ihnen zur Unzufriedenheit über das Intranet führen, wir empfehlen ein Re-Assessment der Leistungen Ihres Digital Workplace. Wollen Sie bereits selbst den ersten Schritt machen? Mit unserem kostenlosen Intranet Quick Test finden Sie heraus, wo Verbesserungspotentiale schlummern.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie weitere Informationen zum Thema? Schreiben Sie uns gerne eine E-Mail! Wir freuen uns auf Ihre Anregungen!

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    Dr. Julian Bahrs