Fachartikel Remote Workshops organisieren und durchführen – Teil 2

Letzte Woche bin ich im Teil 1 meines Beitrags schon ausführlich auf Möglichkeiten von Remote Workshops mit Microsoft Teams eingegangen. Diese Woche möchte ich noch auf drei Workshopformate kurz eingehen und eine mögliche virtuelle Umsetzung skizzieren:
  • World Café
  • Bar Camp
  • Walt Disney Methode

World Café virtuell

Die Methode ist besonders wirkungsvoll bei heterogenen, durchmischten Teilnehmergruppen, die gemeinsam von einem Thema betroffen sind. Sie eignet sich gut, um

  • unterschiedliche Sichtweisen zu einem Thema zusammenzuführen.
  • innerhalb kurzer Zeit einen Handlungsplan zu entwerfen.
  • gemeinsam Strategien zu entwickeln.
  • Feedback und Resonanz zu bereits erarbeiteten Vorschlägen zu geben und ggf. Verbesserungsvorschläge zu erarbeiten.
  • im Rahmen von Projektauswertungen oder Erhebung von Zwischenständen.

Ein regelmäßiger Nebeneffekt ist die Vernetzung der Teilnehmenden, die durch die interaktiven Diskussionsrunden quasi „nebenbei“ passiert.

Ablauf:

  • Pro „Tisch“ ein Gastgeber, dieser verbleibt dort und sorgt für die inhaltliche Verknüpfung der Erkenntnisse aus den unterschiedlichen Diskussionsrunden.
  • Gruppen von 4-6 Personen pro Tisch.
  • Bearbeitung von 2-3 Fragen in Gesprächsrunden von 15-30 Minuten an allen Tischen.
  • Zwischen den Gesprächsrunden mischen sich die Teilnehmer.
  • Mögliche Fragen:
    • Die erste Frage hat öffnenden/sammelnden bzw. analytischen Charakter, um alle Informationen und Ideen zu einem Themenfeld zusammentragen.
    • Die zweite Frage ist dann eher engführend und handlungsorientiert gestellt, z. B. „Was müssten wir heute beschließen, um xy zu erreichen?“.
    • Reflexion: Ergebnisgalerie und Priorisierung der wichtigsten Aussagen.

Empfehlung für die Durchführung remote:

  • Ein Team für das World Café erstellen.
  • Allgemein Kanal für die Organisation, Eröffnung und Reflexion.
  • Kanäle für die verschiedenen „Tische“.
  • Nutzung von OneNote in den Kanälen um Aussagen festzuhalten.

Barcamp virtuell

Mit der Premiere des TeamsBarcamp im Januar diesen Jahres war der Auftakt für die Umsetzung von Barcamps in Microsoft Teams gegeben. Ich durfte als Teilgeber und meine Kollegin Nadine Schäffer als Mit-Organisatorin Zeuge dieser spannenden Premiere werden.

Ein paar Learnings haben wir für uns mitgenommen, wenn wir nun Barcamps in den digitalen Raum verlegen.

Empfehlung für die Durchführung remote:

Gut funktioniert ein Barcamp in Microsoft Teams bei einer maximalen Dauer von 3-4 Stunden mit ausreichend geplanten Pausen. In der zweiten Ausgabe wurde dem mehr Raum gegeben als in der Premiere und auch eine virtuelle Kaffeerunde eingerichtet.

Der Aufbau in Teams mit Kanälen sollte genutzt werden, um die einzelnen Bestandteile des Barcamps abzubilden. Eine gute Kanalstruktur könnte beispielsweise wie folgt aussehen:

  • Allgemein (dient lediglich der Administration)
  • 001- Ankündigungen (hier werden Ankündigungen zum Ablauf gepostet und die Start- und Endsession abgehalten)
  • 002- Sessionplanung (hier findet die Sessionplanung mit Planner statt)
  • 003- Technischer Support (hier können Nutzer Fragen zur Technik austauschen)
  • 004- Feedback (hier kann man auch einen Link zu einer Formsumfrage einbinden)
  • 005- Session 1
  • 00X- Session X
So schafft man eine praktikable Struktur für den Ablauf des Barcamps. Je nach Größe des Barcamps ist es eventuell auch sinnvoll Start- und Endsession als Live-Event zu planen.
Auch hier bietet es sich an OneNote zur Dokumentation der einzelnen Sessions zu nutzen. Dadurch entsteht eine regelrechte Wissensdatenbank, die auch über das Event hinaus einen Mehrwert liefert.

Walt Disney Methode virtuell

Die Walt-Disney-Methode (auch Walt-Disney-Strategie genannt; im englischen Sprachraum Disney method) ist eine Kreativitäts-Methode auf der Basis eines Rollenspiels, bei dem eine oder mehrere Personen ein Problem aus drei Blickwinkeln betrachten und diskutieren.
  • Der Träumer ist subjektiv orientiert und enthusiastisch, enthält sich aber eines praktischen Urteils zu einer Idee oder Analyse.
  • Der Realist nimmt einen pragmatisch-praktischen Standpunkt ein, entwickelt Aktivitätenpläne und untersucht die notwendigen Arbeitsschritte, -mechanismen und Voraussetzungen.
  • Der Kritiker fordert heraus und prüft die Vorgaben der anderen. Ziel ist konstruktive und positive Kritik, die hilft, mögliche Fehlerquellen zu identifizieren.
Empfehlung für die Durchführung remote:
  • In einer kleinen Gruppe bis max. 4 Personen.
  • Anstatt den Hut aufzusetzen, wird der Hintergrund entsprechend der Rolle angepasst.
Man sieht, sowohl klassische Workshop-Formate als auch Großereignisse im Businesskontext lassen sich mit den Mitteln von Microsoft 365 gut umsetzen. Auch in Zeiten, in denen man sich nicht in Person treffen kann, kann man produktive und wertschöpfende Workshops durchführen und dabei noch von den Vorteilen der virtuellen Zusammenarbeit profitieren: keine Reisekosten, flexiblere Planung und CO2 gespart.

Wenn Sie noch weiter Fragen zu den einzelnen Formaten haben oder Unterstützung bei der eigenen Organisation benötingen, kommen Sie gerne auf uns zu!

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    Felix Gronau