Advanced Uses Cases in Microsoft Teams

In der Pandemie waren viele Unternehmen gezwungen, schnell die Arbeitswelt der Mitarbeiter:innen in einem reinen remote Arbeitsplatz umzugestalten. Microsoft Teams hat sich hier für zahlreiche Unternehmen als ideales Tool herauskristallisiert. Die Plattform konnte zeitnah zum Einsatz kommen und die Business-Kontinuität war dadurch gegeben.

Mitarbeitende waren in der Lage in einem ersten Schritt sicher weiter zu kommunizieren und Informationen auszutauschen. Der nächste Weg in Richtung Teamwork kam mit der Anwendung von Microsoft Teams als Teamlösung. Dokumente konnten weiterhin gemeinsam bearbeitet werden, ohne physisch anwesend zu sein. Aufgaben ließen sich im Team organisieren.

Wir als IPI sprechen hier von Anwendungsfällen und Szenarien im Basis Teamwork Bereich.

Nachdem man sich organisiert hatte und das tägliche Arbeiten fortgeführt werden konnte, erkannten viele Unternehmen und Mitarbeiter:innen den Mehrwert der digitalen und virtuellen Zusammenarbeit und wagten sich in neue Bereiche vor.

In einem weiteren Schritt wurden Szenarien aus dem „Advanced Teamwork“ evaluiert. Microsoft Teams wandelte sich nun zu >dem< täglichen Arbeitstool. Mitarbeitenden verbrachten immer mehr Zeit in der Plattform und Fachabteilungen erkannten die Vorteile dort Präsenz zu zeigen. Entgegen der Befürchtung vieler Unternehmer brach die Produktivität der Mitarbeiter:innen dadurch nicht ein, Daten aus China belegen eher das Gegenteil.


Exemplarisch für den Bereich Advanced Teamwork möchten wir uns heute einem typischen HR-Szenario annehmen, das in Zeiten der Pandemie einen Wandel erlebt hat: dem Recruiting-Prozess.

Neue Anforderungen und Herausforderungen

Der Arbeitsmarkt hat sich besonders in den letzten beiden Jahren stark gewandelt. Es gibt neue Anforderungen an Arbeitssuchende und Arbeitsgebende. Die Aufgaben der HR haben sich verändert und es herrscht in vielen Bereichen ein Konkurrenzkampf um motivierte und qualifizierte Mitarbeitende.

Neben Gehalt oder Urlaub, werden immer mehr andere Faktoren für Kandidat:innen wichtig. Z. B. haben in einer Studie 75 % der Arbeitssuchenden angegeben, dass sie das Image und die Unternehmensidentität berücksichtigen, bevor sie sich überhaupt auf eine Stelle bewerben. Eine ansprechende und gelungene Employee Experience ist ebenso ein bedeutender Erfolgsfaktor im „War for Talents“.

So ist der Recruiting-Prozess nicht nur für Kandidat:innen wichtig, um sich zu präsentieren, sondern auch für das Unternehmen bedeutsam. Schließlich ist es der erste Eindruck, den der/die Bewerber:in vom Arbeitgeber erhält. Ein transparentes Einstellungsverfahren und effizienter und nahtloser Recruiting-Prozess sind somit unabdingbar, um vielsprechende Talente für das Unternehmen zu gewinnen.

Unser Tipp: Ein eigener Teams-Kanal für das Recruiting erleichtert die Zusammenarbeit. In diesen Kanal können das Personalmanagement, Manager:innen und Teammitglieder Lebensläufe und Anschreiben bereitstellen und prüfen. Meetings und Chat lassen sich nutzen, um Bewerber:innen zu diskutieren und die nächsten Schritte zu verfolgen. Da es sich um sensible Daten handelt, empfehlen wir hier Private Channels. In diesen Kanälen müssen Mitglieder von Team-Besitzer:innen eigens hinzugefügt werden. Die Daten des Channels haben eine separate Website in SharePoint Online, unabhängig von der SharePoint-Seite des Teams. So haben auch nur diejenigen Zugriff auf die Daten, die dem privaten Kanal angehören.

Nicht nur Teammeetings auch Bewerbungsgespräche lassen sich wunderbar mit Microsoft Teams durchführen. Gerade in jetzigen Zeiten mit (eventuellen) Kontaktbeschränkungen, ist ein Videogespräch empfehlenswert: Zeit und Kosten werden gespart, Bewerbende bleibt die oft stressige Anreise erspart und der Termin ist flexibler planbar.

Durch den Zugriff auf die Mitarbeitenden-Kalender lassen sich Termine für Bewerbungsgespräche schnell und nahtlos vereinbaren. Nach Abstimmung für einen passenden Zeitpunkt wird ein Teams-Link zum Online-Treffen an Applikanten geschickt. Auch wenn diese keinen Microsoft 365 Account besitzen, sind sie in der Lage, als Gäste am Gespräch teilzunehmen. Der Link öffnet daraufhin die Browser-Version von Microsoft Teams. Im Meeting kann dann der Bildschirm geteilt werden, um Unternehmensvideos und -präsentation zu zeigen.

Googeln Sie Online-Bewerbungsgespräch, so finden sich viele Ratschläge für Bewerber:innen. Tipps wie gute Beleuchtung, genügend Ruhe und andere Geräte lautlos stellen (wenn möglich) sind auch für Arbeitgeber zu empfehlen.

Ist eine Position besetzt, kann bei ähnlichen offenen Positionen das Recruitment-Team auf vorhandene Lebensläufe zugreifen.

Teamwork neu denken

Sie möchten die digitale Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen verbessern und Collaboration neu gestalten? In unserem Teamwork Assessment zeigen wir Ihnen alle Vorteile, Anwendungsfälle und Chancen für Modern Teamwork!

Bei Fragen über den Recruitment-Prozess in Microsoft Teams oder ein anderes Thema des digitalen Arbeitsplatzes zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns – wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung!

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    Ireen Scholze