Fachartikel Office 365-/SharePoint-Intranet mit oder ohne Aufsatz? Unsere Sichtweise und Erfahrung – Teil 3

In Teil 1 und Teil 2 dieser Blogserie haben wir erläutert, wie es zu den Add-On-Intranet-Aufsätzen kam und wie unsere Erfahrungen in vergangen Projekten waren. Heute geht es darum, warum wir zukünftig Office 365-Intranets und digitale Arbeitsplätze ohne Aufsatz anbieten werden.

Anfang 2020 haben wir beschlossen, unseren Kunden zukünftig Lösungen komplett ohne Add-On- Intranet-Aufsatz anzubieten. Wir halten die Basisplattform, die Microsoft mit Office 365 und Modern SharePoint anbietet, heute für soweit ausgebaut, dass sie selbst einen vollständigen Baukasten für ein modernes, mobiles und soziales Intranet anbietet. Im Grunde genommen muss Modern SharePoint in Office 365 selbst als Intranet-Aufsatz gesehen werden. Nur eben ohne die aufsatztypischen Nachteile wie Lizenzkosten, Abhängigkeiten von einem weiteren Lieferanten und dem in Teil 2 genannten Lock out-Effekt. Das Intranet ist so eine gekapselte Lösung und profitiert von der vollen Innovationsgeschwindigkeit, die Microsoft an den Tag legt.

Natürlich liefert Microsoft in seiner Lösung ebenfalls definierte Design- und Funktionsentscheidungen, die nicht, genau wie bei den Aufsätzen, zu jedem Unternehmen passen. Typische Use Cases für News inklusive Feedback, Enterprise Social Networking, Profile, Veröffentlichung, App Launcher, Integration von Video, mobile Nutzung, Suche und vieles mehr sind standardmäßig enthalten. Leichte Schwächen bestehen aktuell noch im Bereich Mehrsprachigkeit und Navigation – für beides sind bereits Weiterentwicklungen angekündigt bzw. haben wir bereits sehr gute Lösungen in unseren Kundenprojekten durch Anpassungen gefunden.

Typische Szenarien einfacher Intranets lassen sich komplett mit OOB-Funktionen abdecken. Trotzdem verändern viele unserer Kunden die Lösungen durch punktuelle Verbesserungen zu Gunsten der User Experience oder dem Design.

Auch das Argument der schnelleren Einführung durch die Add-On-Produkte konnten wir in der Praxis nicht bestätigen. Auf Grund des Modern SharePoint Baukastens kann man ebenso im Rapid Prototyping Lösungen finden. Selbst wenn ein Customizing erfolgt, kann dies in sehr schnellen Zyklen umgesetzt werden. In unserer Case Study von Schwan Stabilo zeigen wir, wie in kurzer Zeit ein solches Intranet umgesetzt wurde.

Wir wissen aus mehreren hundert Kundenprojekten, dass ein Intranet immer ein Maßanzug ist und deswegen ein hoher Fit, der nur mit individuellen Lösungen zu erreichen ist, für ein wirklich gutes Intranet- oder eine Digital Workplace-Erlebnis erforderlich ist. Das Gute: Anstelle mühsam eine Lösung auszusuchen die nur zu 70 % passt und dann für Lizenzen und Anpassung doppelt zu zahlen können wir den Grad der Anpassungen sehr genau auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden und so eine geeignetere Lösung anbieten.

Um die Geschwindigkeit zu erhöhen, haben wir verschiedene Muster und bereits erprobte Lösungen parat, die an Ihre Wünsche angepasst werden können. Sie lernen daher keine Technologien, sondern erstellen mit unseren Beratern eine Skizze des idealen Intranets – und wir kümmern uns um den Rest.

Sie meinen, in Office 365 darf kein Customizing erfolgen oder es wird durch den Evergreen-Ansatz keinen Bestand haben? Richtig ist, dass sich die Vorgaben und die Architektur geändert haben. Die Anpassungen können heute nicht mehr das ganze System lahmlegen oder erfordern auch keinen Neustart mehr sobald ein Update eingespielt wird. Aber Office 365 ist definitiv eine offene Plattform, die Erweiterungen an vielen Stellen in der Architektur vorsieht. Diese Erweiterungen sind explizite Strategie der Plattform, die von Microsoft vorgegeben wird. Unsere Entwickler sind daher in der Lage sichere Anpassungen in Office 365 vorzunehmen. In den Jahren mit Office 365 hat sich kaum technisch notwendiger Anpassungsbedarf ergeben. Verbreiteter sind Verbesserungen und Ergänzungen von beliebten Funktionen. Diese können im Individualmodell nach Ihren Vorgaben jederzeit zu Ihrem Wunschzeitpunkt umgesetzt werden.

Für die Lösungen, die wir für Sie erstellt haben, stehen wir gerne auch langfristig für Wartung und Anpassungen zur Verfügung – so dass Sie auch bei Änderungen in Office 365 keine Probleme fürchten müssen.

Wir meinen, durch diese Entscheidung zu qualitativ besseren und vor allem zu Ihrem Einsatzzweck passende Lösung beizutragen. Das Beste daran: Über die Laufzeit betrachtet entstehen so keine zusätzlichen Kosten.

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    Dr. Julian Bahrs