Fachartikel Partner Nintex Forms: Formulare und Workflows in SharePoint intuitiv umsetzen

Formulare bilden in zahlreichen Anwendungsbereichen die Grundlage für geschäftsrelevante automatisierte Prozesse. Egal ob Urlaubsantrag, Rechnungsbearbeitung oder Anmeldungen für Schulungen und Veranstaltungen: In solchen Prozessen werden standardisierte Daten benötigt, die im Nachgang in weiteren Anwendungen ausgewertet und nachverfolgt werden können. Im Unternehmens-Intranet oder -Extranet kann man Formulare und damit verbundenen Abläufe einsetzen, um die Arbeit effizienter zu gestalten. Auf einfache Weise können also unterschiedlichste Nutzer in Prozesse eingebunden werden, wie das eigene Personal, Lieferanten, Kunden und Fremdfirmen. Die Formularanwendung Forms vom Marktführer Nintex wurde speziell entwickelt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, die immensen Potentiale auszuschöpfen und nutzbar zu machen.

Formulare in SharePoint sind für viele Unternehmen aktuell eine zeit- und ressourcenintensive Herausforderung. Bislang basiert die Formulareinbindung zum großen Teil auf InfoPath, die XML-basierte Standardlösung von Microsoft.  Die Weiterentwicklung von InfoPath wurde jedoch inzwischen eingestellt, so stammt das letzte Release aus dem Jahr 2013. Zudem ist InfoPath in den kommenden Paketen von Office Professional Plus nicht mehr enthalten. Die Anwendung entspricht schon heute nicht mehr exakt den modernen und aktuellen Anforderungen und Nutzungsszenarien: Es werden beispielsweise weder Cloud-Anwendungen noch die optimierte Darstellung auf mobilen Geräten unterstützt. Die Zukunft der Formularanwendungen wird also nach aktuellem Stand ohne InfoPath geschrieben.

Nintex Forms – die optimale Alternative zu InfoPath

Die Lösung Nintex Forms ist vor allem deshalb eine Alternative zu dem abgekündigten InfoPath, weil sie nahtlos in SharePoint und Office 365 integriert werden kann und als SaaS durch ständige Weiterentwicklung immer auf dem technisch aktuellen Stand ist. Die Software ist serverbasiert; separate Nutzerlizenzen oder weitere lokale Installationen sind beim OnPremise Modell nicht erforderlich. Formulare lassen sich mit Nintex Forms einfach und intuitiv über den Webbrowser erstellen. Sie unterstützt zudem auf allen Endgeräten auch Responsive Design für Formulare. Mit nur einem Klick können Formulare für die Ansicht auf verschiedenen Mobile Devices optisch angepasst werden. Somit erhält jedes Formular für den Betrachter eine optimale Darstellung für das entsprechende Gerät – Stichwort „Bring your own Device“.

Vollautomatisierte Prozesse einfach umgesetzt

Für einen automatisierten Ablauf von Vorgängen werden Daten direkt in Prozesse eingebunden. Der konkrete praktische Nutzen von Nintex Forms im Zusammenhang mit vordefinierten Workflows lässt sich an folgendem Beispiel darstellen: Meldet sich etwa ein Mitarbeiter für eine Schulung an, erfolgt automatisch ein Abgleich mit dem Terminkalender. Dabei kann direkt überprüft werden, ob es noch freie Teilnehmerplätze gibt. Durch den automatisierten Workflow erhält der Mitarbeiter entweder eine direkte Bestätigung oder eine Benachrichtigung, dass der Kurs bereits ausgebucht ist.

Die brandneue Nintex Forms Enterprise Edition bietet weitere Vorteile für alle Unternehmen. Formulare werden mittels Rich HTML direkt im Browser erstellt. Unter anderem erhält man beim Anlegen eines Formulars eine Vorschau für mobile Endgeräte – aktuell ist dies bereits für fast 30 Formate möglich. Dies erleichtert es dem Anwender, das Formular bestmöglich an die Nutzerbedürfnisse anzupassen. Zudem lässt sich in der Enterprise-Edition – abhängig von den Guidelines der Endgerätehersteller – das Design für viele Endgeräte individualisieren und auf das Markenerscheinungsbild anpassen („Custom Branding“). Externe Datenquellen wie beispielsweise Salesforce oder Dynamics CRM können an Nintex Forms angebunden werden, so dass sich die Daten direkt weiter verarbeiten lassen. In Kürze stehen zudem Möglichkeiten zur Druckaufbereitung und für die Ausgabe im PDF-Format bereit.

Ein Highlight der Lösung ist, dass beim Erwerb von Forms Enterprise Edition auch eine Nintex Mobile Enterprise App, also eine standardisierte Unternehmens-App, enthalten ist, die sogar ein Custom Branding unterstützt. Damit ist die Mobilfähigkeit der Formulare sofort und ohne Extra-Lizenzen für alle Anwender und Endgeräte in individuellem Design verfügbar.

Nintex Forms ist zukunftsfähig und immer aktuell

Der Hersteller Nintex entwickelt seine Produkte stetig weiter und sorgt dafür, dass Workflows und die Formularlösung stets auf dem neuesten technischen Stand umgesetzt werden können. Kunden profitieren nachhaltig von neuen praktischen Funktionen und Verbesserungen. Durch das Software-as-a-Service-Konzept stehen Nintex Forms und Nintex Workflow in der Cloud immer automatisch in den aktuellsten Versionen bereit. Die On-Premise-Lösung lässt sich von der IT-Abteilung mit einer gültigen Software Assurance jederzeit manuell und ohne Mehrkosten updaten. Damit entsprechen die Nintex-Anwendungen stets den aktuellen Anforderungen der Anwender, ohne dass aufwändige Umstellungen und Anpassungen vorzunehmen sind.

Empfehlungen für den Neu-Einstieg und Umstieg auf Nintex Forms

Ist ein Umstieg von InfoPath auf Nintex Forms geplant, sollten sich Entscheider zuvor bewusst machen, dass Nintex Forms nicht bloß eine Erweiterung von InfoPath, sondern ein eigenständiges Produkt ist.

IPI-Consultants setzen durch ihre Best Practices Erfahrungen, die sich in Projekten mit Kunden und der langjährigen Zusammenarbeit mit Nintex herauskristallisiert hat, auf eine schrittweise Umstellung der Formularsätze. Ein solches Projekt ist eine gute Gelegenheit, die entsprechenden Prozesse noch einmal neu zu beleuchten. Es können sich, beispielsweise besonders bei älteren Formularen, neue Verknüpfungen und weitere Arbeitserleichterungen ergeben. Auf diese Weise lassen sich bisher liegengebliebene Potenziale nutzen.

Sollen alle bisherigen Formulare und Workflows komplett von InfoPath auf Nintex umgestellt werden, muss jedes Formular neu bearbeitet und in Nintex Forms von Grund auf gestaltet werden. Für ein solches – auf lange Sicht lohnenswertes – Projekt sollten interne Ressourcen geschaffen werden, um das erforderliche Know-how zu erwerben. Die IPI GmbH empfiehlt, hierbei auch Fachabteilungen einzubinden, um das Nadelöhr „IT-Abteilung“ auf lange Sicht spürbar zu entlasten und so jederzeit genau die Formulare designen zu können, die benötigt werden.

Was kann die IPI für Sie tun?

Die IPI GmbH ist schon seit 2008 Partner von Nintex in Deutschland und steht mit dem Hersteller in engem Austausch. Bei Schulungen stehen neben den IT-Experten unserer Kunden auch die Fachabteilungen als Anwender im Fokus. Diese sollen durch einen nachhaltigen Know-how-Transfer in die Lage versetzt werden, Formular-Lösungen und Workflows selbst und ohne Bindung weiterer Ressourcen zu designen und zu erstellen. Das interne Fachwissen der IPI zu Nintex-Produkten ist immer auf dem neuesten Stand. Während der langjährigen Partnerschaft konnte das Expertenwissen in zahlreichen Projekten praktisch eingesetzt und stetig ausgebaut werden. Damit bietet die IPI Ihnen umfassende Beratungs- und Umsetzungsleistungen von der Planung im Vorfeld, Installation, Einführung und Unternehmen, Formularaufbau bis hin zur langfristigen Betreuung und dem Support.

Für weitere Informationen rund um Formularlösungen in SharePoint sprechen Sie uns gerne an!

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    Anja Weidner