„Schau doch mal im Intranet, da gibt’s doch ne News dazu!“ So oder so ähnlich wird die Antwort klingen, wenn man Kolleg*innen zu einem internen Thema befragt. Im Intranet befinden sich im Idealfall nicht nur statische Inhalte, wie beispielsweise die Infos rund um eine Geschäftsreise, sondern auch brandaktuelle Neuigkeiten, die alle Mitarbeitenden oder aber auch nur gezielt Abteilungen betreffen. Von der Quartalsinformation bis hin zur Einführung des neuen Sales-Tools ist an alles zu denken, alles, was die Mitarbeitenden eben betrifft und wichtig ist. Und mit dem Wort „alles“ meine ich auch wirklich alles.
Kompakte Einordnung, damit du sofort weißt, ob dieser Beitrag für dich relevant ist, bevor es in die Details geht.
In SharePoint Online lassen sich sogenannte Neuigkeitenbeiträge, also News, hervorgehoben im Nachrichten-WebPart anzeigen. Man kann zwischen ein paar Layouts entscheiden und auch kleine Anpassungen vornehmen, beispielsweise, ob Autor*innen angezeigt werden sollen oder nicht.
Mit den Standardmitteln ist also das Ausspielen von News vollumfänglich möglich. Wenn wir jetzt aber das Stichwort „Abteilungen“ aufgreifen, kann man folgende Frage in den Raum stellen: „Wenn nun News für alle und spezifisch für Abteilungen ausgespielt werden, werden dann nicht total viele News pro Woche oder gar pro Tag veröffentlicht?“ Berechtigte Frage wie ich finde und hierfür gibt’s auch eine Antwort, die Freude bereitet 😉 Die kurze und vielleicht nicht ganz so befriedigende Antwort lautet: „Ja, da werden ziemlich viele News ausgespielt.“ ABER, wir wären ja nicht wir, hätten wir nicht noch ne längere und bessere Antwort parat!
Um hier direkt einem Informationsüberfluss entgegenzuwirken, beziehungsweise gar nicht erst Raum zu geben, kann man im Standard erstmal zwei Dinge tun: Erstens kann man News zielgruppenadressiert ausspielen. Mit einem Klick geht’s hier weiter zum entsprechenden Blogartikel zum Thema von meinem lieben Kollegen Harold. Zweitens kann man im Standard Nachrichten-WebPart angeben, ob News aus der Site, auf der man sich gerade befindet, angezeigt werden oder ob News aus mehreren Sites aggregiert werden sollen. Bei Letzterem kann man noch anhaken, ob der Site-Name angezeigt werden soll oder nicht. Was der Site-Name bringen soll? Aus dem Namen kann man eine Kategorie werden lassen, also man kann zum Beispiel News aus der Site „Marketing“ im WebPart anzeigen lassen und mit dem Site-Namen eine Kategorie anzeigen lassen. Das muss natürlich nicht auf Abteilungsebene stattfinden, sondern kann auch gezielt mit Themen-Kategorien aufgebaut werden. Was das bringen soll? Nutzende können so schon mal selbstständig mit dem Auge vorfiltern und erstmal nur die Kategorien durchgehen, um zu lesen, ob die News sie betrifft oder nicht.
Hier sieht man schön, wie das im Standard aussehen kann. In diesem Beispiel wird nicht auf Abteilungsebene kategorisiert, sondern auf Themenebene. Die beiden News zum Thema „Nahrung“ wurden auf der Site mit dem Namen „Nahrung“ verfasst und veröffentlicht, die News auf der rechten Seite wurde auf der Site „Spielzeug“ geschrieben und veröffentlicht.
Man sieht also, dass im Standard schon ein bisschen was geht, um es den Nutzenden ein bisschen angenehmer zu machen und einer „Newsflut“ entgegenzuwirken. Was natürlich das Sahnehäubchen zur News-Kategorisierung wäre, ist die aktive An- und Abwahl von Kategorien, also ganz nach dem Motto: Zeig mir mal nur das, was mich interessiert und alles andere mag ich gar nicht sehen! Gesagt getan, würden wir uns jetzt gegenüberstehen, würd ich meine Hand reichen. Gemeinsam mit meinen Entwickler-Kolleg*innen können wir genau das im Intranet mit unseren Kund*innen entwickeln und verfügbar machen, speziell zugeschnitten auf die Bedürfnisse der Nutzenden. Wir betrachten den speziellen Use Case und leiten daraus explizite Anforderungen ab und sprechen über das Design. Durch die Entwicklung im Rahmen des SPFx-Frameworks können wir hier von den Standard-Darstellungen abweichen und es auf unsere Kund*innen zuschneiden.
Konkret bedeutet das auch, dass wir mit diesem Weg nicht für jede gewünschte Kategorie eine eigene Site brauchen. Die Informationsarchitektur des Intranets kann man so ziemlich schmal halten, da man alle Newsbeiträge einfach auf einer Site schreibt. In den Seitendetails richten wir eine Spalte ein, die die Auswahl einer Kategorie ermöglicht und diese lassen wir auf der Startseite im Webpart anzeigen und nutzen wir für eine aktive Personalisierung. Wie man sich das vorstellen kann? Hier sind erstmal keine Grenzen gesetzt! Newsanzeige mit Button „Personalisieren“ und ein Side Panel öffnet sich, um selbstständig zu filtern, es ist auch denkbar direkt auf der Startseite gewünschte Kategorien an- oder abzuwählen oder oder oder 😊 Gemeinsam mit einem unserer Designer*innen und Entwickler*innen können wir da so Einiges umsetzen.
So kann dann eine News-Anzeige eben auch ausschauen, oben mit allen Kategorien, die man sich angewählt hat oder die verpflichtend angezeigt werden sollen (mit Schloss versehen) und dem Zahnrad-Button, wo man seine eigenen Einstellungen anpassen kann. Bei den einzelnen News steht die Kategorie natürlich entsprechend dabei. Und wenn zusätzlich noch der Bedarf für zielgruppenorientiertes Ausspielen besteht: auf diese Standardfunktion wird bei der Custom-Entwicklung natürlich nicht verzichtet.
Die Möglichkeiten im Standard sind nicht schlecht, man kommt zum Ziel, sofern man bereit ist die Grenzen in Kauf zu nehmen, also eben ohne aktive Personalisierung zu arbeiten zum Beispiel. Möchte man da allerdings keine Abstriche machen (und das kann ich gut nachvollziehen), merkt man dann eben doch, dass über den Standard hinaus zu gehen eine ziemlich gute Sache ist. Vor allem beim Thema Intranet-News ist es umso wichtiger, da wirklich gezielt in die Mitarbeitenden reinzuhören und deren Bedürfnisse zu verstehen und diese auch versuchen umzusetzen. Was bringen denn die besten Intranet News, wenn sie dann aber keiner liest?! News sind ja sozusagen fast schon das „Herzstück“ des Intranets und genau deswegen sollte man denen auch nicht zu wenig Aufmerksamkeit schenken.
Neugierig geworden? Schau doch mal hier unsere Designs an und melde dich einfach, ich freue mich sehr über eine Mail, um dir mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.😊
P.S.: auch zur Unterstützung bei den Standard-Mitteln freue ich mich auf eine Nachricht 😉
Daniela Lohmeyr
Consultant IPI GmbH
Lösungsbeispiele, wie euer neues intelligentes Intranet aufgebaut sein kann
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