Digitale Erfolgsgeschichten, die überzeugen
Die Essenz unseres Fachwissens für euch zusammengefasst
Der ausführliche Leitfaden bündelt auf über 50 Seiten unsere Erfahrungen aus Projekten und Einführungen und schafft eine klare Grundlage für Einstieg, Anwendung und Governance von Copilot im Arbeitsalltag.
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Microsoft hat eine umfassend überarbeitete SharePoint-Benutzeroberfläche vorgestellt, die ab März 2026 als Preview verfügbar ist. Diese „New SharePoint Experience“ bringt ein vereinfachtes, aufgabenorientiertes Design mit fünf Hauptbereichen (Entdecken, Veröffentlichen, Erstellen, OneDrive, Home) und integriert KI-Funktionen (Microsoft 365 Copilot) für eine intelligentere Nutzung von Inhalten. Hier erfährst du die wichtigsten Neuerungen, den Einführungszeitplan, wie man die neue Oberfläche aktiviert, und was diese Änderungen für Anwender:innen und Administrator:innen bedeuten.
Kompakte Einordnung, damit du sofort weißt, ob dieser Beitrag für dich relevant ist, bevor es in die Details geht.
Öffentliche Preview ab 3. März 2026 (nach dem „SharePoint at 25“-Event) bis vorauss. Mitte März 2026, Targeted Release (für ausgewählte Umgebungen) Ende April 2026 bis Anfang Mai 2026, Allgemeine Verfügbarkeit ab Anfang Mai 2026 (weltweit, inkl. GCC*) bis Ende Mai 2026. (Government Community Cloud)
Komplette Neugestaltung der SharePoint-Seitenleiste mit fünf Hauptsektionen: Home, Discover (Entdecken), Publish (Veröffentlichen), Build (Erstellen) und OneDrive. Jede Kategorie führt zu einem eigenen Bereich für diese Aufgabe. Die Navigation ist damit klar in Anwendungsfälle aufgeteilt, statt wie zuvor alles in einem Menü zu vermischen. Wenn eine globale Navigation konfiguriert ist, repräsentiert das Home-Symbol die Unternehmens-Startseite; andernfalls wird Discover an erster Stelle angezeigt.
Neuer Startbereich, der die bisherige SharePoint-Startseite ersetzt. Discover nutzt KI, um personalisiert relevante Sites, News, Dateien und Aktivitäten von Kolleg*innen anzuzeigen. Übersichtssektionen zeigen z.B. aktuelle Updates aus deinen Sites, Favoriten und zuletzt bearbeiteten Inhalte, sodass Nutzer*innen ohne Suchen schnell auf dem Laufenden sind.
Vereinheitlichtes Hub für Seiten- und News-Publikation. Bietet einen zentralen Ort zum Erstellen und Veröffentlichen von Seiten & News – mit Vorlagen-Unterstützung, Übersicht über letzte Entwürfe („Jump back in“) und Analysen (z.B. einzigartige Besucherzahlen) der Inhalte. Im Publish-Bereich gibt es Tabs für eigene Seiten, News, Favoriten sowie „Campaigns“ für kampagnenartige Mitteilungen via Amplify. Zusätzlich stellt Microsoft 31 neue moderne Seitenvorlagen bereit und verbessert die Vorlagen-Galerie (bessere Filter, Suche, mehr Zugänge über Site-Menüs), Rollout März–April 2026.
Zentrale Schaltstelle zum Erstellen von Inhalten und Lösungen. Hier können Nutzer*innen mit wenigen Klicks neue Websites, Listen, Dokumentbibliotheken und sogar KI-gestützte Agents (SharePoint Knowledge Agents) aufsetzen. Zudem listet Build alle Sites, Listen, Bibliotheken und Agents auf, die man selbst erstellt hat, inkl. Kennzahlen zur Nutzung, um die Verwaltung dieser Elemente zu erleichtern.
Aktualisiertes, neutrales Design: SharePoint erhält ein konsistentes Farbschema in gedeckten Tönen und aufgeräumtere Layouts über alle Seiten, Listen und Bibliotheken hinweg. Ziel ist es, visuelles Rauschen zu reduzieren und den Fokus stärker auf Inhalte und das Firmenbranding zu legen. (Bestehende individuelle Site-Designs/Brandings bleiben unverändert erhalten).
KI-unterstützte Funktionen durch tiefere Integration von Microsoft 365 Copilot (SharePoint Knowledge Agent). Die neue Experience legt den Grundstein für zukünftige KI-Szenarien: Sie kann bei der Inhaltserstellung helfen (Ideen generieren, Texte entwerfen), Seiten automatisiert optimieren oder Inhalte zusammenfassen. Hinweise auf „AI“ (✨) in der Oberfläche ermöglichen z.B. ein schnelles Zusammenfassen von Site-Aktivitäten. Für alle KI-Features ist eine Copilot-Lizenz erforderlich.
Neue Quick Step-Spaltenart in Listen und Bibliotheken ermöglicht Ein-Klick-Aktionen direkt neben einem Dokument oder Listeneintrag. Damit lassen sich z.B. Workflows per Knopfdruck ausführen (etwa ein vordefinierter Power Automate-Flow) oder eine KI-Abfrage via Ask SharePoint auf ein selektiertes Dokument bzw. die gesamte Bibliothek anwenden. Diese Neuerung holt häufige Automatisierungen aus versteckten Menüs hervor direkt in die Benutzeroberfläche, inkl. der Möglichkeit, den SharePoint Knowledge Agent mit einer vordefinierten Frage zum markierten Inhalt zu starten.
Opt-in: Die New SharePoint Experience wird nicht automatisch ausgerollt, solange sie in der Preview-Phase ist. Eine SharePoint-Administratorin muss die neue Oberfläche in der eigenen Umgebung explizit einschalten. Dies erfolgt im SharePoint Admin Center unter Einstellungen → SharePoint → Neue SharePoint-Benutzeroberfläche: dort kann die Option per Kontrollkästchen aktiviert und dann gespeichert werden. Nur in aktivierten Tenants sehen die Nutzer*innen anschließend am unteren Rand der App-Leiste einen Umschalter „Neues SharePoint“, mit dem sie bei Bedarf zurück zur bisherigen Ansicht wechseln können. Diese Umschaltmöglichkeit besteht nur während der Preview-Phase.
Voraussetzungen für KI–Funktionen: Für sämtliche KI-Funktionen (z.B. den Knowledge Agent im Ask SharePoint-Dialog) benötigen Anwender*innen eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz. Die Nutzung von Amplify erfordert ebenfalls eine separate Viva Suite-Lizenz für die Kommunikationsabteilung.
Die Neuerungen in SharePoint zielen darauf ab, die Plattform übersichtlicher und produktiver zu machen. Statt einer statischen Startseite und einer einzigen, alles umfassenden Navigation finden Nutzer*innen nun spezialisierte Bereiche für unterschiedliche Tätigkeiten. Discover dient als intelligenter, personalisierter Einstiegspunkt, der mit Hilfe von KI z.B. kürzlich relevante Dokumente, News aus Teamwebsites und geteilte Inhalte hervorhebt. Dies reduziert den Zeitaufwand für manuelle Recherchen und hilft Wissensarbeitern, schneller auf dem aktuellen Stand zu sein. Die klassische SharePoint-Startseite gehört damit der Vergangenheit an.
Für die Erstellung und Verbreitung von Inhalten gibt es mit Publish einen dedizierten Arbeitsbereich. Hier können Kommunikationsverantwortliche und Site-Besitzer ihre Seiten und News-Beiträge zentral erstellen, verwalten und publizieren, ohne zwischen verschiedenen Websites hin- und her wechseln zu müssen. Die Verwendung von Vorlagen – einschließlich 31 neuer, professionell gestalteter Layouts – beschleunigt den Aufbau ansprechender Seiten und Artikel erheblich. Gleichzeitig ermöglicht der Amplify-Tab im Publish-Hub, umfangreiche firmenweite Mitteilungen als Kampagnen aufzusetzen und über mehrere Kanäle (SharePoint, E-Mail, Teams etc.) zu verteilen. SharePoint rückt damit näher an die übrigen Kommunikations-Tools im Unternehmen heran, was vor allem Corporate-Communications-Teams zugutekommt.
Visuell unterscheidet sich die neue SharePoint-Oberfläche durch ein frisches, neutrales Erscheinungsbild. Grautöne und ein vereinfachtes Layout rücken die Inhalte stärker in den Vordergrund und sorgen für ein einheitlicheres Nutzungserlebnis über verschiedene Bereiche hinweg. Wichtig: vorhandene Corporate Designs und angepasste Farbgebungen auf bestehenden Sites bleiben erhalten und werden nicht überschrieben.
Im Build-Bereich richtet sich SharePoint verstärkt an Power-User und Lösungsentwickler*innen. Er vereinfacht das Anlegen neuer Sites, Listen oder Bibliotheken durch geführte Dialoge, sodass Teams schneller eigene Arbeitsbereiche und Datenstrukturen aufsetzen können. Zudem ist hier die KI-Integration („Agents“) direkt nutzbar: Berechtigte Nutzer*innen können Knowledge Agents (auf Microsoft 365 Copilot basierende Assistenten) einrichten, die auf die Inhalte einer Site oder Bibliothek trainiert sind und im Arbeitsalltag Fragen beantworten oder Zusammenfassungen liefern. Der Build-Hub stellt alle erstellten Objekte sowie Nutzungsstatistiken übersichtlich dar, was die Verwaltung und Optimierung dieser Elemente erleichtert.
Eine weitere praktische Neuerung ist die Quick Step-Spalte in Listen und Dokumentbibliotheken. Sie eröffnet neue Möglichkeiten für Automatisierungen direkt am Content. Beispielsweise kann neben einer Datei ein „Schnellaktion“-Button eingefügt werden, über den ein definierter Prozess sofort ausgelöst wird – etwa das Verschieben eines Dokuments in ein Archiv oder das Starten eines Workflows. Besonders interessant ist die Option „Ask SharePoint“, die KI-gestützte Abfragen ermöglicht: Damit lässt sich per Klick der SharePoint Knowledge Agent aufrufen, um Fragen zum markierten Inhalt (oder sogar zur gesamten Bibliothek) zu beantworten. Für Anwender*innen bedeutet das, dass sie kontextsensitive KI-Unterstützung direkt dort erhalten, wo ihre Dokumente liegen und das ohne die Umgebung verlassen zu müssen.
Ab April 2026 soll eine neue SharePoint-App Experience die bisherige Viva Connections App in Microsoft Teams ersetzen. Laut Microsoft können Unternehmen dann ihre bestehende SharePoint-Intranet-Homepage direkt als Startseite in Teams einbinden, ohne den Umweg über das Viva Connections-Dashboard nehmen zu müssen.
Zwei Layout-Optionen für Admins:
Warum relevant? Für Unternehmen, die SharePoint bereits als Intranet nutzen, soll die Neuerung eine deutlich einfachere Bereitstellung ihrer Inhalte in Teams ermöglichen, ohne die globale Navigation umzubauen. Besonders mobile Nutzer*innen profitieren davon, da das vollwertige Intranet als Startseite in der Teams-App einstellbar sein wird. Die Idee eine Mitarbeiter-App mit MS Teams und SharePoint umzusetzen, gewinnt dadurch an Relevanz.
Die Funktion ergänzt die „New SharePoint Experience” und ermöglicht gemeinsam ein konsistentes Intranet im Browser und in Teams. Eine Vorschau soll laut Microsoft ab April 2026 verfügbar sein.
Die New SharePoint Experience ist aus meiner Sicht ein wichtiger und sinnvoller Schritt in Richtung der weiteren Modernisierung von SharePoint. Die aktuellen Änderungen schaffen eine solide Grundlage für zukünftige Entwicklungen, ohne dabei die bestehende Struktur oder Funktionsweise von SharePoint grundlegend zu verändern.
Besonders positiv ist, dass diese Neuerungen aktuell keine Auswirkungen auf den generellen Aufbau bestehender SharePoint-Umgebungen haben. Das bedeutet, dass Unternehmen die neue Experience ohne Bedenken aktivieren und einsetzen können. Gleichzeitig profitieren sie sofort von den Verbesserungen in der Benutzererfahrung und den neuen Möglichkeiten, die Microsoft bereitstellt.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist für mich, dass es keine Einschränkungen für Plattformen gibt, die mit SPFx erweitert wurden. Individuelle Erweiterungen und Lösungen funktionieren weiterhin auch in der neuen SharePoint Experience. Das ist ein starkes Signal dafür, dass Microsoft den eingeschlagenen Weg mit SPFx als Erweiterungsmodell konsequent weiterführt.
Für mich als User-Interface Designer sind vor allem die vielen subtilen, aber dennoch sehr wirkungsvollen Verbesserungen in der Nutzerführung besonders positiv. Der modernere Look, klarere visuelle Hierarchien und vereinfachte Strukturen sorgen dafür, dass Inhalte intuitiver wahrgenommen und schneller erfasst werden können. Genau diese feinen Anpassungen machen im Alltag einen großen Unterschied für die User Experience.
Gleichzeitig bleibt SharePoint in seinem Design bewusst zurückhaltend und neutral. Dadurch bietet die Plattform weiterhin ausreichend Raum, um eine eigene Corporate Identity konsistent umzusetzen und individuelle Gestaltungskonzepte zu integrieren. Diese Balance zwischen modernem Standard und gestalterischer Freiheit halte ich für einen sehr gelungenen Schritt.
Insgesamt sehe ich die New SharePoint Experience daher als einen sinnvollen und zukunftsorientierten Schritt, der Organisationen schon heute Vorteile bringt und gleichzeitig eine gute Vorbereitung auf die kommenden Modernisierungen der SharePoint-Plattform darstellt.
Du hast Fragen zur neuen SharePoint Experience oder brauchst Unterstützung bei der Umsetzung in deinem Unternehmen? Dann komm gerne auf uns zu.
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