Das Thema Mehrsprachigkeit im Digital Workplace ist komplexer als es auf den ersten Blick scheint. Im ersten Teil unserer Blogserie sind wir bereits auf die vielen verschiedenen Faktoren eingegangen, die bedacht werden müssen. Heute möchten wir Ihnen einige der Herangehensweisen und technischen Lösungen vorstellen, die für mehrsprachige digitale Arbeitsplätze auf Basis von Microsoft SharePoint eingesetzt werden können.

Ab September ist die Funktion „Variations“ von Microsoft, die häufig für die Realisierung von Mehrsprachigkeitslösungen verwendet wurde, offiziell abgekündigt. Alle bisher umgesetzten Lösungen, die die „Variations“ beinhalten, werden weiterhin funktionieren, es wird allerdings demnächst keinerlei Support von Seiten Microsofts bereitgestellt. Microsoft hat angekündigt, einen „Multi-lingual support for pages“ einzuführen – da dies allerdings erst mal nur als „Top of mind“ eingestuft ist, ist eine baldige Umsetzung alles andere als sicher. Unsere Empfehlung ist daher, sich zeitig über eine andere Lösungsmöglichkeit Gedanken zu machen – diese Entscheidung muss sowieso spätestens dann fallen, wenn das System umgestellt wird bzw. auf eine neuere SharePoint-Version migriert wird.

Bevor man sich allerdings für eine Technik entscheiden kann, muss man sich über einige Dinge im Vorfeld Gedanken machen – wie wir bereits im vorausgegangenen Teil erläutert haben. Grundsätzlich gilt: was genau muss alles in verschiedenen Sprachen angezeigt werden? Unter dem Content-Bereich versteht man nicht nur Text. Nein, auch Bilder, Videos oder externer Content wie der Wetter-Webpart, Facebook oder Aktienkurse zählen dazu. Zudem gibt es Elemente wie Unterseiten, Dokumente oder Listen – wie soll hier verfahren werden? Zu guter Letzt wären da noch die Bestandteile, die direkt auf den Seiten stehen: Navigation, Metadaten, Titel der Webparts oder auch SharePoint Menü-Elemente. Wird von den Redakteuren und Usern erwartet, diese Menü-Elemente in ihrer eigenen Sprache vorzufinden?

Hier nun einige mögliche Varianten und unterschiedliche Herangehensweisen. Dabei beschränken wir uns auf den derzeit neuesten technischen Stand, nämlich die Modern Sites bzw. die Communication Sites unter SharePoint Online.

Grundsätzlich gilt es zunächst zu überlegen, ob die Inhalte der Originalsprache und die übersetzten Inhalte in verschiedene „Sprach-Container“, sprich Site Collections, aufgeteilt werden oder ob alle Sprachen zusammen in einer Site Collection gespeichert werden.

Mehrere getrennte Sprach-Container („Modern Variations“)

Bei dieser Herangehensweise wird pro Sprache jeweils ein eigener Sprach-Container in Form einer separaten Site Collection angelegt. Dadurch ist jedes Menü, jedes Webpart, jeder Dialog etc. in der jeweils angelegten Sprache vorhanden und es gibt somit keinen Mehrsprachigkeits-Mix. Ohne Probleme kann hiermit auch eine sehr große Anzahl unterschiedlicher Sprachen dargestellt werden. Übersetzungen können automatisch oder manuell getätigt werden. Zudem läuft diese Lösung auf der SharePoint App und ist „responsive“. Ein separater Publishing-Prozess und unterschiedliche regionale Einstellungen sind möglich.
Diese komplette Trennung in verschiedene Sprach-Container/Site Collections hat jedoch auch Folgen. So sollte sinnvollerweise eine Workflow-Logik entwickelt werden, die sicherstellt, dass neue Seiten in einen oder mehrere andere Site Collections kopiert, dort übersetzt und dann veröffentlicht werden. Anschließend müssen diese Seiten aber auch weiterhin synchron gehalten werden: bei der Änderung des Originalinhalts muss sichergestellt sein, dass auch die entsprechenden Übersetzungen aktualisiert werden. Kommt noch ein aufwändiger Redakteursprozess dazu, kann sich daraus eine sehr komplexe Logik ergeben. Je nach gewünschtem Automatisierungsgrad kann eine entsprechend aufwändige Entwicklung notwendig werden.

Mehrere Sprachen innerhalb eines Sprach-Containers

Bei diesem Ansatz gibt es nur einen Container/Site Collection für alle Sprachen. Innerhalb der Site Collection kann es mehrere Sprachversionen eines Artikels geben. Ein Sprachumschalter und ein damit verbundener Filtermechanismus sorgen dafür, dass die Mitarbeiter nur die Versionen eines Inhaltelements angezeigt bekommen, die in ihrer Sprache gehalten sind. Gibt es keine übersetzte Version, kann ein Element in der Originalsprache oder einer definierten Fallback-Sprache angezeigt werden. Auch hier ist ein separater Publishing-Prozess für jede Sprache möglich, ebenso funktioniert es responsive, das heißt, die Seiten sind auch über die SharePoint App mobil erreichbar. Da sich hier alle Elemente in einer Site Collection befinden und nur einzelne Seiteninhalte übersetzt werden, bleiben Elemente wie Web-Parts, Menü-Punkte und Konfigurationsdialoge unter Umständen in der Originalsprache – daraus kann sich, insbesondere für Redakteure und Administratoren, ein Sprachen-Mix ergeben. Auch regionale Settings können nicht separat eingestellt werden.

Dritthersteller-Tools

Natürlich gibt es auch spezielle Aufsätze für das Thema Mehrsprachigkeit. Pointfire 365 ist einer von ihnen. Das Produkt basiert auf Azure Cognitive Services und verwaltet alle Seiten in einer Site Collection. Der grundsätzliche Lösungsansatz von Pointfire ist vergleichbar mit der oben genannten Ein-Container-Lösung. Für jede Sprache wird ein Content Element (Seite, Dokument oder Liste) erstellt. Es ist ein Language Switch integriert und die automatische Übersetzung kann genutzt werden. Ein Vorteil dieser Lösung ist, dass so gut wie alle Labels, Menü-Elemente usw. in die jeweils angelegte Sprache übersetzt werden – so wird ein Sprachenmix vermieden. Zudem ist es möglich, die Veröffentlichungs-Prozesse der unterschiedlichen Sprachen separat auszuführen.
Nachteil ist, dass durch die sprachenspezifische Filterung der Inhalte beim Aufruf einer Seite durch den Nutzer Zeitverzögerungen auftreten können.

Automatic Translation Service

Basierend auf Bing, Google, Deepl oder anderen APIs erfolgt die Übersetzung nicht durch einen Menschen, sondern, basierend auf künstlicher Intelligenz, maschinell. Auf vielen Internetseiten werden diese automatischen Übersetzungen heute schon genutzt, mit manchmal sehr zweifelhaften oder sogar kuriosen Ergebnissen. Fakt ist aber, dass die Qualität sich in den letzten Jahren rasant verbessert hat und davon auszugehen ist, dass sie sich noch weiterentwickelt.
Der Automatic Translation Service kann mit anderen Lösungen kombiniert werden: Er kann lediglich eine Übersetzungshilfe für Redakteure sein, aber auch eine für sich stehende Komplettlösung für eine on-the-fly-Übersetzung in Sprachen, für die keine Übersetzungsredakteure zur Verfügung stehen oder sich eine aufwändige manuelle Übersetzung nicht lohnt. Man kann Seiten, Dokumente, Listen etc. automatisch bei der Erstellung übersetzen lassen oder man legt fest, dass nur bestimmte Bereiche, wie etwa die Unternehmensnews, übersetzt werden.

Wie Sie sehen können, ist die Mehrsprachigkeit Ihres Digital Workplace ein komplexes Thema. Um die optimale Lösung für Ihr Unternehmen finden zu können, müssen daher viele verschiedene Faktoren bedacht und abgewogen werden. Auch die von uns angeführten Beispiele zur technischen Lösung ist nur ein kurzer Anriss der vielen Möglichkeiten mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen. Lassen Sie sich am besten individuell von uns beraten – unsere Experten werden mit Ihnen gemeinsam die beste Option für Ihren mehrsprachigen Digital Workplace finden!

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    Christina Reif