Best Practices Fachartikel PartnerMit Nintex & Co. nicht nur Geld, sondern auch Nerven sparen

​Herr Müller, Leiter der Kommunikationsabteilung, ist zufrieden: Das neue Intranet auf Basis von SharePoint glänzt nicht nur mit frischem Design und wird von den Kollegen gut angenommen, sondern vor allem hat es die Effizienz der Zusammenarbeit bereits spürbar erhöht. Und doch hat Herr Müller das Gefühl, dass da noch mehr drin ist– denn noch immer werden viele Prozesse quasi vorbei am Intranet abgewickelt. Erst neulich konnte Kollege Neumann aus dem Marketing seinen Urlaub nur kurz vor Urlaubsbeginn buchen, da sein Urlaubsantrag im E-Mail Postfach seines Vorgesetzten lange liegen geblieben ist, weil dieser krank war.

Manuelle und dadurch langsame und komplizierte Prozessabwicklung ist gerade dann, wenn man bereits in eine moderne Kollaborationsplattform investiert hat, wie eine teure Kamera zusammen mit einem mittelmäßigen Objektiv. Das Problem ist, dass nicht das volle Potential der SharePoint Plattform genutzt wird. Manuelle Prozesse oder nur unzureichende Automatisierung mit Standardmitteln kosten Zeit, Ressourcen und nicht zuletzt auch Nerven. Die Lösung lautet daher: Automatisierung von Prozessen mittels geeigneter Software.

„Boardmittel“ in SharePoint umsetzen

SharePoint bietet mit dem SharePoint Designer und der SharePoint Workflow Plattform von Haus aus Möglichkeiten, vordefinierte Workflows zu nutzen oder selbst zu gestalten, ohne benutzerdefinierten Code schreiben zu müssen. Für kleinere Routineaufgaben und Automatisierungen reichen diese in vielen Fällen aus. Wenn allerdings komplexere oder über lange Zeiträume hinweg laufende Prozesse automatisiert werden sollen, stößt man schnell an Grenzen.

Wer entsprechende Kenntnisse und Ressourcen zur Verfügung hat, kann Workflows auch mittels Code in Visual Studio erstellen. Die Möglichkeiten sind dabei vielfältig und auch sehr komplexe Workflows können gestaltet werden. Doch nicht nur die Benutzerfreundlichkeit ist gering, auch nachträgliche Änderungen können nach Fertigstellung eines Prozesses kaum oder nur mit hohem Aufwand durchgeführt werden.

Fachfremde Anwender ohne tiefere IT-Kenntnisse sind bei den beiden genannten Möglichkeiten auf die Unterstützung der IT-Abteilung angewiesen. Dies birgt bei hohem Aufkommen von Anfragen das Risiko von Ressourcen-Engpässen und damit verbundenen Verzögerungen. Darüber hinaus führen Kommunikationsfehler und unterschiedlicher fachlicher Hintergrund oftmals zu nicht zufrieden-stellenden Ergebnissen.

Auch per elektronischem Formular ist die Integration von Daten und Informationen in Prozesse bereits seit einigen Jahren, in Form der bekannten und noch immer weitverbreiteten Anwendung InfoPath von Microsoft, möglich. Doch dieses Produkt wird zum einen nicht mehr weiterentwickelt, zum anderen fehlt in InfoPath eine Option für die mobile Nutzung von Formularen bzw. für die Optimierung für den mobilen Einsatzzweck.

Workflow-Lösungen von Drittanbietern & Vorteile

Dritthersteller bieten mit eigenen Workflow- und Formularlösungen die Möglichkeit, die genannten Grenzen und Hürden zu überwinden. Gegenüber dem SharePoint Designer oder benutzerdefiniertem Code haben dedizierte Workflow-Produkte einige Vorteile.

  1. Schneller ROI

    Die Anschaffungs- oder Abonnementkosten für die Softwarelizenzen können durch das Einsparen von Ressourcen und Zeit, sowie durch eine Steigerung der Effizienz und dem Vermeiden von Fehlern schnell mehr als ausgeglichen werden. Wenige Produkte weisen einen derart hohen Return-on-Invest auf wie Tools zur Prozessautomatisierung.

  2. Benutzerfreundlichkeit

    Einige Workflow-Produkte bedienen als Zielgruppe ganz bewusst nicht nur IT-Experten, sondern richten sich durch eine intuitiv zu bedienende grafische Oberfläche und Drag-and-Drop Funktionalität auch an geschulte Benutzer ohne Programmierkenntnisse. Zudem setzen sie keine benutzerseitige Software-Installation voraus, sondern lassen sich von jedem SharePoint-Nutzer über eine browsergestützte Weboberfläche direkt aus SharePoint bedienen. Weitere Funktionalitäten wie Reporting Möglichkeiten oder das Speichern und Exportieren von Templates tragen zur Benutzerfreundlichkeit bei.

  3. Vermeidung von Fehlern

    Viele involvierte Instanzen und zeitlicher Druck vergrößern die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen in der Hektik des Alltags verloren gehen oder falsch gedeutet werden, sodass der gesamte Prozess verzögert wird oder gar scheitert. Diese teuren Fehler können durch den Einsatz von Workflow Tools reduziert werden – je größer der Anteil standardisierter und automatisierter Prozesse ist, desto geringer ist das Risiko von Fehlern und Verzögerungen.

  4. Kompatibilität mit SharePoint & Integration mit weiteren Systemen

    Ein weiterer Vorteil von Nintex & Co. ist die langfristige Kompatibilität mit SharePoint-Updates und Versionssprüngen. Während bei individuellen Eigenentwicklungen fortwährend Hand angelegt werden muss, haben Automatisierungsprodukte Dritter den entscheidenden Vorteil, dass man zu genau beziffernden Kosten in Form einer Software Assurance langfristige Kompatibilität mit SharePoint erhält. Zudem können in SharePoint andere Systeme, wie zum Beispiel SAP über sogenannte Konnektoren in die eigenen Prozesse eingebunden werden.

  5. Mehr Transparenz

    Der Einsatz einer Workflow Software erhöht durch Standardisierung und übersichtliche sowie überprüfbare Prozesspfade die Transparenz der Geschäftsprozesse in Unternehmen. Dies trägt nicht nur zu mehr Produktivität, sondern letztendlich auch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit bei.

  6. Umsetzen komplexer Workflows

    Die Komplexität eines Prozesses nimmt – grob gesagt – im selben Maße zu, wie die Zahl der involvierten Instanzen und die Länge des Prozesses. Bei der Strukturierung, Umsetzung und Steuerung komplexer Prozesse stößt man mit den Boardmitteln in SharePoint und auch mit Eigenentwicklungen schnell an Grenzen. Workflow- und Formularprodukte spielen hier ihre Trümpfe aus. Denn oft lässt sich ein Prozess, unter Beteiligung vieler dezentral operierender Personen und über einen längeren Zeitraum hinweg, erst durch den Einsatz solcher Tools, mit vertretbarem Aufwand realisieren.

  7. Bereit für künftige Aufgaben

    Wer auf eine ausgereifte Workflow Lösung setzt, kann schneller auf neue Anforderungen und Aufgaben reagieren. Ist ein entsprechendes System eingerichtet und sind die Mitarbeiter im Umgang geschult, können neue Arbeitsabläufe mit vergleichsweise geringem Aufwand angelegt oder bestehende Prozesse an die neuen Anforderungen angepasst werden. Je nach Fähigkeiten und Kenntnisse kann der Mitarbeiter sogar selbst tätig werden und ist nicht auf die IT-Abteilung angewiesen.

  8. Mobilität

    In vielen Branchen oder Unternehmensbereichen, wie dem Vertriebsaußendienst oder einem technischen Wartungsservice beim Kunden macht es Sinn, Daten direkt vor Ort zu erfassen und Prozesse zur weiteren Verarbeitung direkt anzustoßen. Ist das Aufnehmen von Informationen, in Form von Text oder auch als Standortinformation oder Bilddatei, Teil dieses Prozesses, kann man auf eine Formularlösung zurückgreifen. Im Gegensatz zu InfoPath bieten Produkte wie Nintex Forms oder Nintex Mobile Möglichkeiten, die Formulare für die mobile Nutzung zu optimieren und dem Mitarbeiter Instrumente an die Hand zu geben, um auf neue und effiziente Weise von unterwegs zu arbeiten.

Learnings und Best Practices

Workflow- und Formularlösungen kann man sich als Baukästen mit umfassenden Funktionalitäten vorstellen, die individuell in die eigene SharePoint Umgebung integriert und angepasst werden. Bestehende Prozesse können dabei nicht einfach per Knopfdruck durch eine moderne Workflow Lösung ersetzt werden, sondern sollten konzeptionell überdacht und mithilfe der Workflow Lösung automatisiert werden. Das gleiche gilt für InfoPath-Formulare, die meist nicht einfach in die neue Workflow-Lösung importiert und weiterverwendet werden können. Formularlösungen von Drittherstellern stellen nicht nur eine Aufwertung bestehender Formulare dar, sondern bilden eigene und selbstständige Alternativen.

Aufwand nicht unterschätzen

Neben den reinen Lizenzkosten müssen zu Beginn auch Zeit und Ressourcen für die Integration der Workflow Lösung in das eigene System investiert werden. Prozesse müssen neu gestaltet, Formulare neu angelegt und bereits bestehende Workflows angepasst werden. Doch diese Anfangsinvestition zahlt sich später in höherer Effizienz, weniger Fehleranfälligkeit und Missverständnissen sowie einer größeren Transparenz aus.

Stakeholder einbeziehen

Veränderung wird von Menschen oft zunächst als Belastung empfunden. So mancher Mitarbeiter wird die über Jahre hinweg eingeübten manuellen Prozessabwicklungen längst verinnerlicht haben und eventuell nicht so schnell einsehen, warum die bewährten (aber langsamen und gemessen an den heutigen Möglichkeiten ineffizienten) Methoden nun durch automatisierte Workflows abgelöst werden sollen. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter möglichst früh am Implementierungsprozess zu beteiligen und ihnen den konkreten Nutzen aufzuzeigen, um die Akzeptanz und somit die Unterstützung für die Umstellung zu erhöhen.

Kompetenzteams und Mitarbeiterschulungen

Ein Best Practice aus Projekten mit Automatisierung von Prozessen ist: geeignete und IT-versierte Mitarbeiter zu identifizieren und zu einem Kompetenzteam zu formen, welches für die Einführung und Umsetzung der Automatisierung zuständig ist. Zusätzlich definiert man eine Gruppe, welche im Umgang mit der Automatisierungssoftware geschult wird. Diese Mitarbeiter sind dann in der Lage, einfache Automatisierungsvorhaben selbstständig oder mit Unterstützung des Kompetenzteams umzusetzen und stehen als zusätzliche Ansprechpartner für die Endnutzer zur Verfügung. Mitarbeiterschulungen sollten als fester Teil des Einführungsprozesses eingeplant werden.

Kümmerer als Treiber

Zudem hat sich gezeigt, dass ein interner „Kümmerer“ oder Sponsor für die Implementierung solcher Lösungen dazu beiträgt, die Einführung und Nutzung von Workflowautomatisierung zu fördern. Wenn sich jemand aktiv dafür einsetzt, nach langsamen oder fehleranfälligen Prozessen im Unternehmen zu suchen und diese zu automatisieren, oder neue Ideen zur cleveren Umsetzung sucht, wird das Projekt bzw. die Einführung am Ende erfolgreich und die Potentiale werden genutzt.

Nutzung steigt mit der Zeit

Die Nutzung automatisierter Prozesse anstelle von manuellen Abläufen steigt üblicherweise mit der Zeit an. Sobald die Mitarbeiter vom Nutzen der automatischen Prozessabläufe profitieren, werden diese zusätzliche neue Ideen zur weiteren Automatisierung entwickeln. Daher ist es ratsam, zu Beginn einige „Leuchtturm“-Projekte umzusetzen, welche schnelle und sichtbare Effizienzsteigerungen herbeiführen oder unbeliebte manuelle Arbeitsschritte unnötig machen.

Fazit

Die Automatisierung von Workflows, kombiniert mit Formularlösungen und der Möglichkeit beides für die mobile Nutzung zu optimieren, kann eine SharePoint Plattform optimal ergänzen und die Zusammenarbeit im Unternehmen auf eine neue Stufe bringen. Wer die Vorteile der Prozessautomatisierung bestmöglich nutzen möchte, sollte über den Einsatz spezialisierter Produkte nachdenken, um alle einfachen sowie komplexen Anforderungen auf einfache Weise umsetzen zu können. Dabei sind Nintex & Co nicht nur eine nette Spielerei, sondern sie ermöglichen das Automatisieren komplexer Arbeitsabläufe sowie das Aufnehmen und Einbeziehen von Daten mittels Formularen, ohne dabei auf eigenentwickelten Code und das Know-how einiger weniger IT-Kollegen angewiesen zu sein.

Beachtet Herr Müller, der Leiter der Kommunikationsabteilung, bei der Einführung einer Workflow-Lösung also einige Best Practices und zieht dazu idealerweise einen Partner zur Beratung und Umsetzung zu Rate, wird er nicht nur mit einem hohen ROI und einer optimierten und effizienteren Zusammenarbeit im Unternehmen belohnt. Er ist auch gut gerüstet für künftige Anforderungen und profitiert von dem Nutzen neuester technischer Möglichkeiten.

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    Stefanie Ruck