Das neue FAQ-Webpart für SharePoint, unterstützt durch Microsoft 365 Copilot, bringt frischen Wind in die interne Kommunikation und das Wissensmanagement. Mit diesem Tool lassen sich häufig gestellte Fragen (FAQs) aus bestehenden Dokumenten automatisch generieren und verwalten und bei Bedarf manuell ausarbeiten. Kommunikationsabteilungen und Support-Teams profitieren davon, Informationen schneller, konsistenter und mit deutlich weniger manuellem Aufwand bereitzustellen.
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Die Funktionsweise des FAQ-Webparts ist denkbar einfach und dennoch äußerst wirkungsvoll. Redakteure fügen das Webpart auf einer SharePoint-Seite ein. Für die Anzeige des Webparts ist eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz erforderlich; diese wird jedoch nur für die Bearbeitung benötigt. End User können die FAQs im Intranet auch ohne eigene Lizenz nutzen. Anschließend wählen sie beliebige Dateien / Dokumente aus SharePoint als Grundlage aus, etwa Richtlinien, Handbücher oder Protokolle. Copilot analysiert diese Inhalte, schlägt passende FAQ-Kategorien vor und erstellt zu jedem Thema relevante Fragen und Antworten. Die Vorschläge der KI werden jedoch nicht ungeprüft veröffentlicht: Redakteure behalten die Kontrolle, prüfen und bearbeiten die generierten Inhalte, bevor sie live gehen. Das Layout des Webparts ist flexibel und für alle Geräte optimiert, sodass Fragen und Antworten übersichtlich und kompakt dargestellt werden.
Ein zentraler Vorteil des FAQ-Webparts ist die enorme Zeitersparnis. Die Erstellung von FAQs erfolgt weitgehend automatisiert. Copilot liefert einen ersten Entwurf, den Redakteure nur noch finalisieren müssen. Das bedeutet weniger manuelle Arbeit und mehr Fokus auf Qualität und Feinschliff. FAQ-Inhalte, für die früher stundenlang recherchiert und formatiert werden mussten, entstehen so in wenigen Minuten.
Auch die Konsistenz und Aktualität der Informationen wird durch das Webpart deutlich verbessert. Die Antworten stammen direkt aus offiziellen Dokumenten. Änderungen in den Richtlinien oder einem Handbuch können schnell übernommen werden, sodass die FAQ immer aktuell bleibt und als „Single Source of Truth“ für alle Mitarbeitenden dient.
Ein weiterer Pluspunkt ist der verbesserte Self-Service für Mitarbeitende. Sie finden Antworten auf häufige Fragen selbstständig, ohne individuelle Anfragen an Support- oder Kommunikationsteams stellen zu müssen. Das entlastet die Teams spürbar und sorgt dafür, dass sich alle Beteiligten auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
Auch die Präsentation der Inhalte überzeugt: Das FAQ-Webpart sorgt für ein einheitliches, ansprechendes Layout. Ausklappbare Elemente bieten Übersicht und eine hohe Usability – auch auf mobilen Geräten. Versteckte Informationen aus langen Dokumenten werden sichtbar und leicht konsumierbar. Kommunikationsverantwortliche können so mehr Themen in kürzerer Zeit abdecken und das Wissensmanagement im Unternehmen gezielt stärken.
Besonders in dynamischen Situationen zeigt das Webpart seine Stärke: Neue FAQs können kurzfristig erstellt werden, etwa bei neuen Regelungen oder Projekten. Informationslücken werden nahezu in Echtzeit geschlossen, sodass Mitarbeitende immer auf dem neuesten Stand sind.
Die Integration in SharePoint und Microsoft 365 ist nahtlos. FAQ-Inhalte sind durchsuchbar und können per Link oder E-Mail geteilt werden. Zudem ergeben sich Synergien mit anderen M365-Komponenten wie Viva oder Copilot Chat, was die Reichweite der FAQs weiter erhöht.
Typische Einsatzszenarien für das FAQ-Webpart finden sich in nahezu allen Unternehmensbereichen: Im HR-Bereich können Urlaubsregelungen, Benefits oder Arbeitszeitmodelle als FAQ aufbereitet werden. Die IT nutzt das Webpart für Helpdesk-Fragen und Self-Service-Anleitungen. Die interne Kommunikation profitiert bei Unternehmensnews oder Change-Prozessen, während Produkt- und Service-Teams Produktinformationen und Schulungsunterlagen bereitstellen können. Auch Compliance-Themen wie Datenschutz oder IT-Security-Richtlinien lassen sich in leicht verständliche FAQs verwandeln. Nicht zuletzt eignet sich das Webpart hervorragend für das Wissensmanagement, etwa durch kuratierte FAQs aus Communities oder User Groups.
Für eine erfolgreiche Einführung empfiehlt es sich, prägnante und gut strukturierte Dokumente als Basis zu wählen. Ein Pilotprojekt mit einem kleinen FAQ hilft, erste Erfahrungen zu sammeln und Feedback einzuholen. Klare Verantwortlichkeiten und definierte Prozesse sichern einen reibungslosen Redaktionsprozess. Zusätzliche Hinweise für die KI können die Ergebnisse weiter verbessern. Vor der Veröffentlichung sollten alle Inhalte sorgfältig geprüft werden, um die Qualität und Korrektheit sicherzustellen. Eine übersichtliche Struktur der Kategorien und Fragen erhöht die Akzeptanz bei den Nutzern. Regelmäßige Updates und Reviews halten die FAQs aktuell. Schließlich ist es wichtig, das Team zu schulen und sowohl Autoren als auch Endanwender über das neue Tool zu informieren.
Das FAQ-Webpart ist Teil von SharePoint Online und benötigt eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz. Nur Redakteure benötigen diese Lizenz, während Endnutzer die FAQs ohne zusätzliche Lizenz lesen können. Seit August 2025 befindet sich das Feature im Public Preview und wird weltweit ausgerollt.
Fazit: Das FAQ-Webpart mit Copilot ist ein echter Game Changer für die interne Kommunikation. Es spart Zeit, sorgt für konsistente und aktuelle Informationen und fördert den Self-Service im Unternehmen. Wer die Möglichkeit hat, sollte dieses Tool unbedingt ausprobieren und von den vielfältigen Vorteilen profitieren.
Wenn euch interessiert, wie die Einbindung des neuen FAQ Webparts genau funktioniert, komm gerne auf uns zu . Wir zeigen dir, welche Regeln, Prompts und Schutzmechanismen für euren Anwendungsfall geeignet sind.
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