Am 29. April 2021 fand das SCM-Webinar mit unserem Managing Director, Dr. Julian Bahrs, Ragnar Heil (Quest), Désirée Böhm (SCM) und Jasmin Haug von Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG statt. Im Fokus stand dabei Microsoft Viva, was für Änderungen es mit sich bringt und welche Chancen sich dadurch für die interne Kommunikation ergeben.

Lesen Sie jetzt, was die Erkenntnisse des SCM-Webinars waren und was es für weitere Informationen rund um Microsoft Viva gab.

2021 erfordert neue Konzepte: Intranet & Kommunikation im Wandel

Microsoft Viva ist eine direkte Reaktion von Microsoft auf die Pandemie und den zusätzlichen Herausforderungen von Home-Office.

Viele Mitarbeiter:innen sind seit über einem Jahr im Home Office, teilweise isoliert vom Unternehmen und drohen zu vereinsamen. Die Mitarbeitenden, die ins Unternehmen gehen, sind von besonderen Schutzmaßnahmen betroffen (z. B. Service und Produktion). Zwischen diesen fehlt die Begegnung – und das nicht nur in Corona-Zeiten. Hier ist eine schnelle mobile Erreichbarkeit und Brücke zwischen den Kolleg:innen erwünscht.

So ist es wichtig, auf digitale Kommunikationsinstrumente zu setzen, welche schnell änderbar sind, die auf Dinge reagieren können und die die Brücke zwischen den Mitarbeitenden herstellen. Brücken können z. B. virtuelle Konferenzen oder direkte Sprachoptionen sein.

Seit März 2020 ist vor allem eine Plattform in den Fokus gerückt: Microsoft Teams, das zum Startpunkt der Arbeit wurde. Das Intranet verlor derweil an Reichweite.

Neue Wege für das Intranet

Das Intranet ist bisher das wichtigste Instrument gewesen, um News und Unternehmensinhalte zu teilen. Oft konkurriert es mit Microsoft Teams und vielen anderen Anwendungen wie Dashboards oder unternehmensinternen Social Networks, wie z. B. Yammer.

Deswegen verfolgen wir bei IPI für unsere Digital Workplace Lösungen schon länger den Ansatz persönlich relevante Informationen und Dienste als Landing Hub zusammenzuziehen. Mit genau diesem Landing Hub sind wir schon vor einiger Zeit Richtung MS Teams gegangen. Z. B. unser Lösungsbeispiel „Intranet & Mitarbeiter-App mit Office 365“. Die Integration in Teams kommt bei den Mitarbeitenden sehr gut an. In diese Richtung möchte Viva, nun mit weiteren Funktionen gehen.

Microsoft Viva im Überblick

Als Employee Experience (EXP) Plattform bezeichnet, stellt Microsoft Viva die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt, was auch der zugehörige Claim „Invest in people = invest in companys’s success“ betont.

Was wünschen Sie sich von Viva? Die Teilnehmenden im Webinar gaben bei dieser Frage vor allen drei Stichpunkte an: Social Intranet, Mitarbeiter App und Übersichtlichkeit.

Wie es scheint, werden diese Wünsche mit Viva erfüllt. Dabei hat sich Microsoft noch viele weitere Ziele für Viva vorgenommen: die Mitarbeitenden sollen sich durch die Plattform informieren, beteiligen, selbst einbringen, reflektieren, lernen, ihre Produktivität steigern und vieles mehr. Im Vordergrund steht dabei immer der Kommunikationsaspekt.

Viva wird dabei in Microsoft 365 positioniert und in Teams integriert. Dabei ist Viva nicht eine Anwendung, sondern kann eher als Blumenstrauß mit vielen unterschiedlichen Blumen bezeichnet werden.

Viva Connections: Zauberwort „Persönlich“

Als personalisiertes und schön kuratiertes Portal wird Viva Connections beschrieben und setzt dabei auf den Gedanken eines Social Intranets. Dort sollen nicht nur interne Neuigkeiten oder Pressemitteilungen angezeigt werden, sondern auch viele weitere Informationen, welche persönlich auf den User zugeschnitten sind. Diese werden von Yammer, SharePoint, Stream, etc. eingespielt.

Das Ziel ist es nicht 5-6 verschiedene Apps morgens öffnen zu müssen, um alle Informationen zu bekommen, sondern nur eine einzige App. Diese App soll ganz auf die Mitarbeiter:innen und deren Rolle im Unternehmen zugeschnitten sein und dabei helfen, die eigene Arbeit besser zu machen. Der Vision nach können zukünftig auch wichtige Inhalte aus den anderen Viva Apps eingebunden werden.Aus diesem Grund werden wir Viva Connections auch für die Start- und Einstiegsbereiche nutzen. Zusätzliche Lizenzkosten fallen dafür nicht an.

Viva Insights

Seit über einem Jahr hat sich der Arbeitsalltag für viele komplett verändert – Home-Office statt Büro. Daher ist es derzeit für die interne Kommunikation schwer einschätzbar, wie es den Mitarbeitenden geht.

Genau da möchte Viva Insights, das schon mit eingeschränkten Funktionen verfügbar ist, ansetzen. Angefangen beim Mood Tracking auf der Startseite der App. Mit diesem Tracking erfasst man seine Stimmung mit einem Smiley. Einfach den passenden Smiley zu der jetzigen Stimmung auswählen, egal zu welcher Uhrzeit. Es ist geplant, dass wenn man z. B. fünfmal den traurigen Smiley angeklickt hat, eine Meldung bekommt, in die Richtung „Hey, zur Prävention von Burn-Out, versuche es doch einmal mit diesem Meditationskurs“. Hierfür soll die bekannte App Headspace integriert werden. Und keine Sorge: Abteilungsleiter:innen & Co sehen Ihre Meldung nicht und haben keinen Einblick, was für Smileys Sie ausgewählt haben.

Eine weitere Funktion, die jetzt auch schon verfügbar ist, heißt „Zeit schützen“. Dort kann man seine Fokuszeiten planen. Während dieser Fokuszeiten wird einem der Status in Teams auf nicht stören gesetzt. Die Idee dahinter ist, dass man diese Zeiten nutzt, um z. B. rauszugehen, Energie zu sammeln, Kurse zu belegen, usw. Damit geht Microsoft auf die Aussagen von vielen Mitarbeitenden ein, welche über Meetingmarathons klagen. Die Fokuszeiten werden dann ausgelesen und es wird ausgewertet, wie oft man sie eingehalten hat oder nicht. Die Auswertung ist nur von dem User selbst einsehbar.

Mit der Funktion „Verbunden bleiben“ von Insights ist es ersichtlich, mit welchen Kolleg:innen Sie lange nicht mehr in Kontakt waren. Mit diesen können Sie dort 1:1 Besprechungen einplanen und so den Kontakt auffrischen.

Viva: die Reise geht weiter

Eins ist sicher, Microsoft hat mit Viva noch viel vor. Einige Funktionen von Viva und Insights sind jetzt schon verfügbar, viele weitere werden noch folgen. Im zweiten Teil unseres Rückblicks des Viva Webinars wird es um Viva Learning, Viva Topics und SharePoint Syntex gehen. Zudem gehen wir den Fragen nach, ob Viva schon gut einsetzbar ist oder man mit der Nutzung noch warten sollte, und welche Abteilungen bei der Integration miteingebunden sollen. Seien Sie gespannt und hinterlassen Sie uns gerne Ihr Feedback. Sie haben auch die Möglichkeit, dass Webinar sich hier noch einmal anzuschauen.