Fachartikel Microsoft Viva: Eine Mischung aus Intranet-Hub, Lernplattform und Wissensmanagement-Portal

Ganz schön spannend, was Microsoft da letzte Woche vorgestellt und angekündigt hat. Mit Viva zieht eine Employee Experience Plattform (EXP) oder besser Mitarbeiter-Erlebnisplattform, die auf Microsoft Teams, SharePoint, Yammer und Microsoft Stream aufbaut, in die Unternehmen ein. Ob man sich darunter eine Art virtuelles Büro in der Cloud verstellen kann, welches dank KI und Nutzerdaten, den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden erleichtert?

Microsofts Antwort auf die aktuelle Situation

„Wir müssen aufhören, Arbeit als einen Ort zu betrachten, und anfangen, darüber nachzudenken, wie wir die Kultur aufrechterhalten, Mitarbeiter verbinden und den menschlichen Einfallsreichtum in einer hybriden Welt nutzen können.“, so Jared Spataro, Corporate Vice President für Microsoft 365.

Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt in Rekordzeit auf den Kopf gestellt. Wohl kaum ein Unternehmen hatte auf der Agenda stehen, so viele Arbeitsplätze ins Home-Office zu verlagern, wie es inzwischen der Fall ist. Da dies vermutlich auch in Zukunft nicht mehr wegzudenken sein wird, ermöglicht Microsoft mit Viva neue Perspektiven, um den damit einhergehenden Herausforderungen an die Employee Experience zu begegnen und das soziale Miteinander zu fördern.

Dazu bündelt Viva einige bereits verfügbare und auch neue Microsoft-Technologien, von Yammer und SharePoint bis hin zu Analytics und zusätzlichem „Project Cortex“-Elementen für das Wissensmanagement.

Vier Anwendungen, die alles leichter und besser machen

Mittels der vier Anwendungen Viva Connections, Viva Insights, Viva Topics sowie Viva Learning können die zentralen Organisationsthemen rund um die vier Hauptsäulen,

  1. Unternehmenskultur, Kommunikation und Kollaboration,
  2. Führung, Produktivität sowie Mitarbeiterzufriedenheit und -gesundheit,
  3. Wissen und Expertise sowie
  4. Mitarbeiterausbildung,

welche die verschiedenen Teile des Arbeitsalltags eines Mitarbeitenden abdecken sollen, gezielt mit modernster Technologie unterstützt werden.

 

Viva Connections…

…setzt auf den Gedanken eines Social Intranets: Es soll als Einstiegspunkt in den digitalen Arbeitsplatz dienen und umfasst Ankündigungen des Unternehmens, allgemeine News, Richtlinien oder auch eine Übersicht der Arbeitgeberleistungen. Viva Connections ist mit Yammer verknüpft und bietet eine Möglichkeit Communitys beizutreten und mit ihnen zu interagieren. Als Teams-App soll Viva Connections in der ersten Jahreshälfte auf dem Desktop zur Verfügung stehen, die mobile Version folgt im weiteren Verlauf des Jahres.

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Viva Insights…

…gibt Einblicke in die eigene Arbeitsweise und bietet Erkenntnisse und Empfehlungen. Es soll den Angestellten bei der Selbstorganisation helfen, um den Arbeitstag effektiv zu planen und sich für anstehende Aufgaben, aber auch für die Weiterbildung oder Pausen genügend Zeit einzuplanen.

Microsoft betont dabei, die Insights seien nur für die jeweilige Person sichtbar, nicht aber für IT oder Führungskräfte. Letztere sollen aber aus anonymisierten Daten Informationen über ihr Team erhalten, um anhand dessen bessere Arbeitsbedingungen schaffen zu können.

Möglich soll auch eine Anbindung an die Mitarbeiterbindungs-Plattform Glint von LinkedIn oder Daten von Drittanbieter-Tools wie Zoom, Slack, Workday und SAP Successfactors sein. Die Viva Insights-App in Teams und das neue Dashboard für gemeinsame Kunden von Viva und Glint sind jetzt in der öffentlichen Vorschau verfügbar.

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Viva Learning…

…ist, wie der Name schon sagt, eine Lernplattform. Es schafft einen zentralen Hub für das Lernen in Microsoft Teams und setzt auf KI, um passende Inhalte zu empfehlen. Es soll dabei helfen, in Unternehmen eine Lernkultur aufzubauen und Weiterbildung zu einem selbstverständlichen Teil des täglichen Arbeitens zu machen. Angestellte sollen im Angebot stöbern können, Führungskräfte werden aber auch die Möglichkeit haben, Trainings gezielt zuzuweisen.

Neben unternehmenseigenen Inhalten können auch Inhalte von Drittanbietern eingebunden werden. Dazu gehören Inhalte von LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Drittanbietern wie Skillsoft, Coursera, Pluralsight und edX sowie eine eigene Lernbibliothek. Im Laufe des Jahres sollen weitere Partner wie Cornerstone OnDemand, Saba und SAP SuccessFactors angebunden werden.

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Viva Topics…

…das „Wikipedia mit AI-Superkräften“ wie es Microsoft so schön bewirbt, soll Mitarbeitenden alle relevanten Informationen zu ihrer Arbeit zur Verfügung stellen. Viva Topics sammelt dazu nicht nur Begriffserklärungen, sondern zeigt auch passende Dokumente an und listet Experten auf, die man zu diesem Thema befragen kann. Als technologische Basis hierfür dienen AI-basierte Content Services, die bereits im Rahmen von Project Cortex entwickelt und sukzessive erweitert wurden.

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Diese vier Apps stellen derzeit das Fundament der offenen und erweiterbaren Plattform, welche die Integration von Drittanbieter-Diensten in seine App-Schicht ermöglicht. Offiziell heißt es, dass einige Viva-Funktionen auch an anderen Stellen in Microsoft 365 auftauchen werden, wie z.B. Viva Insights-Funktionen in Outlook und Viva Topics in Office-Anwendungen wie Microsoft Word.

Fazit

Die Microsoft Employee Experience Platform Viva greift überwiegend bestehende Services auf und paketiert diese anwendungsfallspezifisch als eigene App in Teams. Es entsteht so ein besseres interaktives Intranet mit einmaligen Funktionen. Fakt ist, es bietet sehr interessante Features, um Mitarbeitende auch digital miteinander verbunden zu halten, sie nicht zu überfordern und so auch emotional gesund zu halten.

Wir sind gespannt, wie es sich entwickeln wird und werden uns in den kommenden Wochen und Monaten genauer mit den einzelnen Funktionen auseinandersetzen. Nähere Erkenntnisse dazu werden wir u.a. im Rahmen unserer Digital Workplace Practice Group am 10. März teilen, die ich Ihnen hiermit wärmstens ans Herz legen möchte.

Für Fragen und Anregungen, kontaktieren Sie uns gerne – wir freuen uns über den Austausch mit Ihnen.

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    Stefanie Poledne