Fachartikel Microsoft Search – Suchen im Digital Workplace leicht gemacht

Das Sprichwort die „Nadel im Heuhaufen“ zu suchen wird Ihnen allen bekannt sein. Die IPI beschäftigt sich nun schon seit langer Zeit mit Office 365 und um einiges länger mit Microsoft SharePoint. Was hat das Ganze aber nun mit dem Heuhaufen zu tun?

Nun, seitdem wir Office 365 kennen (und lieben) gelernt haben, haben wir das Problem, dass wir nicht nur einen Heuhaufen haben sondern gleich eine ganze Scheune voll verschiedener Heuhaufen. Wir müssen also nicht nur die Nadel in einem Haufen suchen, sondern erstmal wissen, in welchem Heuhaufen die Nadel denn nun überhaupt liegt. Im schlimmsten Fall müssen wir sie alle durchsuchen.

Eine gemeinsame Suche über alle, bzw. die wichtigsten Office 365 Plattformen vermissen wir schon seit längerem. Nun beschert uns Microsoft mit der „Microsoft Search“ genau das Produkt, das wir Nutzer uns herbeigesehnt haben.

Die Microsoft Search bietet nun also eine übergreifende Suche über alle gängigen Datentöpfe von Office 365 an. Diese wären:

  • People (Delve Profile)
  • Groups (Mails)
  • OneDrive
  • SharePoint
  • Teams
  • Yammer
  • Manuell: Bookmarks
  • Manuell: QnA
  • Manuell: Locations

Wo ein Nutzer bisher immer erst in die jeweilige Anwendung springen musste um in genau dieser Anwendung zu suchen, kann er nun einfach die Microsoft Search verwenden und sucht in all den aufgezählten Diensten.

Manchen dürfte die Microsoft Search auch noch als „Bing for business“ bekannt sein. Da die Bing-Suche aber nicht gerade auf große Beliebtheit stößt, hat sich Microsoft wohl zu dieser Namensänderung durchgerungen. Weiterhin wird sie als die „Intelligente Suche für den modernen Arbeitsplatz“ bezeichnet.

Um diese neue Suche verwenden zu können, muss sie von einem Admin im Office 365 Admin Center erst einmal aktiviert werden, da sich das Produkt momentan noch in der Preview-Phase befindet. In den Anwendungen selbst hat die Suche bis heute noch keinen Einzug gefunden.

Die einzigen Möglichkeiten die Microsoft Search tatsächlich auch benutzen zu können sind:

  • auf bing.com zu navigieren und sich dort mit seinem Office 365 Account anzumelden

  • die Browser-Erweiterungen für Chrome oder Edge für die Microsoft Search zu installieren

Einmal eine Suche eingegeben, werden alle aktivierten Datentöpfe auch durchsucht.

Dabei handelt es sich nicht nur um die internen Quellen, sondern auch um die größte aller Quellen, nämlich das World Wide Web.

Die Ergebnisseite zeigt klar auf, welche die internen Ergebnisse sind, da diese natürlich nur für registrierte und berechtigte Mitarbeiter sichtbar sind. Man kann sich eine generelle Übersicht anzeigen lassen oder über einen Tab etwas genauer in die Anwendung hineinsehen. Klickt man dann auf ein Ergebnis, springt man in die jeweilige Anwendung ab. Ebenso werden logischerweise nur Ergebnisse angezeigt, auf die der Benutzer in den jeweiligen Diensten auch tatsächlich berechtigt ist.

Als Administrator habe ich die Möglichkeit Bookmarks, “Questions and Answers” sowie Locations zu pflegen, um die Suche an die Bedürfnisse meines Unternehmens anzugleichen. Dabei haben Sie auch die Möglichkeit, diese Suchergebnisse anhand verschiedener Kriterien anzupassen und das jeweilige Ergebnis zu verändern (nicht für automatisch generierte Ergebnisse, sondern für manuell gepflegte).

Möglichkeiten:

  • Start- und Enddatum eines Ergebnisses
  • In welchem Land, welcher Region soll das Ergebnis angezeigt werden?
  • Anzeige für Mitglieder von ausgewählten Gruppen
  • Anzeige je nachdem welches Gerät Sie einsetzen (PC mit Windows, Smartphone mit iOS, etc.)

Anhand dieser Kriterien kann man für eine Suchanfrage verschiedene Variationen erstellen, je nachdem welche Bedingungen vom Suchenden erfüllt werden. Somit kann ein anderes Ergebnis oder dasselbe Ergebnis in einer anderen Sprache angezeigt werden.

Die User können auch selbst Bookmarks vorschlagen, wenn sie die entsprechende Browser-Erweiterung installiert haben.

Auch kann ich eine PowerApp direkt als Ergebnis innerhalb des Browsers anzeigen lassen. Es muss also nicht ein Link zur Lösung sein, es darf direkt die Lösung sein!

Man merkt als Anwender, dass sich das Produkt noch in der Preview befindet. Gerade dass man in den jeweiligen Anwendungen noch die produkteigene Suche verwendet, hindert die Microsoft Search momentan daran populärer zu werden. Microsoft hat aber bereits angekündigt, dass die Suchleisten der Office 365 Anwendungen zukünftig die Microsoft Search verwenden werden. Wie sich die Ergebnisse dann darstellen, ob die Anwendung immer verlassen oder die Ergebnisse angepasst werden, wird die Zukunft zeigen.

Sicher ist aber, dass Microsoft auch hier einmal wieder eine erste Lösung bereitstellt, die bei vielen Firmen und Benutzern offene Türen einrennt. Eine gute Suche war schon immer und ist auch heute ein großes Kriterium für einen erfolgreichen digitalen Arbeitsplatz.

Haben Sie schon Erfahrungen mit der Microsoft Search sammeln können oder haben Fragen dazu? Lassen Sie es uns einfach wissen.

Kommentare

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    André Thümmel