Fachartikel PartnerMicrosoft Kaizala – Kommunikation einfach gemacht

There is a new Microsoft tool in town! „Neu“ bedeutet in diesem Fall nicht brandneu auf dem Markt, sondern neu für viele Nutzer. Denn das Tool zieht erst so langsam in einige Unternehmen ein. Sie haben davon noch nie gehört? Dann aufgepasst – wir stellen Ihnen die groben Funktionen kurz vor.

Was ist das denn nun überhaupt?

Kaizala wird auch als das WhatsApp von Microsoft bezeichnet. Neben Skype (for Business) und Teams gibt es damit nun also die dritte Kommunikationslösung im Office 365-Kosmos. Das Tool richtet sich hauptsächlich an die sogenannten Frontline-Worker – also Mitarbeiter, die keinen eigenen PC-Arbeitsplatz haben und beispielsweise in der Produktion arbeiten. In der Regel sind diese Mitarbeiter von der Unternehmenskommunikation ausgeschlossen. Genau an diesen Punkt knüpft Kaizala an.

Denn nur, weil man keinen PC am Arbeitsplatz hat, heißt das nicht, dass man sich nicht auch unter Kollegen digital vernetzt – allerdings dann eben oft über Facebook und WhatsApp. Das ist einer der Gründe, warum die Unternehmen nun verstärkt auf Kaizala setzen: hier werden nämlich die Anforderungen in den Bereichen Security und Compliance erfüllt.

Die Funktionsweise

Die Kommunikationsplattform ist Chat-basiert und stützt sich auf Microsoft Office 365 und Microsoft Azure. Es handelt sich dabei um eine reine mobile App, eine dahinter liegende Infrastruktur ist nicht nötig. Sie ist über den App-Store sowohl für iOS als auch für Android verfügbar und kann so ganz einfach von jedem auf‘s Smartphone geladen werden.
Man kann den Chat sowohl für die 1:1 als auch für die Gruppenkommunikation nutzen. Besonders für große Gruppen kann das Tool sehr nützlich sein. Das Austauschen von Fotos oder Dateien ist möglich – auch eine Video- oder Sprachanruf-Funktion gibt es.

Zudem hat das Tool noch einige weitere tolle Funktionen in petto. Es gibt die sogenannten „Action Cards“. Neben Ankündigungen, dem Erstellen von Umfragen, Tasks, Checklisten und dem Teilen von Standorten können auch Rechnungen eingereicht werden. Diese Aktionen sind für alle Nutzer standardmäßig verfügbar. Ein großer Vorteil ist die einfache und agile Handhabung: um eine Gruppe erstellen zu können benötigt man lediglich die Telefonnummer derjenigen, die beitreten sollen. Adieu User Accounts oder externe Zugänge.

Die oben genannten Funktionen sind für alle standardmäßig verfügbar. Es gibt auch noch eine „Pro“-Version, die für die Nutzer von Office 365 erhältlich ist. Dort können individuelle Action Cards erstellt, Gruppen und Nutzer verwaltet sowie Admins ernannt werden. Auch Gruppenrichtlinien und mögliche User-Aktionen können festgelegt werden. Neben Berichten stehen zudem Analysemöglichkeiten zur Verfügung. Die Verwendung der öffentlichen Gruppen ist ebenfalls den Pro-Nutzern vorbehalten.

Welche Anwendungsszenarien gibt es?

Hört sich zwar alles gut an, aber Sie wissen nicht so recht wann das Tool konkret eingesetzt werden kann? Dann haben wir hier einige Beispiele für Sie:

  • Für temporäre Arbeitsgruppen, beispielsweise Events, bei denen sowohl interne als auch externe Mitarbeiter beteiligt sind
  • Wenn mit verschiedenen Partnern zusammengearbeitet werden muss – vor allem wenn es mehr um den Austausch als um das Bearbeiten von Dateien geht
  • Falls die Zusammenarbeit über Microsoft Teams nicht infrage kommt (etwa wegen Authentifizierungen)
  • Wenn an einem Projekt gearbeitet wird, an dem verschiedene Firmen beteiligt sind um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Hier kann man die Arbeiten sehr einfach koordinieren und jeden problemlos erreichen

Für alle, die hauptsächlich in Microsoft Teams zusammenarbeiten und keine Lust auf noch eine zusätzliche App haben, gibt es eine gute Neuigkeit. Es ist grundsätzlich möglich, die Apps über Konnektoren miteinander zu verknüpfen. Dies ist aber nur in der Pro-Version möglich.

Sie möchten die App in Ihre Arbeitsabläufe integrieren? Egal, ob Sie sich schon einen konkreten Anwendungsfall vorstellen können oder unsere Hilfe bei einer Lösungsmöglichkeit benötigen – wir unterstützen Sie natürlich gerne.

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    Christina Reif