Digitale Erfolgsgeschichten, die überzeugen
Die Essenz unseres Fachwissens für euch zusammengefasst
Der ausführliche Leitfaden bündelt auf über 50 Seiten unsere Erfahrungen aus Projekten und Einführungen und schafft eine klare Grundlage für Einstieg, Anwendung und Governance von Copilot im Arbeitsalltag.
Digitale Erfolgsgeschichten, die überzeugen
Die Essenz unseres Fachwissens für euch zusammengefasst
Der ausführliche Leitfaden bündelt auf über 50 Seiten unsere Erfahrungen aus Projekten und Einführungen und schafft eine klare Grundlage für Einstieg, Anwendung und Governance von Copilot im Arbeitsalltag.
Die neue SharePoint Experience verändert vor allem den Zugang zum Intranet. Mitarbeitende können Inhalte in Teams insbesondere auch mobil sehen: Die Home Site lässt sich direkt in Teams einbinden, die mobile Ansicht wird flexibler, und Redaktionen bekommen einen zentralen Arbeitsbereich. Was das in der Praxis bringt, hängt aber stark davon ab, wie gut eure Grundlage bereits ist.
Die wichtigsten Änderungen an der Oberfläche haben wir bereits in unserem Überblicksbeitrag zur New SharePoint Experience 2026 zusammengefasst.
Für die interne Kommunikation ist jetzt vor allem eine andere Frage wichtig: Was verändert sich dadurch im Alltag von Mitarbeitenden, Redaktionen und Kommunikationsverantwortlichen?
Kompakte Einordnung, damit du sofort weißt, ob dieser Beitrag für dich relevant ist, bevor es in die Details geht.
SharePoint zeigt Mitarbeitenden im Bereich „Entdecken“ eine Zusammenstellung aus Sites, News, Personen und zuletzt genutzten Elementen. Die Darstellung berücksichtigt, womit jemand arbeitet, welche Inhalte genutzt wurden und welche Sites im jeweiligen Arbeitskontext relevant sein können.
Das ist hilfreich, hat aber Grenzen. Die Auswahl folgt der Microsoft-Logik, nicht der redaktionellen. Was dort erscheint, lässt sich nicht vollständig steuern. Wer bestimmte Inhalte in dieser Ansicht prominent sehen will, kommt nicht darum herum, die zugrundeliegende Architektur sauber zu halten: aktuelle Sites, gepflegte Seiten, klare Metadaten.
Wer das nicht tut, hat wenig Einfluss darauf, was Mitarbeitende dort zu sehen bekommen.
Mit der neuen SharePoint App für Teams lässt sich die Home Site direkt in Teams einbinden. Auf dem Desktop erscheint sie innerhalb der Teams-Oberfläche, mit Navigation, News und Ressourcen. Mitarbeitende müssen den Browser nicht öffnen und keine separate URL aufrufen.
Auch der News-Bereich lässt sich bewusster behandeln. Wer auf der Startseite bereits kuratierte Newsbereiche hat, muss den automatischen News-Feed mobil nicht an erster Stelle platzieren. Das gibt Kommunikationsverantwortlichen mehr Kontrolle darüber, welche Inhalte mobil zuerst sichtbar sind.
Ob das die Nutzung verändert, hängt davon ab, wie gut die Home Site aufgebaut ist. Besonders wirksam ist dieser Zugangspunkt auf einer starken Startseite: Er unterstützt Nutzer dabei, noch schneller die für sie relevanten Informationen zu finden.
Für die mobile Nutzung ist das besonders relevant. Viele Intranets funktionieren am Desktop ordentlich, verlieren aber auf dem Smartphone an Klarheit. Genau dort zählt, was zuerst sichtbar ist: die Home Site, ein Dashboard mit Schnellzugriffen, ein News-Bereich oder eine Kombination daraus.
Mit der neuen Konfiguration lässt sich diese Reihenfolge bewusster steuern. Die Home Site kann nach vorne rücken. Das Dashboard bleibt für schnelle Zugriffe auf Services, HR-Informationen, Benefits oder Workflows sinnvoll. Der automatische News-Feed muss nicht mehr zwangsläufig die erste Anlaufstelle sein, wenn News bereits auf der Startseite sauber kuratiert werden. Dann kann diese Ansicht mobil nun endlich komplett deaktiviert werden.
Für die interne Kommunikation ist das mehr als eine Darstellungsfrage. Mobile Nutzung entscheidet mit darüber, welche Inhalte schnell wahrgenommen werden und welche im System liegen bleiben. Wer Mitarbeitende auch außerhalb des klassischen Schreibtisch-Setups erreichen will, sollte diesen Einstieg deshalb bewusst planen.
Der neue Bereich „Veröffentlichen” bündelt Seiten, News, Entwürfe, Vorlagen und Nutzungsanalysen an einem Ort. Redakteurinnen und Redakteure müssen nicht mehr für jeden Handgriff zur jeweiligen Site navigieren.
Das ist eine richtige Erleichterung, wenn man mit mehreren Themenbereichen, Standorten oder Portalen arbeitet. Entwürfe sind direkt zugänglich. Inhalte lassen sich siteübergreifend überblicken. Vorlagen tauchen an zentraler Stelle auf und Analysen stehen näher am redaktionellen Alltag.
Auch Viva Amplify kann in diesem Zusammenhang interessant werden. Kampagnen lassen sich damit über mehrere Kanäle planen, veröffentlichen und auswerten, zum Beispiel über SharePoint, Teams, Outlook oder Viva Engage. Für die interne Kommunikation ist das vor allem bei Serien, Veränderungsthemen, Strategiekommunikation oder standortübergreifenden Kampagnen unumgänglich.
Zwei Dinge ändern sich dabei allerdings nicht: Berechtigungen und Prozesse. Wer auf einer Site keine Rechte hat, kann dort keine Inhalte anlegen. Und wer mit Freigabeprozessen, Themenplänen, Zielgruppenlogik und mehreren Redaktionsteams arbeitet, braucht weiterhin klare Abläufe. Der neue Publish-Bereich ersetzt das nicht. Er macht den Einstieg einfacher, nicht die Struktur dahinter überflüssig.
Mit einer Copilot-Lizenz lassen sich Inhalte in SharePoint zusammenfassen, Abschnitte vorbereiten oder Fragen zu Site-Inhalten stellen. SharePoint Agents können auf Basis ausgewählter Intranet-Inhalte Auskunft geben. Dazu kommen KI-gestützte Webparts wie ein FAQ-Webpart, das Fragen und Antworten aus vorhandenen Inhalten vorbereiten kann.
Für die redaktionelle Arbeit ist das in bestimmten Situationen hilfreich: bei der Recherche, beim Überarbeiten älterer Inhalte, beim Erstellen von FAQ-Texten oder bei der Pflege von Wissensbereichen. Zeitersparnis entsteht vor allem dort, wo bisher viel manuell zusammengetragen wurde.
Die Einschränkung ist hier vor allem strukturell, denn ein Agent antwortet auf Basis dessen, was im System steht. Wenn also Seiten veraltet sind, Informationen fehlen oder die Struktur unklar ist, gibt der Agent das genauso unklar zurück. Die Qualität der Antworten hängt direkt an der Qualität der Inhalte. Das ist kein technisches Problem, das sich lösen lässt, vielmehr ist es eine redaktionelle Aufgabe, die weiterhin bleibt.
Die neue SharePoint Experience ist kein Anlass, alles umzubauen, aber ein paar Fragen lohnen sich dennoch jetzt zu stellen:
Wer diese Fragen jetzt beantwortet, kann die neuen Möglichkeiten gezielt nutzen. Wer wartet, bis die Oberfläche live ist, baut auf einem Fundament, das vielleicht nicht auf Dauer hält.
Die neue SharePoint Experience ändert, wie Mitarbeitende auf Intranet-Inhalte zugreifen. Sie ändert jedoch nicht, was gute interne Kommunikation wirklich ausmacht.
Inhalte müssen menschlich stimmen. Die Architektur muss klar sein. Redaktionelle Prozesse müssen funktionieren. Wenn das nicht der Fall ist, helfen neue Oberflächen herzlich wenig. Wenn das aber der Fall ist, wird aus der neuen SharePoint Experience ein Schritt zu interner Kommunikation, die näher an der Arbeit stattfindet.
Noch mehr Details gibt es in der Webinar-Aufzeichnung: Unsere Experten zeigen die neue SharePoint Experience in einer Live Demo und ordnen ein, welche Funktionen für interne Kommunikation, Redaktion und Teams-Nutzung besonders relevant sind.
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