Fachartikel Mehr Digitalisierung mit MS Teams

Microsoft Teams ist das Collaboration-Tool aus Office 365, das aktuell in vielen Unternehmen eingeführt wird. Teams ist dabei oft das Gesicht von Office 365 und zentrales Element in Change-Kampagnen, in denen es als das Tool für Teamwork positioniert wird. Dabei kann Teams mehr als Chat, Telefonie und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. Durch persönliche Einstiege, Benachrichtigungen und Integration von Daten hat es das Potenzial, zum zentralen Workhub zu werden.

Persönliche Einstiege schaffen schnellen Zugriff auf relevante Arbeitsinhalte, z. B. meine Aufgaben, meine Dokumente, wichtige Unterhaltungen oder Kontakte. Dies wird mit den kommenden Teams-Tasks noch ausgebaut. In den Teams selbst ist es möglich, SharePoint-Listen und PowerApps zu integrieren und so Daten und Funktionen direkt einzubinden – ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung. Auch Daten zahlreicher anderer Tools können über Konnektoren eingefügt werden. Zudem ist die Integration von Bots und anderen Assistenzfunktionen durch die Chats möglich, schließlich ist ein übergreifender Notification- und Activity-Feed schon vorhanden. Richtig eingesetzt eröffnen sich dadurch viele tolle Möglichkeiten, die Produktivität zu erhöhen und im Team zusammen zu arbeiten.

Ein Beispielszenario zeigt, wie so ein integrierter Arbeitsplatz in Teams aussehen könnte: Mitarbeiter auf einer Baustelle arbeiten viel mobil zusammen – für sie kann Teams ein idealer, ortsunabhängiger und sicherer Kommunikationskanal sein. Zu einer Baustelle gehören neben Austausch aber auch Pläne, Checklisten, To-Do-Listen usw. – für vieles gibt es bereits Fachanwendungen. Durch die Integration der Daten aus anderen Systemen, z. B. dem Logistikbereich, können Materiallieferungen, Verfügbarkeit von Maschinen und Geräten sowie Aufgaben aus dem Projektplan in einer gemeinsamen und für alle verfügbaren Darstellung direkt in einen Teams-Tab eingebunden werden. So wird die Planung transparenter und die Teamkommunikation verbessert. Durch direkt integrierte Werkzeuge können Änderungen ohne Systemwechsel erfasst, Mängel gesammelt oder Fertigstellungen registriert werden. Teams wird so zum Workhub.

Teams als Workhub auf einer Baustelle

Solche und ähnliche Szenarien finden sich immer dann, wenn ein Team zusammenarbeitet. Beispielsweise haben wir ähnliche Anwendungsfälle bereits im Handel, etwa bei Markt- oder Filialstrukturen, oder bei Versicherungen in regionalen Niederlassungen identifiziert.

Teams ist also die Digitalisierungsplattform schlechthin. Bei der Einführung kommt es darauf an, die Use Cases zu identifizieren und sinnvolle Lösungen, die bei der täglichen Arbeit helfen, in Teams zu integrieren. Wie das geht? Zum Beispiel mit unseren Starter Kits.

Freuen Sie sich als nächstes auf einen Einblick, wie eine erfolgreiche Teams-Einführung gelingen kann. Sollte es bis dahin Rückfragen geben, sind wir selbstverständlich gerne für Sie erreichbar.

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    Dr. Julian Bahrs