Managementsysteme mit SharePoint 2010/2013

​Autor: Karl G. Schneider, Consultant
Managementbeauftragte: Sie werden im Rahmen der jeweiligen Zertifizierungs-Voraussetzungen von der Geschäftsführung bestellt, um sie bei der Installation, Aufrechterhaltung und Entwicklung eines Managementsystems zu unterstützen. Wer das nicht tut, bekommt keine Zertifizierung. Deshalb geht der gestresste Managementbeauftragte mit sorgenvollen Gedanken an Rechtsicherheit und Normkonformität der Betriebsabläufe am Abend ins Bett und steht am Morgen wieder damit auf. Inwieweit kann SharePoint den stetig zunehmenden Anforderungen an Compliance und dem damit verbundenen Administrationsaufwand begegnen? Stellt es als ausgewachsenes Enterprise Content Managementsystem (neudeutsch DMS) elegante Methoden für die Prozess-Transparenz und vereinfachte Hilfsmittel zur Dokumentenlenkung zur Verfügung? Ist SharePoint die eierlegende Wollmilchsau für diese Zwecke?
Vor allem in mittelständischen Unternehmen hat sich in den vergangenen Jahren ein tief greifender Wandel vollzogen. Die neuen Herausforderungen in der Wirtschaft, wie z.B. dynamische Märkte steigender Kostendruck, weit reichende Flexibilität und zunehmende Globalisierung der Märkte führen zunehmend zu komplexen Veränderungen des Umfelds, die wiederum immer schnellere Anpassungen der Prozessorganisation (Ablauf) und der Unternehmensstruktur (Aufbau) erfordern.  Die Abläufe werden ständig verändert, am Liebsten ständig verbessert und die Aufbauorganisation alle Jahre über den Haufen geschmissen und umgekrempelt.  

Um dabei wirklich effektiv und effizient zu bleiben und schnellere Anpassungen der Unternehmensstruktur und der Prozessorganisation zu ermöglichen, muss ein Unternehmen seine Art des Tuns systematisieren. Es geht also darum, dafür zu sorgen, dass jedem klar ist, wer für was, wann, wie, warum und wo verantwortlich ist. Sonst kommt es schnell zu Unmut im Unternehmen und der Durchblick geht hopps. Managementbeauftrage haben alle Hände voll zu tun, diesen schier unüberschaubaren Wust an Normen in den Griff zu bekommen. (Abb. 1).
 

Abb. 1: Wust an Normen
 
Unternehmen brauchen also einen vernünftigen Ordnungsrahmen, eine Art „Klammer“, damit bei aller Flexibilität und Dezentralisierung die heute benötigt wird, der Unternehmenszusammenhalt und die Prozesssicherheit immer noch sichergestellt werden kann.
Integrierte Managementsysteme können diese Klammer bilden. Nachhaltige Dokumentation und die Verwaltung des Unternehmenswissens ist dabei unerlässlich! Dem Auditor, der die Zertifizierungswürdigkeit ihres Unternehmens im 2jährigen Turnus prüft ist es prinzipiell egal, wo und wie sie ihre Unternehmens-Richtlinien zur Verfügung stellen. Sie können die notwendigen  Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen auch auf Klopapier schreiben, Hauptsache ist, es stehen immer die aktuellsten Informationen an einem zentralen Ort für alle Mitarbeiter zur Verfügung. Das WC ist zwar so ein allgemein verfügbarer Ort aber Klopapier ist nicht unbedingt ein zeitgemäßes Medium für die Veröffentlichung von gelenkten Dokumenten. Im Mittelalter hat sich ja bereits der Wandel von der Pergamentrolle auf das gedruckte Buch vollzogen. Schauen Sie sich diesen Schenkelklopfer unbedingt mal an:
 
[[BLOGVIDEO:http://www.youtube.com/v/U1L33SSMPFI?hl=de_DE&version=3]]

In der modernen Zeit kommen nun zeitgemäße Content- und Dokumentenmanagement-Systeme ins Spiel.  Zentrale Orte für Informationen in einem Unternehmen.

Mittlerweile gibt es zwar Unmengen spezialisierter Managementsysteme für zahlreiche Branchen und Bereiche auf dem Markt, die alle möglichen Anwendungsfälle wie z.B.: Qualitätsmanagement (ISO9001:2008),Umweltmanagement (ISO14001), Hygienemanagement, Energiemanagement (ISO50001)Arbeitssicherheit, Arbeitsschutzmanagement (ISO18001), Risikomanagement (ISO31000:2009)LieferantenmanagementInformationssicherheit
abdecken und im jeweils gewünschten Funktionsumfang in dedizierten und separaten Softwareapplikationen komplett abwickeln.
Aber diese unterschiedlichen Softwarebausteine würden andererseits nur dazu führen, dass der Wildwuchs an Applikation in ihrem Unternehmen zunimmt. Denken Sie außerdem an die Kosten für die Lizenzierung, Support, Schulung und Wartung von verschiedenen Werkzeugen. Darüber hinaus, und vielleicht noch wichtiger, die Benutzerzufriedenheit bzw. die Benutzerakzeptanz die möglicherweise langsam flöten geht. Oder an das Management das evtl. nicht mehr Herr der Lage wird durch die vielen verschiedenen Anwendungen, die überall und irgendwo ihr Inseldasein fristen.

Eine Konsolidierung würde Synergieeffekte wie Zeitersparnis und Kostenersparnis mit sich bringen. Hier kommt nun also endlich SharePoint ins Spiel. SharePoint als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform bietet zum Aufbau eines integrierten Managementsystems eine wertvolle Grundlage, denn hier lassen sich viele Insellösungen und Einzelanwendungen unter einem Hut vereinheitlichen und vereinen.
 
Die acht Grundsätze des Qualitätsmanagements gelten exemplarisch als essentieller Bestandteil eines Managementsystems. Sie sind auf viele Normen übertragbar. (Abb. 2).
 

Abb. 2: Die acht Grundsätze des Qualitätsmanagement
 
Diese stammen aus der ISO9001 Norm, welche die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem (QM-System) für den Fall festlegt, dass eine Organisation ihre Fähigkeit darlegen muss, Produkte oder Dienstleistungen bereitzustellen, welche die Anforderungen der Kunden und allfällige behördliche Anforderungen erfüllen, und anstrebt, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Beleuchten wir mal die wichtigsten Grundsätze, die mit SharePoint erfüllt werden:
 
Prozessorientierung
Ein gewünschtes Ergebnis lässt sich effizienter erreichen, wenn Tätigkeiten und dazugehörige Ressourcen als Prozess geleitet und gelenkt werden. Eine Transparenz der Prozesse kann durch geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement (GPO-WM) mit Geschäftsprozessmodellierung geschaffen werden. Und optimierte Arbeitsabläufe werden durch Prozessautomatisation mit Workflows und automatischer Dokumentenlenkung in die Wege geleitet.
 
Einbeziehung der Mitarbeitenden – „Integration in den Alltag“
Die Mitarbeitenden sind auf allen Ebenen der prägende Faktor der Organisation. Durch eine umfassende Einbeziehung der Mitarbeiter und eine tiefe Integration eines Managementsystems in die Tagesarbeit können sie die tatsächlichen Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter zum Vorteil der Organisation nutzen. Mitarbeiter-zentrierte Prozesse sind also wesentlich. In SharePoint ist der Mitarbeiter mit seinem User-Profil ein zentraler Aspekt und kann durch die Social Features leicht abgeholt werden. Dazu gehören auch die bekannten SharePoint-Funktionen wie Rating, Voting und Badging (der Vergabe von Verdienstordnen in der Wissensmanagement-Community)
 
Führung
Führungskräfte sorgen für die einheitliche Zielsetzung und Ausrichtung der Organisation. Sie sollten das interne Umfeld schaffen und aufrecht erhalten, in dem die Mitarbeiter sich voll und ganz für die Erreichung der Ziele der Organisation einsetzen können. Eine zentrale Informations- und Kommunikationsplattform wie SharePoint ist nicht nur ein modernes Führungsinstrument, sondern stärkt den Unternehmenszusammenhalt und dient als Rückgrat für Change-Management und Veränderungsprozesse, für das Skill-Management, und das Wissensmanagement allgemein.
 
Systemorientiertes Management
Prozesse, die miteinander verknüpft sind und in Wechselwirkung zueinander stehen müssen als System erkannt, verstanden und gesteuert werden. SharePoint in der Enterprise-Lizenzierung ermöglicht eine transparente Prozessvisualisierung, beispielsweise in Visio 2013 mit der Geschäftsprozessmodellierungs-Sprache der neusten Version BPMN V2.0. Systemunterstützung durch SharePoint als modernes CMS/DMS beim Umgang mit Reklamationen und Verbesserungsvorschlägen, Ideen- und Innovationsmanagement
Daraus ableitend haben die Unternehmen meist sehr ähnliche Anforderungen an die Kernfunktionalitäten eines Managementsystems. Letztlich geht es immer umGeschäftsprozessmodellierung BPMNGeschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement GPO-WMNormkonforme Lenkung von Dokumenten mit ManagementworkflowsInformationsverwaltungsrichtlinien, Aufbewahrungsfristen, InhaltsorganisationCompliance durch Datensatzdeklaration und Lebenszyklus-ÜberwachungHierarchische Strukturierung von Prozessen und generischen Metadaten für das gesamte UnternehmenswissenVereinheitlichung der Inhalte bestehender Managementsysteme in einem System
Die aufgezeigten Grundsätze des Qualitätsmanagements und die davon abgeleiteten Anforderungen können natürlich mit SharePoint besonders vorteilhaft umgesetzt werden.

Deshalb genug vom strategischen Dampfgeplauder und rein ins Gemachte:
Im Wesentlichen besteht das Managementsystem in SharePoint aus:Website auf Basis eines UnternehmenswikiSeitenbibliothek mit Seitenvorlagen für die Prozess-DarstellungDokumentenbibliothek für die mitgeltenden DokumenteInhaltstypen und VorlagenListen für z.B. die Korrektur- & Verbesserungsmaßnahmen, Gefahrstoffkataster und RechtskatasterInhaltsabfrage-Webparts für die automatische dynamische Aggregation von InhaltenEvtl. 3rd-Party-Solutions für erweiterte Ansprüche
Und am allerwichtigsten:
METADATEN!
 

Jedes Managementsystem benötigt einen generischen Grundstock an Metadaten bzw. Taxonomien, also eine hierarchische Klassifikation von Begriffen für die Unternehmens- und Prozessstruktur sowie für Dokumententypen. (Abb. 3).
 

Abb. 3: Generischer Grundstock an Metadaten
 
Die Klassifikation der Management-Inhalte ist Voraussetzung für die dynamische und automatische Aggregation von Inhalten in verschiedenen Ansichten und multidimensionalen Perspektiven und trägt auch zur Optimierung der Suche bei, indem beispielsweise eine gefilterte Verfeinerung der Suchergebnisse auf die Prozesszuordnung oder den Geltungsbereich/Standort bzw. dem Dokumententyp durchgeführt wird. Gerade die runderneuerte Search Service Application in SharePoint 2013 ist hier der absolute Hammer! Für das neue Content by Search Webpart benötigen sie die Enterprise-Lizenzierung von SharePoint, es funktioniert dann aber farmweit über sämtliche Websitesammlungen. D.h. sie können managementrelevante Informationen auch aus anderen Projekträumen zusammenbringen. Cross-Site-Publishing ist hier ebenfalls ein Reizwort.

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