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Konzern-Intranet im Wachstum: 5 Dinge, die in der Architektur nicht mehr funktionieren

Konzern-Intranet im Wachstum: 5 Dinge, die in der Architektur nicht mehr funktionieren

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Jonas Fladung

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Gewachsene SharePoint-Strukturen haben ihre eigene Logik. Leider stimmt die oft nicht mehr.

Irgendjemand hat vor ein paar Jahren ein Intranet gebaut. Es war gut durchdacht, hat funktioniert. Dann kam die erste Akquisition. Dann die zweite. Dann die internationale Expansion. Das alte Portal läuft noch. Die neuen auch. Parallel. Jedes für sich.

 

Wer heute die IT-Verantwortung trägt, erbt das Ergebnis: mehrere Instanzen, deren tatsächliche Nutzung niemand mehr genau kennt. Inhalte an drei Stellen gepflegt und nirgendwo wirklich aktuell. Eine Konzernkommunikation, die fragt, warum ihre Nachrichten die Töchter nicht erreichen.

Das Problem dahinter: Ein paar Dinge, die lange funktioniert haben, funktionieren im Wachstum einfach nicht mehr:

  • Um das neu zu strukturieren, müssen wir alles migrieren.

Hub-Sites in SharePoint Online lassen sich nachträglich frei zuordnen und umhängen, ohne Inhalte anzufassen. Eine Site, die heute unter einer alten Tochter-Instanz liegt, kann morgen in eine neue Konzernstruktur eingebunden sein. Navigation, Design und Aggregationslogik ändern sich, die Inhalte bleiben, wo sie sind. In klassischen On-Premises-Hierarchien hat jede Umstrukturierung automatisch eine Migrationsdiskussion ausgelöst. In SharePoint Online ist das schlicht nicht mehr so.

  • Audience Targeting schützt unsere sensiblen Inhalte.

Audience Targeting in SharePoint Online ist keine Sicherheitsfunktion, sondern steuert vor allem die zielgruppengerechte Sichtbarkeit und Priorisierung von Inhalten in Navigation, Webparts, News, Seiten, Dateien und Viva Connections. Inhalte, die für eine Zielgruppe nicht angezeigt werden, sind dadurch nicht automatisch geschützt. Wer gesellschaftsspezifische HR-Inhalte oder strategische Dokumente wirklich absichern will, muss auf Site-Ebene berechtigen. In der Praxis wird dieser Unterschied regelmäßig übersehen, und es entstehen ungewollte Informationszugriffe.

  • Für mehrere Tochter-Einstiege in Teams brauchen wir das Viva Add-on.

Für Organisationen mit komplexeren Kommunikationsstrukturen bietet Microsoft über die erweiterte Viva-Lizenzierung die Möglichkeit, mehrere dedizierte Viva-Connections-Instanzen bereitzustellen – gegen zusätzliche Kosten von rund 2 USD pro Nutzer und Monat. Bei  großen Nutzerzahlen n summiert sich das erheblich. Dabei gibt es eine lizenzfreie Alternative: eine einzige Viva-Connections-Instanz als Einstiegspunkt, dahinter ein SPFx-Redirect-Webpart, das beim Laden prüft, welcher Entra-ID-Gruppe der Nutzer angehört, und ihn sofort auf die passende lokale Startseite weiterleitet. Einmaliger Entwicklungsaufwand, keine laufenden Zusatzkosten.

  • Personalisierung ist ein Großprojekt. Entweder richtig oder gar nicht.

Personalisierung über Audience Targeting muss nicht als starres Stufenmodell verstanden werden. In der Praxis geht es vielmehr um sinnvolle Ausbaustufen, die je nach Organisation, Governance-Reife und Anwendungsfall kombiniert werden können. Standard-Webparts mit Zielgruppen-Tags ermöglichen einen schnellen Einstieg ohne Entwicklung. Zielgruppengesteuerte Navigation auf Knotenebene erweitert die Personalisierung mit Bordmitteln. Wirklich sensible Bereiche sollten weiterhin über Site-Berechtigungen abgesichert werden. Für weitergehende Anforderungen kann eine individuelle SPFx-Lösung Nutzern ermöglichen, ihre Startseite selbst zu konfigurieren. Viele Konzerne kommen mit einer Kombination aus Standard-Webparts, Navigation und klaren Berechtigungen bereits sehr weit. Wer dagegen zu früh auf maximale Individualisierung setzt, riskiert zusätzliche Governance-Komplexität, die mittelfristig schwer beherrschbar wird.

  • Ab einer gewissen Größe braucht jede Tochter ihre eigene Startseite.

Ab etwa fünf bis sieben eigenständigen Zielgruppenlogiken auf einer zentralen Startseite wird das Redaktions- und Pflegemodell spürbar schwerfällig. Dann ist eine strukturell getrennte Startseite je Einheit oft die einfachere und robustere Lösung. Vorher ist sie in vielen Fällen schlicht überflüssig und erzeugt mehr Abstimmungsaufwand, als sie löst.

Ein zentrales Konzern-Intranet in SharePoint Online für Konzern, Tochtergesellschaften und Standorte. global entry

Welches der zwei Grundarchitekturmodelle, zentraler Einstieg mit Personalisierung oder lokale Einstiege mit globalem Überbau, zu welcher Konzernstruktur passt, hängt letztlich nicht von der Technologie ab, sondern von organisatorischen Rahmenbedingungen: Wie eigenständig sind die Töchter, kulturell und markenseitig? Wie eng ist die Verzahnung mit dem Mutterhaus? Sind Merger oder Zukäufe geplant, die eine Übergangsphase erfordern?

Das White Paper “Schluss mit Intranet-Inseln: Konzern & Töchter zusammenführen” beschreibt beide Modelle mit konkreten SharePoint-Umsetzungsbeispielen, einer direkten Gegenüberstellung ihrer technischen und Governance-Anforderungen sowie einem strukturierten Leitfragenrahmen für die Entscheidungsfindung. Inklusive: wann welche Personalisierungsstufe sich wirklich lohnt, wie der Teams-Einstieg für mehrere Töchter sauber gelöst wird und was eine durchdachte Erstarchitektur gegenüber nachträglichem Aufräumen konkret einspart.

White Paper

WhitePaper_Vom-Insel-Intranet-zum-vernetzten-Oekosystem

Schluss mit Intranet-Inseln: Konzern & Töchter zusammenführen

Beide Architekturmodelle im ausführlichen Vergleich. Mit Entscheidungsmatrix, Governance-Framework und Umsetzungsphasen.

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