Events Fachartikel Partner Unternehmen Knowledge Management – Wissen effizient nutzbar machen!

Wissen ist ein zentraler Baustein für den Erfolg eines Unternehmens. Daher ist es elementar wichtig, das vorhandene Wissen für die Zukunft zu bewahren und neues Wissen aufzubauen. Die technischen Neuerungen des 21. Jahrhunderts tragen dabei unter anderem zu einer systematischen Unterstützung des Umgangs mit Wissen – dem Knowledge Management – bei. Der IPI Spezialist in diesem Bereich, Dr. René Peinl, beschäftigt sich bereits seit geraumer Zeit mit dem Thema Knowledge Management. Wir haben die Gelegenheit genutzt und ihn nach seiner Meinung gefragt.
Herr Dr. Peinl, was kann man unter Knowledge Management verstehen und welche Bedeutung kommt diesem Thema zu?
 
Unter Knowledge Management versteht man die systematische Unterstützung des Umgangs mit Wissen, um die Unternehmensziele besser zu erreichen. Mit Wissen ist in erster Linie das Wissen der Mitarbeiter gemeint. Wissen kann aber auch in explizierter Form als konzeptualisierte Information in Dokumenten vorliegen, durch Patente geschützt und in Software oder Maschinen implementiert sein. Dabei ist es wichtig, alle Arten von Wissen zu betrachten, angefangen von Ideen Einzelner über stärker ausgearbeitete Pläne, Projekterfahrungen eines Teams, Best Practices einer Abteilung bis hin zu Standardwissen in Unternehmen, das über Schulungen einer breiten Masse an Mitarbeitern zugänglich gemacht wird. Die Herausforderung ist es, einerseits zielgerichtet die für das jeweilige Unternehmen wichtigsten Aspekte zu fokussieren und besonders gut zu unterstützen, andererseits aber keinen Bereich komplett außenvorzulassen. Die Bedeutung des Themas ist schwer zu vermitteln, da sich ein Return on Investment meist nur mit vielen Annahmen oder hohen Risiken bzw. Chancen berechnen lässt. Nichts desto trotz ist es Fakt, dass mit Wissensmanagement Doppelarbeiten vermieden, Risiken gemindert und Innovationskraft gestärkt werden können.
 
Welche Erfahrungen haben Sie bereits in Knowledge Management- Projekten gesammelt und zu welchen Erkenntnissen sind Sie gekommen?
 
Tatsache ist, dass IT nur eine Komponente in einem Knowledge Management- Projekt sein darf. Ich verstehe IT mehr als notwendigen Katalysator um die Mitarbeiter produktiver zu machen und die gerne auch den Spaß an der Arbeit erhöhen darf, bzw. um Frust zu vermeiden. So habe ich beispielsweise in einem Projekt erfahren, dass eine flexible Form der physischen Arbeitsplatzorganisation sich positiv auf Wissensweitergabe und letztlich Projekterfolg auswirken kann. Hierfür haben sich Teams nicht nur regelmäßig getroffen, sondern sind tatsächlich physisch in ein Büro gezogen. Die Software im Hintergrund, die Räume und Ressourcen verwaltet und nach einem ausgeklügelten System Vorschläge gemacht, hat war unabdingbar dafür, aber der eigentliche Effekt wurde durch die physische Nähe erreicht. Wenn dies in größeren Firmen aufgrund geografischer Verteilung nicht möglich ist, so können „Awareness“-Mechanismen helfen, indem sie sozusagen einen Teil der Nähe virtuell aufbauen. Ich meine damit nicht nur eine Statusanzeige: online oder nicht, sondern das Signalisieren von Aktivitäten. Einen Teil davon kann einem ein integriertes System abnehmen, indem es z.B. Kalenderinformationen in den Status mit einbezieht. Viele größere Firmen, v.a. in Deutschland stehen, dem allerdings wegen Datenschutz und Betriebsrat skeptisch gegenüber.
 
Als erfahrener Experte und Autor des Buches „Enterprise Knowledge Infrastructures“ können Sie uns sicher sagen, worin Sie die Herausforderungen zur Einführung eines Knowledge Management-Systems sehen?
 
Der entscheidende Punkt liegt nicht in einem einzelnen System, sondern in einer integrierten Plattform, die den Mitarbeiter bestmöglich im Umgang mit Wissen unterstützt, z.B. bei der Generierung neuen Wissens, dem Identifizieren von Wissensträgern und der effizienten Kommunikation mit diesen, Recherche nach dokumentiertem Wissen sowie der Dokumentation des eigenen Wissens. Mir ist kein einzelnes System bekannt, das all diese Funktionen hätte und es ist auch nicht sinnvoll so eines zu entwickeln, da in Unternehmen immer schon eine große Anzahl an Informationssystemen vorhanden ist, die nicht alle abgelöst werden können. Es geht also darum, die vorhandenen Systeme besser zu vernetzen, zu ergänzen und evtl. punktuell auszutauschen, um dem Mitarbeiter zu mehr Produktivität zu verhelfen. Dazu gehört es auch, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsgewohnheiten ein Stück weit verändern. Dies ist aus meiner Sicht die größte Herausforderung im Knowledge Management. Die Technik lässt sich mit entsprechendem Know How und Aufwand in den Griff bekommen, aber die Mitarbeiter müssen von den neuen Arbeitsmethoden überzeugt sein und mir ist kein Patentrezept bekannt, mit dem man das erreichen kann. Dennoch gibt es Ansatzpunkte: eine Kombination aus Schulungen, um mit der neuen Technik vertraut zu sein und die Vorteile zu erkennen, Anreizen um auch tatsächlich damit zu arbeiten und das frühe Einbeziehen von Key Usern, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter auch tatsächlich zu verstehen und im System zu adressieren. Anreize sind dabei nicht in erster Linie finanziell, sondern müssen auf die Unternehmenskultur abgestimmt sein. So könnenz.B. Teilnahme an Industriemessen oder Konferenzen, Gutscheine für Fachliteratur, zusätzliche Schulungen oder auch Freiräume, um an eigenen Ideen zu arbeiten, weitaus bessere Anreize sein, als das vage Versprechen auf Gehaltserhöhungen in ferner Zukunft.
 

 
Inwiefern können Unternehmen durch ein unternehmensweites Wissensmanagement profitieren?
 
Unternehmen profitieren in erster Linie dadurch, dass ungenutzte Potenziale erkannt und genutzt werden. „Wenn Siemens wüsste, was Siemens weiß“ ist ein geflügeltes Wort im Wissensmanagement geworden und trifft auf die meisten größeren Unternehmen zu. Hierarchische Strukturen und Abteilungsdenken, sowie Führung nach einigen wenigen, hochverdichteten Kennzahlen führen oft dazu, dass Wissen nicht bereichsübergreifend genutzt und das Rad mehrmals neu erfunden wird. Indem man mit Wissensmanagement neben der primären Organisationsstruktur und der oft ebenfalls vorhandenen Projektorganisation den Fokus auf Communities legt, also thematisch verwandte Mitarbeiter abteilungsübergreifend zusammen bringt, kann dieser Effekt gemildert werden. Wissensmanagement kann aber auch in Richtung Risikomanagement ausgeprägt werden, um z.B. systematisch neue Produktideen oder Verfahren auf Patentierbarkeit bzw. Konfl ikte mit Patenten von Konkurrenten zu prüfen. Weiterhin können Schlüsselpersonen mit einmaligem Wissen im Unternehmen identifiziert und deren Abwanderung verhindert, bzw. Kollegen mit ähnlichem Wissen aufgebaut werden. In den meisten Fällen kann man Informationssysteme gewinnbringend einsetzen, um dadurch die Aufgaben kosteneffizient wahrnehmen zu können. Oft ist die Aufgabe ohne sinnvolle IT Unterstützung auch überhaupt nicht erfüllbar, da die heutige Arbeitswelt unglaublich komplex geworden ist und der Mensch ohne technische Hilfe vielfach an seine Grenzen stößt.
 
Wagen Sie einen Ausblick und verraten Sie uns, wie sich Knowledge Management Ihrer Ansicht nach zukünftig entwickeln wird.
 
Die Veränderungen im Internet mit Web 2.0 und Cloud Computing einerseits, sowie die privaten Gewohnheiten der Mitarbeiter andererseits, die mit tragbaren Multimediageräten und GPS-Navigation aufwachsen, werden Informationssysteme im Unternehmen und auch das Wissensmanagement beeinflussen. Die Herausforderung wird sein, die Technologie so intelligent und unaufdringlich einzusetzen, dass auch Skeptiker damit arbeiten und von ihr profitieren. Gleichzeitig sollten den Powerusern alle technischen Möglichkeiten zur Verfügung gestellt werden, um sie bestmöglich zu unterstützen. Man darf nicht vergessen, dass IT für die einen abschreckend sein kann, während es für andere ein Motivator ist. Zum Teil wird es sogar als Auswahlkriterium für die Jobwahl herangezogen, ob der zukünftige Arbeitgeber entsprechende technische Ausstattung und moderne Kommunikationsmöglichkeiten bietet. Und schließlich ist das Einstellen, Motivieren und im Unternehmen Halten der oft zitierten High Potentials ebenfalls eine Aufgabe des Knowledge Management.

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    Anja Weidner