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KI-Agenten im Intranet: automatisch zur richtigen Zielgruppe

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Jonas Fladung

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Wie eine Routing-Logik im Intranet die Zuordnung zum passenden Copilot-Studio-Agenten übernimmt

Mit den ersten KI-Agenten im Unternehmen ist der Einstieg meist noch einfach: ein Anwendungsfall, ein Agent, ein definierter Nutzerkreis. Doch was passiert, wenn daraus mehrere werden, etwa ein Wissensagent für die gesamte Organisation sowie eigene Agenten für HR, IT-Support oder Vertrieb? Dann stellt sich schnell eine neue Frage: Woher sollen Mitarbeitende wissen, welcher Agent für sie der richtige ist? 

 

Genau an diesem Punkt setzt eine Lösung an, die wir ursprünglich für einen unserer Kunden entwickelt haben. Mitarbeitende greifen über einen zentralen Zugangspunkt im Intranet auf KI-Unterstützung zu. Welcher Copilot-Studio-Agent die Anfrage bearbeitet, wird automatisch im Hintergrund entschieden. 

Die wichtigsten Fragen zu automatischen KI-Agenten im Intranet

Kompakte Einordnung, damit du sofort weißt, ob dieser Beitrag für dich relevant ist, bevor es in die Details geht.

  • Müssen Mitarbeitende selbst auswählen, welchen Agenten sie verwenden sollen? Über definierte Nutzergruppen entscheidet das Webpart im Hintergrund, welcher Agent für einen Mitarbeitenden vorgesehen ist.
  • Können verschiedene Bereiche unterschiedliche Agenten erhalten?
    Ja. Die Zuordnung erfolgt anhand einer definierten Microsoft-Entra-ID-Sicherheitsgruppe.
  • Was ist der Unterschied zur Standard-integration von Agenten in SharePoint?
    Microsoft ermöglicht bereits, Agenten direkt in SharePoint bereitzustellen. Das Webpart übernimmt diese Zuordnung im Hintergrund.
  • Müssen sich Mitarbeitende zusätzlich anmelden?
    Nein. Die Integration nutzt die bestehende Microsoft-Identität des Nutzers, ohne zusätzlichen Account oder Login-Schritt.

Nicht jede Aufgabe braucht denselben Agenten

Bei KI im Unternehmen geht es häufig zunächst um die Frage, welche Mitarbeitenden Microsoft 365 Copilot erhalten. Mit einer wachsenden Agentenlandschaft wird aus unserer Sicht aber eine andere Frage mindestens genauso wichtig: Welche KI-Unterstützung benötigt welche Zielgruppe eigentlich? 

 

Ein Mitarbeitender im HR-Bereich hat andere Fragen als jemand im Vertrieb, die IT braucht andere Informationen als das Facility Management, und eine Landesgesellschaft arbeitet möglicherweise mit anderen Richtlinien und Wissensquellen als eine andere. 

 

Natürlich könnte man versuchen, all diese Anforderungen in einem einzigen großen Agenten abzubilden. Sinnvoller ist es in vielen Fällen aber, spezialisierte Agenten für klar abgegrenzte Aufgaben und Zielgruppen bereitzustellen, etwa für internes Wissen, IT-Support oder vertriebliche Prozesse. Doch je mehr Agenten entstehen, desto schwerer wird es für Mitarbeitende, den richtigen davon zu finden. 

Der passende KI-Agent für unterschiedliche Zielgruppen

Microsoft integriert Agenten in SharePoint, wir ergänzen die Routinglogik

Die Bereitstellung eines Copilot-Studio-Agenten in SharePoint erfordert inzwischen keine individuelle Entwicklung mehr. Microsoft stellt dafür eigene Möglichkeiten bereit, etwa über den SharePoint-Kanal oder die Agentenauswahl. 

Unser Ansatz setzt eine Ebene davor an. Für das Kundenprojekt haben wir einen zentralen KI-Zugang als SharePoint-Webpart entwickelt, der als Vermittlungsschicht zwischen Nutzer und Agent fungiert. Beim Aufruf wird der angemeldete Nutzer berücksichtigt. Anhand einer definierten Microsoft-Entra-ID-Sicherheitsgruppe entscheidet sich, welcher konfigurierte Agent angesprochen wird. 

 

So kann HR beispielsweise einen auf HR-Prozesse spezialisierten Agenten nutzen, die IT einen Support-Agenten und der Vertrieb einen Agenten für vertriebliche Fragestellungen.  

Nicht der Mitarbeitende muss verstehen, wie die Agentenlandschaft aufgebaut ist. Die technische Lösung sorgt dafür, dass ihm die passende KI-Unterstützung bereitgestellt wird. Die Komplexität bleibt damit dort, wo sie hingehört: in der Architektur, nicht beim Anwender. 

 

Auch wenn später weitere Agenten hinzukommen, bleibt die Nutzung für Mitarbeitende unverändert. Der Ansatz lässt sich dabei auch in größeren Intranets mit mehreren Sites, Hubs und Fachbereichsbereichen konsistent bereitstellen.

Zentraler Zugang bedeutet nicht zentrale Berechtigung

Nur weil unterschiedliche Agenten über einen gemeinsamen Einstieg erreichbar sind, heißt das nicht, dass alle Mitarbeitenden auf dieselben Informationen zugreifen können oder dürfen. Authentifizierung, Wissensquellen, Aktionen und Berechtigungen bleiben Teil des jeweiligen Agentendesigns. Gerade wenn Agenten auf interne Informationen zugreifen oder Aktionen ausführen, muss weiterhin geprüft werden, mit welcher Identität gearbeitet wird und welche Berechtigungen gelten. 

 

Der zentrale Einstieg ersetzt also kein Berechtigungs- oder Governance-Konzept. Er sorgt dafür, dass Zugang, Zielgruppensteuerung und Nutzererlebnis an einer Stelle zusammenlaufen.

Und was ist mit der Lizenzierung?

Die Lizenzierung war tatsächlich einer der Ausgangspunkte unseres Kundenprojekts. Unterschiedliche Nutzergruppen sollten berücksichtigt werden, ohne den Zugang zur KI ausschließlich von einem einheitlichen Lizenzmodell abhängig zu machen. 

Microsoft entwickelt die Lizenzierungs- und Verbrauchsmodelle rund um Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio und Copilot Credits kontinuierlich weiter. Welche Abrechnung in einem konkreten Szenario greift, hängt von unterschiedlichen technischen und lizenzseitigen Rahmenbedingungen ab und sollte separat geprüft werden.

 

Für die Architektur ist dabei vor allem wichtig, dass die Benutzerführung davon unabhängig bleibt. Verändern sich technische Rahmenbedingungen, Agenten oder Abrechnungsmodelle, entsteht für Mitarbeitende nicht automatisch ein neuer Einstieg, die Routinglogik berücksichtigt solche Unterschiede selbstständig. 

Der Ansatz ist damit nicht an ein bestimmtes Lizenzierungsmodell gebunden. Entscheidend ist vielmehr, dass Mitarbeitende auch in einer wachsenden Agentenlandschaft die für sie passende KI-Unterstützung einfach und zuverlässig nutzen können.

Der passende Agent, ohne dass der Nutzer danach suchen muss

Begonnen hat unser Projekt mit einer vergleichsweise konkreten Anforderung rund um die Bereitstellung eines Copilot-Studio-Agenten für unterschiedliche Nutzergruppen. Entstanden ist daraus ein Prinzip, das deutlich weiter reicht. 

Ein Agent, den niemand findet, bringt keinen Mehrwert, egal wie gut er gebaut ist. Je mehr Agenten ein Unternehmen entwickelt, desto wichtiger wird die Frage, wie Mitarbeitende die passende KI-Unterstützung finden und nutzen. 

 

Der eigentliche Mehrwert unseres Ansatzes liegt deshalb nicht in der Integration eines einzelnen Agenten, sondern darin, dass Mitarbeitende sich nicht mehr mit der Frage beschäftigen müssen, welcher Agent für sie der richtige ist. Diese Entscheidung übernimmt die Architektur im Hintergrund, während die Agentenlandschaft dahinter flexibel wachsen kann. 

Wer vor einer ähnlichen Herausforderung steht und unterschiedliche KI-Agenten über einen zentralen Zugang im Intranet bereitstellen möchte, kann uns jederzeit gerne ansprechen. 

 

Wer zunächst selbst einen Agenten aufbauen möchte, findet in unserem kostenfreien White Paper eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, von der richtigen Umgebung bis zur Bereitstellung in Microsoft Teams. 

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