Jedes Intranet durchläuft verschiedene Evolutionsstufen

​Damit ein Intranet zum Selbstläufer der internen Kommunikation wird, sollte es stets auf den Reifegrad des Unternehmens abgestimmt sein. Nahezu jedes Mitarbeiterportal durchläuft sehr individuelle Phasen – abhängig von Organisationsprozessen und Unternehmenskultur.
Die Entwicklung des Intranets ist kein Sprint, sondern eher mit einem Langstreckenlauf vergleichbar. Eine gelungene Konzeption für den Start ist daher auf die aktuelle Unternehmenssituation abgestimmt. Hierzu gehören die Firmenstrategie, die internen Prozessen und vorhandene Kommunikationsstrukturen. Aus den Good Practices vielzähliger SharePoint-Projekte im Mittelstand und bei großen Konzernen entstand die Einführungsmethodik i-volve, die den Erfolg dieser Projekte nachhaltig sichert.
Mit diesem Leitfaden wird das Intranet anhand strategischer Dimensionen geplant, die an die Gesamtausrichtung des Unternehmens angepasst sind. Es werden damit Anwendungsfälle eingeführt, die sich am tatsächlichen Bedarf der Mitarbeiter orientieren und die tägliche Arbeit unterstützen. i-volve stellt damit den Nutzer mit seinen Erwartungen und Bedürfnissen in den Mittelpunkt. Das Unternehmensportal der nächsten Generation wird mit Weitblick konzipiert und ist sehr anpassungsfähig. Es kann jederzeit funktional erweitert werden, so dass auch künftige Anforderungen erfüllbar sind.
 
Umfassende Bestands- und Bedarfsaufnahme
Welcher Content und welche Features sollen im Intranet überhaupt bereitgestellt werden? Um dies festzulegen, wird zum Start des Projekts mit verschiedenen Methoden sehr detailliert der Status Quo ermittelt. Im Rahmen einer Bedarfsanalyse wird bei den Anwendern konkret hinterfragt, welche Wünsche diese an ein Intranet haben. Zusätzlich nehmen die Consultants unter anderem organisatorische Prozesse sowie auch bestehende Change-Management-Ansätze unter die Lupe.
Sehr relevant ist zudem, wie bislang kulturelle Veränderungen kommuniziert und beeinflusst werden. Die Ergebnisse aus diesen Analysen haben direkten Einfluss auf den Veränderungsprozess, der sich durch die Einführung des Portals ergibt, sowie auch auf die Veränderungsgeschwindigkeit. Es werden eine Vision sowie Programm-Ziele definiert und hieraus die Strategie und schließlich eine Roadmap für das Intranet abgeleitet.
Erfahrungsgemäß ergeben sich im Verlauf der Intranet-Evolution regelmäßige Wechselwirkungen: Das Intranet selbst bedingt den kulturellen Wandel im Unternehmen, während die Veränderungen ihrerseits neue Funktionalitäten erforderlich machen. Daher erfolgt im Evolutionsprozess eine regelmäßige Überprüfung der gesteckten Ziele. Anhand von Scorecards speziell für die eingeführten Use-Cases kann vom Projektteam transparent gemessen werden, ob und zu welchen Zeitpunkt die nächste Entwicklungsstufe ansteht.
 

Das Intranet-Evolution-Framework “i-volve” sieht eine schrittweise Evolution des Intranets vor

Mittleres Management muss überzeugt werden
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine regelmäßige Beteiligung im Intranet ist die Führungskräftekommunikation. Besonders wichtig ist es, das mittlere Management zu erreichen. Die Mitwirkung dieser Führungsebene hat erfahrungsgemäß häufig sogar einen höheren Einfluss auf die Akzeptanz des Portals als das Engagement des Top-Managements. Die Führungskräfte sollten intern als Vorbild agieren und die neuen Möglichkeiten zur Information und zum Austausch konsequent nutzen, damit die Mitarbeiter es ihnen gleichtun.
Damit das neue Portal die Anwender im Tagesgeschäft tatsächlich unterstützt und insbesondere das Informationsmanagement erleichtert wird, wird sich mit i-volve zunächst auf Tätigkeitsfelder und Anwendungsfälle konzentriert. Wurden diese identifiziert und priorisiert, entwickelt das Projektteam die Use-Cases und definiert hierzu Ansätze für das Change-Management.
 
Social Features nicht zu früh einführen
Gerade die Social Features, auch wenn sie aktuell überall gehypt werden, stehen bei der Ausgestaltung des Intranets zunächst nicht zwingend im Mittelpunkt. Tatsächlich sind viele Unternehmen hierfür noch nicht bereit und würden ihre Anwender zu Beginn damit überfordern. i-volve orientiert sich deshalb unter anderem daran, wie es aktuell um die interne Kommunikation bestellt ist. Werden Informationen beispielsweise nur per E-Mail verteilt und erfolgt auch der Austausch von Kollegen untereinander überwiegend persönlich oder telefonisch, dann wird das Intranet in der ersten Stufe vor allem als adaptierte Informationsplattform konzipiert. Ergänzend erleichtern eine schlüssige Navigation sowie eine durchdachte Suchfunktionalität dem Nutzer die Orientierung.
Die Methode umfasst darüber hinaus die fachliche Detailplanung für Navigationsstruktur, Screendesign, Berechtigungskonzept und Suche sowie das Collaboration-Konzept. Auch Entwicklung, Implementierung, die erforderlichen Tests und Qualitätssicherungsmaßnahmen sind Bestandteil des Frameworks. Im nächsten Schritt wird die Pilotphase aufgenommen – die ersten Anwender werden geschult, Inhalte eingepflegt, Pilot-Teamsites aufgebaut und für den unternehmensweiten Einsatz in Revisionsphasen optimiert. Danach erfolgt der Go Live inklusive Anwenderschulungen und begleitenden Maßnahmen. Hierzu gehört unter anderem das interne Marketing, welches darauf abzielt, die Anwender mit regelmäßigen Aktionen und Impulsen dauerhaft abzuholen und einzubinden.

Autor: Roland Klein Director Operation Center, IPI GmbH