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Intranet-Projekte vergeben: Wie Auftraggeber das passende Projektteam finden

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Tobias Roth

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Ein Plädoyer von Tobias Roth, warum Zusammenarbeit ein messbares Kriterium bei der Vergabe sein sollte

Ich begleite seit vielen Jahren Organisationen bei der Einführung und Weiterentwicklung von Digital Workplace-Lösungen und Intranets , häufig bereits sehr früh, bei der Entwicklung strategischer Zielbilder und tragfähiger Konzepte. Aus diesen Konzepten entstehen später Ausschreibungen, Leistungsbeschreibungen, Bewertungsmatrizen und Punkteskalen. 

Und immer wieder beobachte ich dasselbe Muster: 

 

Die Ausschreibungen sind formal sauber, fachlich detailliert, vergaberechtskonform. Trotzdem fehlt häufig ein entscheidender Erfolgsfaktor. Die Frage nämlich, ob der Dienstleister wirklich zum Kunden passt. 

Bewertet werden vor allem fachliche Kompetenz, Methodik, Referenzen, Preis und Aufwände. All das ist wichtig und gut vergleichbar. Was dabei jedoch oft unterrepräsentiert bleibt, ist das, was im Projektalltag den Unterschied macht: die Qualität der Zusammenarbeit, das Rollenverständnis, die Kommunikationskultur und die Passung zwischen den beteiligten Menschen. 

 

Häufige Fragen zur Vergabe von Intranet-Projekten

Kompakte Einordnung, damit du sofort weißt, ob dieser Beitrag für dich relevant ist, bevor es in die Details geht.

Neben Fachwissen, Referenzen und Preis sollte auch die Zusammenarbeit mit dem konkreten Projektteam bewertet werden.

Mit diesem Team arbeitet der Auftraggeber oft über Monate oder Jahre eng zusammen. Arbeitsweise, Kommunikation und Rollenverständnis beeinflussen den Projektverlauf.

Zum Beispiel durch strukturierte Team-Vorstellungen, klare Bewertungskriterien und arbeitsnahe Formate im Auswahlprozess.

Nein. Sie zeigen Erfahrung und Projektergebnisse, geben aber nur begrenzt Einblick in die tatsächliche Zusammenarbeit.

Fachliche Kompetenz reicht bei Intranet- und Digital Workplace-Projekten nicht aus

Intranet- und Digital-Workplace-Projekte sind keine klassischen IT-Einführungen. Sie sind Kommunikations-, Organisations- und Veränderungsprojekte. Sie berühren Arbeitsweisen, Entscheidungsprozesse und Unternehmenskultur. Anforderungen entwickeln sich iterativ, Zielkonflikte zwischen IT, Kommunikation und Fachbereichen sind eher die Regel als die Ausnahme. 

In diesem Kontext ist der Dienstleister kein reiner Umsetzer. Er ist ein langfristiger Sparringspartner. Entscheidungen entstehen im Dialog, Prioritäten müssen gemeinsam geschärft, Risiken offen benannt werden. Vertrauen, Klarheit und Verlässlichkeit sind dabei kein weicher Faktor. Sie sind eine betriebliche Notwendigkeit. 

 

Dennoch wird genau dieser Aspekt in vielen Vergabeverfahren nur implizit oder gar nicht berücksichtigt. Referenzen zeigen Ergebnisse, nicht die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister Referenzen sind ein zentrales Auswahlkriterium. Sie belegen Erfahrung, Branchenkenntnis und fachliche Tiefe. Sie sagen jedoch wenig darüber aus, wie ein Dienstleister arbeitet. 

 

Referenzen zeigen keine Konfliktsituationen, keine Abstimmungsprozesse, keine Kommunikationsrealität. Auch Antworten auf Leistungsbeschreibungen zeigen vor allem konzeptionelle Stärke und formale Sorgfalt, aber kaum Haltung, Moderationsfähigkeit oder Kooperationsverständnis. Gerade bei langlaufenden Projekten entsteht hier eine gefährliche Lücke zwischen Ausschreibung und Projektrealität.

Das Projektteam bleibt in der Ausschreibung abstrakt

Hinzu kommt, dass Auftraggeber das konkrete Projektteam im Vergabeprozess oft kaum kennenlernen. Namen und Kurzprofile werden benannt, gelegentlich gibt es eine Präsentation, echte Einblicke in Arbeitsweise, Denklogik und Zusammenspiel bleiben jedoch selten. 

 

Dabei entscheidet nicht das Unternehmen als abstrakte Einheit über den Projekterfolg. Es entscheiden die Menschen: Projektleitung, Consultants, Entwicklerinnen und Entwickler. Genau mit diesen Personen wird über Monate oder Jahre hinweg eng zusammengearbeitet. Dass diese Begegnung im Auswahlprozess häufig nur eine untergeordnete Rolle spielt, ist aus Projektsicht ein erhebliches Risiko.

Bei Digital-Workplace- und Intranet-Projekten zählt die Passung

Je stärker ein Projekt auf Kommunikation, Zusammenarbeit und Veränderung ausgerichtet ist, desto größer ist die Bedeutung von Passung. Ein Intranet lebt nicht von Features. Es lebt von Akzeptanz. Diese entsteht nur, wenn Auftraggeber und Dienstleister ein gemeinsames Verständnis davon haben, wie Entscheidungen getroffen werden, wie Verantwortung verteilt ist und wie offen über Probleme gesprochen wird. Eine fachlich hervorragende Lösung kann scheitern, wenn Arbeitsweisen und Erwartungen nicht zusammenpassen.

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Ein Perspektivwechsel im Vergabeverfahren für Intranet-Projekte ist notwendig

Mein Plädoyer richtet sich ausdrücklich nicht gegen formale Vergabeverfahren. Es richtet sich für deren konsequente Weiterentwicklung. Gerade dort, wo langfristige Partnerschaften entstehen sollen, darf der Ausblick auf die konkrete Zusammenarbeit nicht im Ungefähren bleiben. 

 

Die Passung zwischen Auftraggeber und Dienstleister, insbesondere mit Blick auf Arbeitsweise, Kommunikationskultur, Rollenverständnis und Verantwortungsübernahme, muss als eigenständiger, messbarer und dokumentierbarer Bewertungsfaktor in die Vergabe einfließen. 

 

Dies kann innerhalb der bestehenden formalen Rahmenbedingungen erfolgen, zum Beispiel durch klar definierte Bewertungskriterien, strukturierte Team-Vorstellungen oder arbeitsnahe Formate im Vergabeprozess. So wird Zusammenarbeit nicht zum Bauchgefühl. Sie wird zu einem transparenten, vergleichbaren und revisionssicheren Entscheidungskriterium. 

 

Passung ist kein Soft-Faktor bei der Dienstleisterauswahl. Sie ist professionelles Risikomanagement 

Die Auswahl eines Dienstleisters entscheidet nicht nur über Budget und Zeitplan. Sie entscheidet über die Qualität der Zusammenarbeit in den kommenden Jahren. Gerade bei Intranet- und Digital-Workplace-Projekten ist Passung kein Zusatz. Sie ist ein zentraler Erfolgshebel. Nicht der formal beste Anbieter sollte die Vergabe gewinnen . Es sollte derjenige gewinnen, mit dem sich auch unter Druck konstruktiv arbeiten lässt. Es ist an der Zeit, dass Vergabeverfahren dieser Realität Rechnung tragen. 

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