26. Juni 25

Intranet & Mitarbeiter-App vereint: So erreichen Sie alle Mitarbeitenden – auch ohne PC-Arbeitsplatz

Dr. Julian Bahrs

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Warum Unternehmen auf integrierte Lösungen statt Insellösungen setzen sollten – und wie das technisch funktioniert

Brücken bauen, Menschen verbinden, informieren, aktivieren und den Austausch fördern – das sind die zentralen Aufgaben moderner Unternehmenskommunikation. Doch gerade Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz (z.B. in Logistik, Produktion oder am Point of Sale) bleiben dabei häufig außen vor. Eine Mitarbeiter-App kann hier ein einfaches und wirkungsvolles Mittel sein.

Für klassische PC-Arbeitsplätze stehen in den meisten Unternehmen bereits Tools wie Teams, SharePoint & Co. lizenziert zur Verfügung. Damit lassen sich ohne zusätzliche Lizenzkosten ansprechende, leicht pflegbare Intranet-Lösungen realisieren.

Viele Unternehmen haben das erkannt und setzen ihr Intranet inzwischen mit Microsoft 365 um:

Sobald das Thema Mitarbeiter-App aufkommt, wird es komplexer. Häufig werden Mitarbeiter-Apps als separate Lösungen „abonniert“. Plattformen wie Staffbase, Coyo usw. bilden dann eigenständige Systeme – und schaffen im Ergebnis ein weiteres Silo.

Diese Praxis-Erfahrungen aus dem Consulting belegen die Problematik:

News und Inhalte werden in zwei Systemen doppelt erfasst, was Doppelarbeit für die Redakteure bedeutet und auch schonmal abweichende News/Inhalte je Portal.
Kommentare und Diskussionen verteilen sich auf unterschiedliche Systeme – Austausch findet isoliert statt.
Inhalte können mit der Suche nur innerhalb der jeweiligen Systems gefunden werden. Informationen bleiben eingeschränkt auffindbar.
Es braucht zwei getrennte Admin-Teams – für jede Lösung ein eigenes.

Die bessere Alternative: Mitarbeiter-App mit Microsoft 365 umsetzen

So werden die eigentlichen Ziele der internen Kommunikation nicht nur verfehlt, sondern bestehende Barrieren sogar noch verstärkt. Hinzu kommt: Viele dieser Plattformen bieten zwar Community-Funktionen – aber keine echten Räume für Zusammenarbeit – wie sie Microsoft Teams bietet. Damit steigt die Gefahr, dass weitere Tools und Apps dazukommen – und die Fragmentierung zunimmt. Wer bislang auf Plattformen wie Staffbase gesetzt hat, kennt die Herausforderungen getrennter Systeme: doppelter Pflegeaufwand, parallele Adminstrukturen, fragmentierte Kommunikation.

Unsere Lösung ist daher, die Werkzeuge von Microsoft 365 so zu nutzen, dass ein für den jeweiligen Mitarbeitenden persönliches Portal entsteht – das je nach Präferenz am (privaten) Smartphone oder am Laptop / PC nutzbar ist. Das Ergebnis ist eine integrierte Lösung, die Intranet und Mitarbeiter-App sinnvoll miteinander verbindet – auf einer gemeinsamen technischen Basis.

Das könnte so aussehen:

Wie das funktioniert?

IPI setzt bei Microsoft 365 auf die Teams-App für mobile Geräte. Mitarbeitende laden die App einfach im Store herunter, melden sich an – und erhalten sofort Zugriff auf Inhalte und News im Corporate Design. Zusätzlich stehen ihnen ein sicherer Chat, Arbeitsbereiche (z. B. für Filialen), Kalenderfunktionen und Apps zur Verfügung. Die Nutzererfahrung ist dabei klar getrennt zwischen Arbeitschat und Mitarbeiter-App.

Wir ermöglichen so einen attraktiven Auftritt am Smartphone, der intuitiv funktioniert (ja wir haben Usability Tests gemacht). Mit der Personalisierung lassen sich Inhalte genau aussteuern, sodass eine punktgenaue Ansprache – wenn erforderlich mit Push-Benachrichtigung – erfolgen kann.

Auch die Redaktion profitiert: Mithilfe von KI lassen sich Inhalte und Bilder schneller und einfacher erstellen – auch mehrsprachig. Die intuitive Redaktionsoberfläche ermöglicht es, Artikel zu planen, im Team zu prüfen, automatisiert zu veröffentlichen, Zugriffszahlen auszuwerten und vieles mehr. Unser zentraler Redakteursarbeitsplatz macht das besonders effizient. Bei Bedarf können hier auch Tools für Digital Signage integriert werden.

Für die Mitarbeitenden entsteht so eine gemeinsame, sichere Plattform für News und Informationen. Die Nutzung ist einfach – und macht Spaß. Man sieht zum Beispiel, wer gerade online ist, wer welchen Artikel geschrieben hat oder worüber diskutiert wird. Dadurch, dass die Inhalte sowohl mobil als auch am PC verfügbar sind, entsteht erlebte Gleichberechtigung. Die Brücke zwischen den Mitarbeitenden mit und ohne PC-Arbeitsplatz wird verstärkt – z.B. durch gemeinsame Diskussion und Communities oder durch die Möglichkeit per Chat über verschiedene Geräte hinweg zu kommunizieren.

Zahlreiche Funktionen wie mobile Teams-Meetings, Sprachnachrichten, Video-Streaming (alles auf sicherer Plattform) runden das Nutzungserlebnis ab. Die Teams basierte Mitarbeiterapp wird zum kompletten Digital Workplace für die Hosentasche und daher auch intensiv genutzt – was wiederum gut für die Reichweite ist.

Um dieses Nutzungserlebnis zu ermöglichen, setzen wir auf die vorhandenen M365 Dienste – ergänzt um gezielte Anpassungen durch uns.

Voraussetzungen damit das gelingt:

Lizenzen:
Ja, jeder Mitarbeiter braucht eine Lizenz. Für mobile Nutzer stellt Microsoft stark vergünstigte Lizenzen zur Verfügung– oft günstiger als die Lizenzkosten für eine externe App-Lösung. In vielen Fällen ist Microsoft 365 ohnehin bereits im Einsatz, sodass keine zusätzlichen Kosten entstehen.
Customizing:
Einmalaufwände, die sich nach Umfang der Lösung richten. Der Vorteil: Du erhältst genau die richtige Lösung – perfekt integriert in eure Landschaft. Die Investition amortisiert sich in der Regel schnell – bei gleichzeitig höherer Qualität als bei typischen Abo-Modellen.
Sicherheit:
Wenn Mitarbeitende ihre privaten Smartphones nutzen sollen, muss das technisch sicher und datenschutzkonform möglich sein. Sicherheitseinstellungen wie Multifaktor Authentifizierung, Ausschluss bestimmter Bereiche des Tenants für ungemanagte Geräte usw. sind möglich.
Praxischeck:
In der Regel ist die Microsoft 365 Cloud bereits vom Betriebsrat und Datenschutz freigegeben. Auch die technische Betreuung ist oft vorhanden – oder wir unterstützen unkompliziert mit unserem Team.

So führen wir eine Mitarbeiter-App ein (auch wenn ein nicht Microsoft 365-System abgelöst werden soll)

Strategie

Wir definieren den Scope und Rahmenbedingungen, um die gemeinsam festgelegten Ziele der Unternehmenskommunikation, insbesondere das Erreichen von speziellen Zielgruppen, zu erreichen.

Dazu klären wir Fragen wie: Welche Zielgruppen sollen erreicht werden? Welche bestehenden Systeme oder Plattformen sollen abgelöst oder integriert werden?

Auf Basis dieser Grundlagen entwerfen wir ein Visual Concept: eine anschauliche Lösungsskizze, mit der ihr euch die spätere Umsetzung bereits konkret vorstellen könnt – inklusive Vorgehensplan.

Konzeption / Umsetzung:

In dieser Phase legen wir alle Details fest: die technische Architektur, Metadatenstruktur, Templates, Designvorgaben usw. – auf Basis der Microsoft-365-Funktionen und ggf. gezielter Erweiterungen.

Ihr übernehmt dabei die Rolle des Product Owners und steuert Prioritäten, Lösungsdetails und Investitionen. Die technische Umsetzung erfolgt direkt in eurem Tenant – ohne Umwege.

Onboarding

Zum Abschluss folgt die Übergabe inklusive Einweisung, Training und Navigation für die Redaktion – sowie begleitende Onboarding- und Change-Kommunikation für eure Mitarbeitenden.

In der anschließenden Hypercare-Phase unterstützen wir euch besonders bei der Erstellung der ersten Inhalte. So lernt euer Redaktionsteam direkt am System – praxisnah und mit allen relevanten Abläufen. Am Ende ist ein eigenständiger Betrieb möglich.

Support

Support im Betrieb: Sollte doch mal etwas sein, stehen wir mit unserem Fair Care Service bereit. Und wenn sich eure Prioritäten ändern oder sich durch neue technologische Möglichkeiten – etwa durch KI – neue Chancen ergeben, entwickeln wir eure Lösung gezielt weiter. Ob Intranet oder Mitarbeiter-App: Wir begleiten euch auch nach dem Go-Live – Schritt für Schritt.

Du suchst nach einer Alternative zu Staffbase oder möchtest deine bestehende Lösung ablösen? Wir zeigen dir, wie es mit Microsoft 365 besser geht. Komm gerne auf uns zu – wir unterstützen dich mit Erfahrung, strategischem Weitblick und praxisnahen Lösungen.

Bye bye Valo

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