Best Practices Fachartikel Interne Kommunikation mit Yammer – schnell, social und doch gesteuert?

Die Unternehmenskommunikation steht heute vor der Herausforderung Mitarbeiter zu aktivieren und zu mehr Kommunikation anzuregen. Zu diesem Zweck werden unternehmensinterne Social Networks genutzt. Deren Kerngedanke sind Communities und offener Austausch, an denen prinzipiell jeder gleichberechtigt teilnehmen darf. Offenheit und Freiwilligkeit sind hier große Werte. Der normale und akzeptierte Weg der Inhaltsauswahl wird durch den Anwender bestimmt: Ich folge den Communities oder Menschen die Inhalte posten, die mich interessieren.

Nun hat aber die Unternehmenskommunikation gleichzeitig auch die Aufgabe die Botschaft des Managements prominent und zum Teil sogar mit verpflichtender Sichtbarkeit auszuspielen. Das droht natürlich im Social Network unterzugehen.

Ein lohnenswerter Weg für die IK ist es daher, superinteressanten und, zumindest im Vergleich zum Normalposter, attraktiv aufgemachten Content zu teilen. Dazu gehören bessere Bilder, Videos, aussagekräftige Titel. All das bringt Klicks und Reichweite und hilft dabei unternehmensinterne Influencer aufzubauen – ist aber auch arbeits- oder budgetintensiv. Und leider bleibt das Thema Steuerung der Zielgruppen unscharf.

Ganz so klappt es leider in vielen Unternehmen heute noch nicht. Viel eher wird zusätzlich eine Steuerung von „Pflichtcontent“ erwartet. Dies bedienen klassische Intranet-Lösungen oft durch News Portale, bei denen der Redakteur die genaue Zielgruppe definieren kann. Noch altmodischer sind nur noch Massen-Emails.

Überträgt man diese Problemstellung auf Microsoft 365 kommt dazu, dass News und Content typischerweise in SharePoint liegen und Social Networking mit Yammer bedient wird. Dabei kann der Yammer Feed und Content inzwischen gut in SharePoint Seiten integriert werden. Nutzt man beides gibt es auch funktionale Überlappungen, zum Beispiel Kommentare in SharePoint die nicht Teil des Yammer Netzwerks sind. Auch ist das Anlegen einer Content-Seite für einen Newsartikel mühsamer als einen Yammer Post zu erzeugen. Gerade in internationalen Unternehmen liefert Yammer z.B. eingebaute maschinelle Übersetzungen, die Mechanismen für das Folgen usw. schon mit.

In unseren Intranet-Lösungen wird daher oft ein hybrider Weg gegangen: Intranet News und ergänzend ein Social Network. Das klappt gut – schafft aber zwei Anlaufpunkte für Neuigkeiten bei den Mitarbeitern: Für die Unternehmenskommunikation doppelte Arbeit.

In einem aktuellen Kundenprojekt haben wir daher einen anderen News als „Yammer only“-Entwurf gewagt und eine Bühne für gelenkte und hervorgehobene Inhalte dazu gebaut. Warum? Im Fokusgruppenworkshop hat sich herausgestellt, dass es viele Abteilungen und Fachgruppen mit einem Kommunikationsbedürfnis gibt. Noch dazu wollen diese auf Grund einer Änderung im Unternehmen zunehmend international kommunizieren und jeweils individuelle Zielgruppen erreichen. Yammer liefert hier einen extrem einfachen Dialog, um ein Posting zu machen, der auch gut geeignet ist, um Content vom Smartphone zu erstellen. Die Formatierungsoptionen sind dabei ausreichend – Facebook Niveau. Ein Training zu Technik kann so minimal gehalten werden und die Autoren können sich auf Inhalte konzentrieren. Die Community Struktur inkl. Berechtigungen und Folgen liefert die perfekte Plattform für die verschiedenen Interessen und Gruppen. Die Plattform ist auf Geschwindigkeit ausgerichtet und fördert den direkten Austausch. Dazu kommt das eingebaute maschinelle Übersetzen!

Weitere Features wie Events oder sogar Live Events die global gestreamt werden oder interaktive Umfragen sind im ersten Wurf noch nicht relevant. Aber das kann ja noch kommen.

Alle Neuigkeiten sind Posts auf Yammer – immer. Sie können daher in Yammer oder der Yammer App inkl. Folgen, ggf. Push-Benachrichtigung und auch der “gelesen”-Status verwendet werden. Der Weg für das Corporate Influencing, gerade aufgewertet mit den „New Yammer“ Design und angekündigten Funktionen z.B. für Videos, ist frei. Dabei zeigt der neue Yammer Feed vor allem die Dinge, die für den Mitarbeiter relevant sind. Bestand das beim „alten“ Yammer vor allem aus Posts von Communities in denen ein Mitarbeiter Mitglied ist und Themen bzw. Personen, denen er folgt, wird bei dieser neuen Lösung stärker auf KI gesetzt. Der Feed ist somit immer hochgradig personalisierter relevanter Content für den Mitarbeiter.

Abbildung: Designentwurf. Oben: Navigation, Apps und kuratierte Bühne. Unten persönlicher Feed. Umsetzung in SharePoint mit Anpassungen.

Wie jetzt aber die Steuerung und Zielgruppenansprache aus der Unternehmenskommunikation angehen? Nun wir sehen Neuigkeiten und Social Networking als wichtigen Bestandteil des Digital Workplace. Daher nutzen wir die Startseite des Digital Workplace (bei Microsoft 365 die Homesite), um den Mitarbeitern Neuigkeiten und Relevantes aus dem Social Network aber auch Zugang zu Apps, Tools, Suche, Telefonbuch, Inhalten usw. anzubieten. Und genau diesen hochfrequentierten Platz nutzen wir in diesem Entwurf, um der Unternehmenskommunikation eine gemanagte Bühne zu bieten, um einzelne Inhalte prominent hervorzuziehen. Wie das funktioniert?

Die Bühne ist ein Custom Element das besonders für Personalisierung und Teaser mit Bildern, Animationen, eingebauten Videos usw. glänzt. Dadurch kann die Gestaltung weitestgehend frei erfolgen – z.B. die Anzahl der angezeigten Elemente oder ein Variieren der Darstellung. So kann an einem Tag ein großer Banner, an einem anderen Tag ein halbspaltiger Anker für eine Kampagne positioniert werden. Die einzelnen Elemente der Bühne werden durch die Unternehmenskommunikation kuratiert, d.h. Text, Bilder und Medien spezifisch für die Darstellung der Bühne ausgewählt und Zielgruppen definiert. So kann die Aufmerksamkeit durch die Unternehmenskommunikation auf bestimmte Themen, Kampagnen oder sogar Unterhaltungen im Social Network gelenkt werden.

Durch die Custom Entwicklung können auch nachträglich neue Wünsche und Darstellungsvarianten ergänzt werden – die Bühne wächst so mit den Anforderungen.

Die Bühne hat das Ziel immer frisch, immer in attraktiver Aufbereitung vor allem das Interesse der Mitarbeiter zu wecken. Natürlich inkl. Darstellung der sozialen Aktivitäten aus Yammer. Dinge, die bereits gelesen sind oder nicht mehr relevant sind werden automatisch ausgeblendet – so dass es Mitarbeiter nicht unnötig ablenkt.

Die Elemente, die auf der Bühne gezeigt werden, sind tatsächlich Links auf Yammer-Unterhaltungen oder andere Intranet-Inhalte. Die Social Funktionen und auch die eigentliche Aufbereitung ist damit besonders flexibel.

Die Startseite (technisch die Homesite) funktioniert übrigens auch mobil als responsive Webseite. Sie lässt sich gut als Mitarbeiter-App in SharePoint Mobile App oder auch in Teams einbinden.

Bei unseren Intranet-Lösungen ist uns der Nutzen für Anwender immer wichtig. Aus diesem Grund konzipieren wir Intranet und digitale Kommunikationslösungen immer integriert – Kommunikation und Arbeit muss für den Mitarbeiter ein attraktives Bündel sein. Als Intranet-Agentur mit 100% Fokus auf Microsoft 365 & Technologie nutzen wir die Werkzeuge, um aus den bereitgestellten Diensten attraktive Kommunikations-, Zusammenarbeits- und Digitalisierungslösungen zu planen und umzusetzen. Wir setzen dabei auf unterschiedliche, auf die jeweilige Zielgruppe und das Unternehmen zugeschnittene Architekturen.

Durch die Kombination der Dienste entsteht hier eine kommunikationsfördernde Umgebung, die vor allem das globale Social Network, in einer sicheren Cloud Plattform, stärkt. Beide Ziele der Unternehmenskommunikation werden so ausgewogen gefördert. Zusätzlich beschleunigt Yammer in diesem Fall die Erneuerung und die internationale Integration des Intranets.

Außerdem kann die Reichweite und Zugriffszahlen der News in einem einfachen Tool ausgewertet werden – über Desktop und mobil.

Möchten Sie mehr zum Thema erfahren oder haben Sie Fragen? Melden Sie sich einfach bei uns. Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.

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    Dr. Julian Bahrs