Fachartikel Gründe für eine gute Informationsarchitektur

Ein typisches Erlebnis aus dem Berateralltag: Das Wiki im Unternehmen wird von den Mitarbeitern nicht akzeptiert. Schon eine ganze Weile nicht. Die Idee dafür wurde in der IT-Abteilung geboren. Natürlich mit besten Intentionen. Ein kleines Team von Mitarbeitern dokumentiert dort fleißig den Stand der angebotenen Services. Jeder Mitarbeiter darf, zumindest lesend auf das Informationsangebot zugreifen. Doch leider finden die Wenigsten überhaupt dorthin. Die gut gemeinte Arbeit der IT verpufft.

Die IPI kommt ins Spiel

Schon nach der ersten Bestandsaufnahme der vorhandenen Lösung wird einiges klar: Das Wiki ist ein völlig isolierter Teil des Digital Workplace. Die Mitarbeiter wissen gar nicht, welche Informationen sie dort erwarten. Geschweige denn ob und wie sie dazu ihren Beitrag leisten dürfen. Technisch läuft der Wiki-Server aber 1a.

Dieses Erfassen aller vorhanden Lösungen und Systeme zum Verbreiten von Informationen und zur (digitalen) Kommunikation nennen wir übrigens Inventur. Wir erfassen jede Art der Information sowie deren Träger (z.B. die technischen Systeme). Der Digital Workplace soll dem Mitarbeiter helfen seine Arbeit besser und schneller zu erledigen. Doch als Ergebnis steht dabei nicht selten: Eine chaotisch gewachsene Ansammlung von Informationsangeboten und technischen Systemen. Wie soll sich denn da jemand zurecht finden?

Eine gute Informationsarchitektur…

…integriert daher. Sie schafft Ordnung. Bietet den Mitarbeitern Orientierung. Über die Grenzen der technischen Systeme hinweg. Und ja, es ist heute fast normal, dass ein digitaler Arbeitsplatz aus mehreren Systemen besteht. Aber das muss ja nicht unbedingt so ungefiltert auf den Mitarbeiter wirken.

Die Integration erfolgt mindestens auf der Startseite. Hier sollten alle für den Mitarbeiter relevanten aktuellen Informationen zu finden sein. Ein Filter über das jeweilige System erzeugt keinen Mehrwert. Aus dieser Sicht ist selbst eine Sammlung mit Links hilfreich. Natürlich sollen dies keine Einbahnstraßen sein, sondern es sollte auch möglich sein, wieder zurück zur Startseite oder den anderen Bereichen des Digital Workplace zu navigieren. Das lässt sich systemübergreifend oft leicht herstellen – auch so, dass die Anwender jederzeit wissen wo sie sich gerade bewegen.

…ist eindeutig. Redundanzen führen zwangsläufig zu Fragen. Beispielsweise wenn das Wiki und ein Social Intranet jeweils ein Personenprofil haben. Welches gilt denn dann? Welches sollen die Mitarbeiter pflegen? Welches wird in der Suche gefunden?

Auch das Zusammenspiel von Wiki und redaktionell betreuten klassischen Informationsangeboten ist voller Herausforderungen. Aber: Wenn es einen guten Grund gibt, dann kann dieser auch vermittelt werden.

…ist vermittelbar. Das Konzept darf nicht zu komplex sein. Beispielsweise kann mit verschiedenen Bereichen gearbeitet werden. Ein Bereich ermöglicht Zugang zu offizieller Unternehmensinformation. Ein anderer Bereich umfasst die Zusammenarbeit und den Social Aspekt und somit auch inoffizielle Kommentare und Meinungen von Kollegen. Der Anwender kann das lernen. Mit der Zeit baut er Erwartungen auf. Und Erwartungskonformität ist wiederum Schlüssel für Usability.

Das Ergebnis der Inventur

Ein isoliertes Wiki, mit eigenem Profil, mit eigener Suche. Die Anwender erhalten jedoch eine Startseite, in einem Intranet. Von dort ist das Wiki aber nicht aufrufbar. Umgekehrt genauso, im Wiki kann auch nicht auf das Intranet navigiert werden. Jedes der Systeme hat seine eigene Suche. Beide werden von unabhängigen Teams betrieben. Beide verfolgen das Ziel Informationen für die Mitarbeiter bereitzustellen und das Unternehmen transparenter zu machen.

Warum also die beiden nicht zusammenschließen? Für unseren Kunden war der Blick auf das Wiki als ein Element im Digital Workplace völlig neu. Aber im Unternehmen geht es doch darum, die Menschen bestmöglich bei Ihrer Arbeit zu unterstützen. Eine digitale Informations- und Kommunikationswelt wie wir sie aus dem Internet kennen – mit Wettbewerb der Anbieter, Lock Ins und Abo-Modellen – wollen wir im Unternehmen nicht nachbauen. Oder meinen sie es wäre förderlich zwei Intranets um die Gunst der zahlenden Anwender buhlen zu lassen?

Wir sehen daher den Digital Wokplace als ein (wenn nicht das) zu gestaltende Informationssystem – wobei die Betonung eben eher auf der Informationslandschaft als auf dem System liegt.

Vertragt euch

PS: Eine gute Informationsarchitektur erhöht die Usability und erleichtert das Vermitteln der Plattform. Das Beteiligen und Informieren der Anwender über Zweck und Möglichkeiten ist selbstverständlich weiter erforderlich.

Wenn Sie weitere Informationen zum Thema möchten oder Fragen haben, kommen Sie einfach auf uns zu! Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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    Dr. Julian Bahrs