Governance für das Intranet – wer braucht denn so etwas?

Der vorangegangene Beitrag„Governance – noch ein Buzzword!“bildet die Grundlage zum Verständnis des Governance-Begriffs. Dieser Beitrag baut darauf auf und gibt einen Überblick darüber, welche Governance-Themen für ein Intranet auf Basis von SharePoint relevant sind.
„Warum brauchen wir ein Governancekonzept für das Intranet? Wir haben doch schon ein Redakteurshandbuch!“
Ein Governancekonzept betrachtet mehr als das, was in einem Redakteurshandbuch festgelegt wird. Zwar werden Richtlinien für den Umgang mit Texten, Bildern und Namenskonventionen gegeben. Aber darüber hinaus werden weitere Themen wie der Betrieb, verschiedene Anwendungsfälle, Verantwortlichkeiten etc. festgehalten.
Inhalte einer Intranet Governance
Nachfolgend werden die relevanten Themengebiete skizziert und Überschneidungen mit der Collaboration Governance, also den Regeln und Richtlinien für den Zusammenarbeitsbereich, herausgestellt.
Allgemeine Themen
Hier werden Ziele bzw. Nicht-Ziele betrachtet, verwandte Dokumente aufgeführt und ein Blick auf die konzeptionelle Weiterentwicklung geworfen. Das sind jeweils Punkte, die ebenso für den Collaborationbereich wichtig sind, inhaltlich jedoch stark davon abweichen. Eine gemeinsame Betrachtung des Application Management ist an dieser Stelle wiederum möglich.
 
Rollen und Verantwortlichkeiten
In einem Governancekonzept, egal für welchen Bereich müssen die Verantwortlichkeiten klar definiert sein. Neben der speziellen Zielgruppe der Anwendung wie Chefredakteure und Redakteure können hier allgemeine Rollen wie bspw. technische oder Supportrollen betrachtet werden.
 
Intranet
Elementarer Bestandteil einer Intranet Governance ist die Betrachtung des Intranets an sich. Unabhängig vom Collaborationbereich werden die Strategie und die konkrete Beschreibung des Intranets in Bezug auf die Informationsarchitektur, die Konzeption der Startseite, Vorkonfigurationen und Einstellungen dargestellt. Nicht zu vernachlässigen sind Informationen zur Sprachumgebung und dem Design.
Definierte Anwendungsfälle
Für beide Bereiche können Anwendungsfälle definiert werden, die sich in der Zielsetzung bzw. Umsetzung stark unterscheiden. Ein Klassiker für das Intranet wäre der Anwendungsfall „News“.
Spezielle Richtlinien und Regeln
Hier finden sich die Themen eines klassischen Redakteurskonzepts wieder. Dazu zählen Lifecycle und Provisioning, Funktionen und Templates ebenso wie die Navigationsrichtlinie, der Umgang mit Bildern, Texten, Videos, Dokumenten, etc. Ganz speziell muss auf Social Functions und den Umgang mit diesen eingegangen werden. Weiterhin ist ein breites Spektrum an Themen möglich, von Metadaten bis hin zu Namenskonventionen.
Technische Architektur
Die Technische Architektur sollte im Rahmen eines SharePoint-Projekts unbedingt beschrieben werden, dabei können gleichzeitig mehrere Anwendungsbereiche abgedeckt werden. Thematisch geht es um die technischen Voraussetzungen, Client-und Farm-Anforderung, Webanwendungen und Datenbanken.
 
Betrieb
Wird im Unternehmen kein Betriebshandbuch gepflegt, kann dieser Themenkomplex ebenfalls in einem Governancekonzept berücksichtigt werden und deckt sowohl den Intranet- als auch den Collaborationbereich ab.
 
Weitere Themen
Was in keinem Governancekonzept fehlen darf, ist der Verweis auf die Einbindung der My Site und natürlich das Glossar, um allen Beteiligten einen gemeinsamen Pool an Begriffen bereitzustellen.
 
Fazit
Eine Intranet Goverance ist unumgänglich bei der strukturierten Einführung und Pflege eines Intranets mit mehreren verantwortlichen Rollen. Es stellt umfangreiche Informationen über alle Teilbereiche eines Intranets dar und kann als Governancegrundlage dienen. Diese Grundlage kann im Rahmen einer Collaborationnutzung ausgebaut bzw. als Erweiterung einer solchen angefügt werden. Die Intranet Governance soll allen Verantwortlichen für die Nutzung und Weiterentwicklung Leitplanken bereitstellen, die einen reibungslosen Betrieb ermöglicht.