Fachartikel Enabling Microsoft Teams – den Mitarbeiter befähigen

Ihr Unternehmen ist bereit ein neues System einzuführen. So weit, so gut. Aber alles was Sie hören ist: „Aber wie sollen wir denn damit arbeiten?“. Eine essenzielle Frage und damit wären wir auch schon am entscheidenden Punkt. Denn die richtigen Tools nützen gar nichts, wenn bei den Mitarbeitern nicht das passende Skill- und Mindset vorhanden ist. Soll heißen: ohne eine passende Einführungskommunikation und die Befähigung der Mitarbeiter wird vermutlich keine Erfolgsgeschichte aus dem neuen Tool. Wie Sie das anstellen sollen? Wir zeigen Ihnen anhand eines Beispiels mit Office 365 und Microsoft Teams, wie Sie für Ihre Mitarbeiter die bestmöglichen Voraussetztungen zum richtigen Umgang mit neuen Tools schaffen können.

Wer braucht überhaupt Unterstützung?

Das variiert: Denn es kommt auch ganz drauf an, was eingeführt wird. Nur ein neues Programm für eine bestimmte Abteilung oder gleich ein komplett neuer Digitaler Arbeitsplatz, der alte Systeme ablöst? Dazu braucht man eine ganz andere Kommunikation und Schulung. Vor allem ist es in diesem Fall wichtig, nicht nur das „Wie“ zu erklären, sondern auch das dahinterliegende „Warum“.

In unserem Beispiel behandeln wir die Einführung von Microsoft Teams. Hier gibt es grundsätzlich die Möglichkeit für die folgenden Personengruppen Schulungen durchzuführen:

  • Power User Schulung (Teambesitzer)
  • Key User Schulung (Teammitglieder)
  • Train the trainer

Auch was die Art der Schulung angeht, gibt es viele verschiedene Möglichkeiten. Haben Sie etwa schon mal von „5 moments of need“ oder dem „70:20:10 Modell“ gehört?

5 moments of need

  1. Man lernt etwas das erste Mal
  2. Man möchte zu einem Thema mehr lernen
  3. Man möchte etwas anwenden und sich an etwas erinnern
  4. Etwas funktioniert nicht
  5. Etwas verändert sich

Bei den Punkten 1 und 2 befindet man sich im formellen Lernprozess. Man eignet sich also das Wissen an. Die Punkte 3-5 repräsentieren den Performance Support, also den Transfer und das Erhalten des Wissens. Man wendet das Gelernte also am Arbeitsplatz an.

Bei dem 70:20:10 Modell gibt es eine andere Vorgehensweise.

10 % = Formelles Lernen: Präsenztraining, Schulungen, Web-based-training, Bücher

20 % = Informelles/Gemeinschaftliches Lernen (durch Vorgesetzte, Weisungen und Beispiele): Intranet, Vorträge, Videos, WOL, Blended Learning, Blogs

70 % = Auf Erfahrung basiertes Lernen: Learning by doing, Barcamps, abschauen, reflektieren, kopieren, ausprobieren, austauschen, Diskussion, Coaching, direktes Lernen voneinander, Arbeit

Um den größtmöglichen Nutzen zu ziehen, sollten beide Modelle in Kombination eingesetzt werden.

Was soll damit erreicht werden?

Das große Ziel – dass die Mitarbeiter mit dem neuen Tool arbeiten können – liegt auf der Hand. Es gibt aber trotzdem einige Punkte, die Sie im Vorfeld klären sollten. In welche Gruppen werden die Mitarbeiter aufgeteilt? Wie oft sollen die einzelnen Gruppen geschult werden? Was soll vermittelt werden? Muss dafür etwas vorbereitet werden (z. B. Videos)?

Wichtig ist hierbei eine klare Zielvorgabe, was die Geschulten nach Abschluss der Maßnahme können sollten. Seien Sie sich dessen bewusst, dass nur Arbeitswissen vermittelt werden kann und nicht jedes einzelne Detail.

Mögliche Schulungsmaßnahmen

Power User Schulung

Schult Microsoft Teams und die digitale Zusammenarbeit

Zielgruppe: Teambesitzer, Stakeholder, Führungskräfte

Key User Schulung

Schult Grundlagen und Spezialwissen von MS Teams

Zielgruppe: Teammitglieder, Projektarbeiter

Train the trainer

Schult Microsoft Teams und die digitale Zusammenarbeit

Zielgruppe: Experten pro Standort/Region, Community Manager, Multiplikatoren

Wenn Sie die komplette Firma ansprechen möchten, gibt es auch andere Wege die Infos an alle Mitarbeiter zu richten. Etwa kurze Einweisungen im Intranet bereitzustellen (PDFs oder Videos), offene Online-Kurse, Support Sessions oder das Gründen einer „Selbsthilfe-Community“. Auch lokale Experten sind denkbar. Sie dienen als direkte Ansprechpartner vor Ort.

Sie sehen: die Möglichkeiten sind schier unendlich. Mit uns zusammen können Sie ein passgenaues Schulungsprogramm ausarbeiten, dass exakt auf die Pain Points Ihrer Mitarbeiter zielt. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf!

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    Christina Reif