Fachartikel Einführung von Microsoft Teams in Unternehmen

Da Microsoft Teams als Product Suite im Office 365-Paket kommt, liegt es nahe den Collaboration-Bereich in Unternehmen mit Microsoft Teams zu realisieren. Dies spart Kosten und Aufwände und immer mehr Unternehmen gehen diesen Schritt.

Folgt man der idealtypischen Einführung von Office 365 in Unternehmen, so ist Microsoft Teams die Anwendung, die für den Nutzer die erste und meist größte Veränderung darstellt. Es geht hierbei nicht nur um technische Änderungen oder die Usabilty, vielmehr spielen hier unternehmenskulturelle Aspekte eine Rolle. Wie umgehen mit der neuen Transparenz? Kann ich meinen Vorgesetzten direkt zu Themen fragen?

Diese Aspekte und der Reifegrad des Unternehmens haben großen Einfluss auf die Ausgestaltung der Change-Maßnahmen und insbesondere auch auf die Governance.

Typischerweise stellen sich im Rahmen der Governance Fragen aus folgenden Themenkomplexen:

Wie bei anderen IT Projekten auch, sollte es hier nicht nur um die bloße Bereitstellung der Anwendung gehen. Ein umfassendes Change Management und Enabling der Anwender ist genauso wichtig, wie eine Definition der Use Cases. Dies erfolgt idealerweise im Rahmen einer Pilotierung und einer anschließenden Evaluierung. Aus den Ergebnissen der Pilotierung lässt sich dann ablesen, welche Use Cases wirklich zu Microsoft Teams passen. Auch der Ausschluss von Use Cases im Produktivbetrieb kann hier eine wichtige Erkenntnis sein. So gibt es beispielsweise immer wieder die Anforderung ein Shop Floor Management mit Planner abzubilden. Dies kann funktionieren, muss es aber nicht.

Bei der Auswahl der Piloten ist es für einen wirklichen Erkenntnisgewinn unabdingbar, eine möglichst heterogene und interdisziplinäre Zusammensetzung zu erreichen. So ist es bspw. sinnvoll, neben Abteilungen, die räumlich getrennt sind, durchaus auch Abteilungen miteinzubeziehen, die räumlich nicht getrennt sind. Denn gerade hier finden Abstimmungen oft zwischen Tür und Angel statt, die Chatfunktion wird dann seltener genutzt. Dennoch bedarf es einer Ergebnisdokumentation, die dann beispielsweise in einem Abteilungs-OneNote erfolgen kann.
Erfahrungsgemäß sollte die Pilotphase nicht zu lange dauern. Ein Wert zwischen 8-12 Wochen hat sich als ideal erwiesen. Dies ist natürlich stark vom zu realisierenden Use Case abhängig. Ein großer Vorteil einer professionell gemanagten Pilotierung ist auch, dass die Piloten im Regelfall direkt in den Produktivbetrieb übergehen können.

Die Einführungsmaßnahmen sollten auch immer unterschiedliche Lernmöglichkeiten für die Endanwender mit sich bringen, so dass sie den unterschiedlichen Lerntypen gerecht werden und gleichzeitig einen Wissensstandard im Unternehmen aufbauen.

Idealerweise bedient das Training, genau wie die Kommunikationsmaßnahmen, unterschiedliche Kanäle:

Die Ausbildung von Multiplikatoren, hier als lokale Experten bezeichnet, hat sich bewährt. Sie adressiert gleichzeitig das Effizienzproblem von informellem Lernen. Dies schafft die nötigen Freiräume und Möglichkeiten für Mitarbeiter.

Wir sind auf Ihre Erfahrungen und Rückmeldungen gespannt. Selbstverständlich sind wir bei Fragen zu dem Thema gerne erreichbar.

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    Felix Gronau